Czym są systemy EZD i jak mogą usprawnić codzienną pracę urzędu?

Sprawny obieg dokumentów to wyzwanie niejednej organizacji. Problem zapewnienia efektywnej wymiany informacji między komórkami organizacyjnymi dotyczy również wielu urzędów w Polsce, szczególnie tych, w których wydziały są rozproszone i mieszczą się w różnych lokalizacjach. Jedno ze skutecznych wdrożeń systemu w łódzkim urzędzie zostało opisane w Bazie Miejskich Innowacji PFR w artykule Cyfrowy krwiobieg urzędu - łódzkie wdrożenie systemu EZD.

Odejście od papierowej formy dokumentów to nie tylko szansa dla urzędu na przyspieszenie procesu załatwiania spraw i usprawnienie komunikacji, ale też droga do redukcji kosztów oraz ilości generowanych odpadów. Papierowe dokumenty są też dużo bardziej narażone na zniszczenie, a ich przechowywanie wymaga posiadania wydzielonej przestrzeni i odpowiednich warunków.

Odpowiedzią na potrzebę cyfryzacji urzędów są systemy Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). Systemy EZD stanowią nowoczesne i uniwersalne narzędzie do elektronicznego zarządzania dokumentami. Pozwalają one na dokumentację procesu załatwiania i rozstrzygania spraw. Systemy tego rodzaju świetnie wspierają procesy wewnątrz organizacji, takie jak:

• tworzenie, obsługę i obieg dokumentów elektronicznych oraz papierowych, w tym korespondencji przychodzącej i wychodzącej drogą tradycyjną, pocztą elektroniczną, elektroniczną skrzynką podawczą (również ePUAP),
• zarządzanie aktami i dokumentami w formie papierowej i elektronicznej w aktach spraw, w tym ich udostępnianie i archiwizowanie,
• zarządzanie informacją,
• prowadzenie i automatyczna archiwizacja spraw.

Zarządzanie dokumentacją może być realizowane za pośrednictwem różnych systemów dostępnych na rynku, oferowanych przez komercyjnych i niekomercyjnych dostawców, a ich wybór zależy od specyfiki i potrzeb podmiotu zamawiającego. 

Systemy EZD dają możliwość zastąpienia dokumentów w formie papierowej ich elektronicznymi odpowiednikami. Dokumenty cyfrowej mogą występować w różnych formatach: jako plik tekstowy, graficzny lub inny. Systemy współpracują z powszechnie stosowanymi aplikacjami MS Office takimi jak Word i Excel, dzięki czemu szablony dokumentów mogą być bez problemu edytowane przez użytkowników, a wprowadzone zmiany są aktualizowane automatycznie w systemie. Każdy z dokumentów zarejestrowanych w systemie jest widoczny dla jego użytkowników w tym samym czasie. Możliwe jest również zarządzanie dokumentem i śledzenie wprowadzonych w nim zmian.

Korzyści systemów EZD

Wdrożenie systemów EZD niesie ze sobą wiele korzyści dla organizacji. Do podstawowych zalet należą m.in.:

• Możliwość szybkiego wyszukiwania odpowiednich dokumentów przez użytkowników systemu,
• Monitorowanie obiegu dokumentów wewnątrz podmiotu,
• Wykonywanie wszystkich czynności administracyjnych w formie elektronicznej, 
• Tworzenie i modyfikowanie rejestrów i raportów,
• Prowadzenie rejestru spraw i zadań oraz monitorowanie stopnia ich realizacji,
• Generowanie powiadomień oraz przypomnień, umożliwiających kontrolowanie terminowości realizacji sprawy,
• Pole do automatyzacji powtarzalnych procesów za pomocą algorytmów,
• Zmniejszenie ilości czasu koniecznego na przygotowanie dokumentacji.

Modele wdrażania systemów

Systemy EZD mogą być wdrażane w organizacji w dwóch modelach:

1. Pierwszy model zakłada instalację oprogramowania na infrastrukturze klienta (on-premises), za której utrzymanie odpowiada i pozostaje ona jego własnością. Wówczas rozliczenie odbywa się zazwyczaj na podstawie udzielonych licencji na korzystanie z systemów.
2. Drugi popularny model to SaaS (Software as a Service), w którym producent zapewnia odpowiednią infrastrukturę do instalacji oprogramowania i jej utrzymanie, a korzystanie z oprogramowania przez użytkowników odbywa się w formie usługi świadczonej za pośrednictwem Internetu. Rozliczenie następuje zazwyczaj w formie abonamentu, a klient nie musi posiadać własnych zasobów (serwerów czy specjalistów od ich utrzymania) , aby z niego korzystać.