POSIEDZENIA.PL - system obsługi Rady - głosowania, transmisja, transkrypcja i audiodeskrypcja

Opis rozwiązania

Platforma POSIEDZENIA.PL to nowoczesne narzędzie do obsługi posiedzeń Rady, umożliwiające realizację wymogów prawnych, takich jak głosowania elektroniczne, transmisje na żywo, transkrypcje i audiodeskrypcje. Jednocześnie zapewnia automatyzację procesów, usprawniając pracę na każdym etapie posiedzeń Rady.

BEZOBSŁUGOWA TRANSMISJA POSIEDZEŃ RADY

Jesteśmy przekonani, że transmisja z posiedzeń Rady powinna być nie tylko niezawodna, ale także łatwa w obsłudze, dlatego do jej uruchomienia w systemie POSIEDZENIA.PL wystarczy kliknięcie przycisku "START". Nie wymagamy żadnego serwera w Państwa urzędzie – do prawidłowej realizacji transmisji wystarczy kamera. Możemy skorzystać ze sprzętu, który już Państwo posiadacie w swojej jednostce lub dostarczyć nowy.

Z uwagi na tak prostą obsługę nie ma konieczności obecności informatyka na posiedzeniu. Wystarczy, że dowolny pracownik urzędu kliknie przycisk "START".

Wszystkie nasze transmisje opatrzone są paskiem informacyjnym, zawierającym:

• datę odbywającego się posiedzenia,
• herb jednostki samorządowej,
• informację o aktualnie omawianym punkcie w formie "płynących" napisów,
• personalia przemawiającej osoby: imię, nazwisko oraz sprawowaną funkcję.

Wszystkie powyższe informacje – podobnie jak plansza z wynikami, którą wyświetlimy po zakończeniu głosowań – wyświetlane są automatycznie.

Zapewniamy Państwu umowę powierzenia oraz serwery, które gwarantują pełną zgodność z RODO.

System POSIEDZENIA.PL został wyposażony w opcję nagrywania lokalnego, który tworzy lokalną kopię zapasową nagrania na wypadek zaniku dostępu do internetu.

WYGODNY SYSTEM GŁOSOWAŃ

Nasz system pozwoli nie tylko na obsługę głosowania, ale również zapewni szeroki zakres automatyzacji, ułatwiający Państwa codzienną pracę. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych Klientów zapewniamy możliwość głosowania za pomocą telefonów komórkowych, tabletów, komputerów i pilotów (także w wersji hybrydowej).

Jeżeli posiadacie już Państwo sprzęt do głosowania, to możemy go wykorzystać, dzięki czemu nie poniesiecie Państwo kosztów wdrożenia.

System oferuje szeroki zakres automatyzacji pracy na każdym etapie zarządzania posiedzeniami Rady, co ułatwi Państwu realizację wszystkich obowiązków i pozwoli oszczędzić czas.

Automatyzacja na etapie przygotowania posiedzenia:
• Import porządku obrad z plików tekstowych, w tym Word – dzięki tej funkcji system automatycznie zaczyta zaplanowany porządek obrad.
• Klonowanie porządku obrad – ułatwia wprowadzenie posiedzenia, ponieważ wystarczy uzupełnić punkty charakterystyczne dla nowego posiedzenia.
• Klonowanie wybranych punktów posiedzenia – dzięki temu sklonujecie Państwo wszystkie parametry punktu (w tym większość i tajność), co przyspieszy wprowadzenie nowego punktu.
• Wymiana dokumentów – dzięki możliwości załączania dokumentów do poszczególnych punktów posiedzenia nie ma potrzeby drukowania lub kserowania projektów uchwał i innych elementów podlegających dyskusji w czasie posiedzenia. Oszczędza to nie tylko czas i pieniądze, ale także chroni środowisko.
• Możliwość tworzenia punktów widocznych wyłącznie dla administratora – jest to funkcja szczególnie przydatna, gdy pracownicy urzędu wiedzą o planowanych zmianach w porządku obrad.

Automatyzacja na etapie prowadzenia posiedzenia:
• Automatyczne zliczanie kworum i tworzenie list obecności.
• Automatyczne wyświetlanie porządku obrad wraz z przebiegiem posiedzenia i wynikami głosowań na telewizorze lub ekranie projekcyjnym.
• Funkcja automatycznego kończenia głosowań, gdy wszyscy radni oddadzą głos.
• Hurtowa zmiana porządku obrad – umożliwiamy wykreślanie lub usuwanie wielu punktów naraz na wypadek przegłosowania zmian w porządku obrad.

Automatyzacja po zakończeniu posiedzenia:
• Automatyczne generowanie protokołów z głosowań i posiedzeń (wraz z listą obecności) do formatu PDF, Word oraz bezpośrednio na drukarkę.
• Wydruk stenogramu z transkrypcji, ułatwiający dalsze prace nad protokołem.

