Na czym polega robotyzacja i jak do niej podejść?

Jedną z technologii, która w tym momencie może przynieść największe korzyści dla instytucji samorządowych, jest robotyzacja zadań administracyjnych. Firmy prywatne w większości przeszły już ten proces, teraz kolej na instytucje publiczne. Pracy w urzędach przybywa, a często przy tym zauważalne są braki kadrowe - czy przejęcie części pracy przez urządzenia jest rozwiązaniem?

Robotyzacja zadań biznesowych lub administracyjnych znajduje zastosowanie tam, gdzie zachodzą powtarzalne i precyzyjne czynności. Pojęcia robotyzacja i automatyzacja są często mylone i stosowane wymiennie, dlatego istotne jest doprecyzowanie tych pojęć. 

Robotyzacja polega na nałożeniu na istniejące systemy i narzędzia cyfrowe narzędzi-robotów, dzięki czemu żmudne i powtarzalne zadania mogą być obsługiwane przez robota, ale w taki sposób, jak gdyby robił to człowiek. Automatyzacja polega natomiast na takim przerabianiu istniejących narzędzi lub tworzeniu nowych, aby one w swojej budowie zapewniały samoczynne realizowanie zadań lub wspierały człowieka w ich wykonywaniu.

Dlaczego warto zrobotyzować zadania i procesy?

Ogromną zaletą robotyzacji jest to, że robot korzysta z istniejących aplikacji, w takim kształcie, w jakim są obecnie, bez konieczności kosztownego lub niemożliwego ich przerabiania (są to często aplikacje oparte o przestarzałe, nie rozwijane już technologie, których nie warto dalej rozwijać, ale nadal muszą być wykorzystywane w urzędach). 

Głównymi korzyściami wynikającymi z robotyzacji są:

• poprawa efektywności działania organizacji;
• wielokrotnie niższe koszty obsługi zrobotyzowanych procesów;
• uwolnienie czasu istotnych pracowników urzędu na rzeczy wymagające ich zaangażowania i ludzkiego intelektu;
• znaczące zwiększenie ilości wykonywanych zadań w tym samym czasie
• realizacja zadań 24/7      
• brak ryzyka błędów i nieprawidłowości związanych z przetwarzaniem danych;
• brak konieczności zmiany większości dotychczasowej infrastruktury IT i środowiska aplikacyjnego;
• podniesienie jakości obsługi.

Wyzwania i szanse - Jak wygląda środowisko samorządowe i czy robotyzacja może je usprawnić?

Instytucje samorządowe są miejscami, w których realizowanych jest wiele zadań o różnym stopniu skomplikowania. Ilość pracy w statystycznej Jednostce Samorządu Terytorialnego można by przyrównać do ilości procesów funkcjonujących w dużej firmie. Wiąże się z tym bardzo duża ilość wyzwań, z którymi pracownicy urzędów muszą się na co dzień mierzyć. Jakie są najistotniejsze z nich?

Jakie są najistotniejsze wyzwania, z którymi mierzą się urzędnicy?

• Wiele procesów wymaga dużej ilości danych do przetworzenia i podjęcia właściwej decyzji, wymiany wielu informacji pomiędzy dziesiątkami osób - zarówno na szczeblu decyzyjnym, jak i wśród interesariuszy. 
• Instytucje są często powiązane procesami decyzyjnymi, a konkretne dane, dokumenty, wiadomości muszą być dostarczone i zaakceptowane przez odpowiednie osoby. 
• Aktualnie niewiele samorządów korzysta z elektronicznych systemów do zarządzania dokumentacją, a nawet jeśli ich używają, to często nieefektywnie - jednocześnie wymagając drukowania, ręcznego podpisywania i skanowania dokumentów. 
• Infrastruktura IT i środowisko aplikacji biznesowych, z których korzystają urzędy są często przestarzałe i niedofinansowane. Występują problemy z brakiem integrowania danych z jednego systemu do drugiego.
• Silosowość organizacji samorządowych sprawia, że wymiana informacji zachodzi tam powoli a współpraca nad zadaniami jest często trudna i problematyczna.
• Instytucje samorządowe mierzą się z chronicznym brakiem wystarczającej ilości kadry w stosunku do rosnącej ilości zadań (duża część tych zadań jest żmudna, powtarzalna i precyzyjna). 
• Szczególnie trudna dla urzędników jest praca w trybie zdalnym, a częściowo - w niektórych komórkach organizacyjnych urzędów - była ona niemożliwa do zaimplementowania. 

Tam, gdzie pojawiają się wyzwania, istnieją również szanse na to, by dzięki technologii na nie odpowiedzieć, rozwiązując istniejące problemy i znacznie usprawniając dotychczasowy model działania urzędu. 

W jakich obszarach znaleźć można najważniejsze szanse związane z zastosowaniem technologii robotyzacji w zadaniach instytucji samorządowych?

• Duża ilość powtarzalnych zadań, które łatwo sparametryzować sprawia, że, przynajmniej w podstawowym zakresie, łatwo je będzie zrobotyzować.
• Brak istniejącego elektronicznego systemu zarządzania dokumentami w dużej części urzędów jest problemem, ale też szansą na wdrożenie rozwiązania korzystającego z najnowszej technologii, zapewniającego wbudowaną automatyzację, będącego świetną bazą do robotyzacji procesów administracyjnych.
• Elektroniczny system zarządzania dokumentami w połączeniu z robotyzacją procesów, pozwoli znacznie przyspieszyć obsługę zadań w urzędzie, a także umożliwi bezproblemową pracę zdalną większej części pracowników urzędów.
• Przestarzałe aplikacje biznesowe, nie pozwalające na automatyzację, ale konieczne do prawidłowego funkcjonowania urzędu, dzięki robotyzacji mogą zyskać nowe życie i być podstawą, na której można budować znacznie nowocześniejsze i wydajniejsze narzędzia cyfrowe dla urzędów, bez dodatkowego kosztu lub tworzenia nowego oprogramowania.