Zapewniamy Państwu również dostęp do dodatkowych modułów, które – w razie potrzeby – można wyłączyć: moduł dyskusji, moduł dokumentów, moduł komunikacji, rejestr zdarzeń i zarządzanie interpelacjami.

DOSTĘPNOŚĆ CYFROWA

POSIEDZENIA.PL pozwoli Państwu spełnić wymogi ustawy o dostępności cyfrowej, w tym zwłaszcza transkrypcji dźwięku na tekst i audiodeskrypcji.

Transkrypcja oparta o sztuczną inteligencję generuje napisy w czasie rzeczywistym, dzięki czemu są dostępne nie tylko przy filmach archiwalnych, ale również podczas transmisji na żywo. Do Państwa dyspozycji oddajemy intuicyjny edytor, w którym można wprowadzić korekty. Oferujemy również opcję korekty przez naszego pracownika.

Moduł audiodeskrypcji jest dostępny całkowicie za darmo i umożliwia wygenerowanie głosu lektora, który opisuje działania wykonywane w systemie. Automatyczna audiodeskrypcja obejmuje między innymi opisy banerów wyświetlanych na filmie, informacji pojawiających się na pasku informacyjnym oraz planszy z wynikami.

Funkcjonalności

• Banalnie prosta w obsłudze transmisja - do jej uruchomienia wystarczy kliknąć przycisk "START", dzięki czemu do jej obsługi nie jest wymagany informatyk. Nie wymagamy żadnego serwera w siedzibie JST.
• Głosowania oparte o piloty lub urządzenia multimedialne, w tym również w wersji hybrydowej w zależności od preferencji radnego. W przypadku urządzeń mobilnych udostępniamy Państwu dedykowane aplikacje na system Android i Apple iOS.
• Transkrypcja dźwięku na tekst oparta o sztuczną inteligencję - napisy są widoczne nie tylko podczas filmów archiwalnych, ale również transmisji na żywo. Udostępniamy Państwu intuicyjny edytor oraz słownik nazw własnych.
• Darmowa audiodeskrypcja (lektor) - pozwoli Państwu spełnić obowiązki nałożone na JST nowelizacją ustawy o dostępności cyfrowej. Znaczna część audiodeskrypcji zostanie nałożona automatycznie, pozostałe elementy można wprowadzić w intuicyjnym edytorze.
• Elektroniczna wymiana dokumentów poprzez dedykowany moduł (wirtualny dysk) wraz z możliwością załączania plików do wybranych punktów posiedzenia - dzięki temu oszczędzicie Państwo zarówno czas, jak i środki finansowe na kosztach wydruku.
• Zarządzanie interpelacjami - system posiada opcję elektronicznego zarządzania procesem interpelacji, od etapu ich składania, aż po udzielenie odpowiedzi.
• Moduł dyskusji - za jego pomocą usprawnicie Państwo zarządzanie dyskusją. System umożliwia prowadzenie debaty w 3 trybach ("proszę o głos", ad vocem, wniosek formalny) lub w trybie uproszczonym ("proszę o głos").
• Import porządku obrad z plików tekstowych, w tym Word - pozwala na automatyczne wprowadzanie punktów posiedzenia na podstawie przesłanego pliku.
• Moduł komunikacji - umożliwia wysyłanie wiadomości o charakterze tekstowym, SMS lub głosowym do użytkowników systemu. Dzięki zaawansowanemu systemowi raportów zyskujecie Państwo informację o dacie otwarcia wiadomości i załączonych dokumentów.
• Darmowy portal mieszkańca, na którym automatycznie umieszczane będą wyniki głosowań, podjęte uchwały, transmisje posiedzeń i filmy archiwalne oraz inne informacje związane z posiedzeniami Rady.

Korzyści

• Możliwość wykorzystania sprzętu posiadanego w JST (urządzeń do głosowania, komputerów, sprzętu audio) - duże oszczędności na kosztach wdrożenia.
• Darmowa audiodeskrypcja (lektor) - pozwoli Państwu spełnić wymogi znowelizowanej ustawy o dostępności cyfrowej bez konieczności ponoszenia jakichkolwiek opłat.
• Prosta w obsłudze transmisja - do jej uruchomienia wystarczy kliknięcie przycisku "START", dzięki czemu nie jest wymagana obecność informatyka.
• Bezpłatne wdrożenie i szkolenie dla pracowników i radnych - przejmiemy od Państwa ten obowiązek, abyście mogli skupić się Państwo na innych aspektach swojej pracy.
• Duże oszczędności na kosztach wydruku dzięki elektronicznej wymianie dokumentów.
• Błyskawiczne wdrożenie - gwarantujemy pełne uruchomienie systemu w ciągu 24 godzin od podpisania umowy.
• Comiesięczny pakiet darmowych SMS do radnych, ułatwiający bieżącą komunikację.
• Bezpłatny dostęp do systemu POSIEDZENIA.PL do momentu zakończenia współpracy z obecnym dostawcą.
• Dedykowany opiekun merytoryczno-techniczny - profesjonalne wsparcie w bieżącej obsłudze systemu.