System Standaryzacji Polityk Rachunkowości (SPR)

Opis rozwiązania

System SPR (Standaryzacja Polityk Rachunkowości) – służy do wspomagania elektronicznego procesu standaryzacji i prowadzenia polityk rachunkowości w Jednostkach Samorządu Terytorialnego (JST) zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości (Dz. U. 1994 Nr 121 poz. 591).
System SPR stanowi kluczowe narzędzie do prowadzenia kontroli zarządczej, za które odpowiadają przedstawiciele organów: wójt/burmistrz/ prezydent miasta/ starosta oraz kierownicy i główni księgowi jednostek organizacyjnych.
System SPR w znacznym stopniu usprawnia organizację pracy audytów wewnętrznych, przedstawicieli komórek kontrolujących i nadzorujących dokumentację PR, skarbników JST.
System SPR został wdrożony i funkcjonuje w 3 miastach na prawach powiatu w 219 jednostkach organizacyjnych.

System SPR działa w formie usługi SaaS (czyli modelu udostępniania oprogramowania jako usługi w chmurze prywatnej) co przekłada się na brak potrzeby ze strony Zamawiającego inwestycji w kosztowne rozwiązania serwerowe oraz brak konieczności angażowania swoich pracowników w bieżące utrzymanie i aktualizację systemu. System pracuje na każdym urządzeniu komputerowym i mobilnym posiadającym dostęp do Internetu i nie wymaga instalacji żadnych dodatkowych komponentów.
System został stworzony z uwzględnieniem przepisów RODO i KRI co gwarantuje pełną rozliczalność operacji wykonywanych przez jego użytkowników.
System został stworzony w 2018 roku i od tego czasu jest ciągle rozbudowywany w zależności od zgłaszanych potrzeb użytkowników ( w tej chwili to ponad 4 tys. kont / 200 operatorów zarządzających).
System po wdrożeniu zapewnia automatyczne generowanie Polityk Rachunkowości (PR) po indywidualnej konfiguracji przez operatorów SPR. Zarządzanie, konfiguracja i administracja systemu może być wykonana zarówno bezpośrednio przez przeszkolonych głównych księgowych /operatorów lub pracowników spółki w ramach usług technicznych.

W ramach działań wdrożeniowo-serwisowych są realizowane następujące usługi:
- elektroniczne audyty ;
- opracowanie i uzgodnienie wzorców dokumentacji ( z jednostkami pilotażowymi);
- szkolenia techniczne i merytoryczne dla pracowników (realizowane przez ekspertów branżowych);
- indywidualne dostosowanie systemu do potrzeb klienta;
- obsługa helpdesku;
- bieżące aktualizowanie PR na skutek zmian prawnych i zgłoszeń klienta;
- wykonywanie kopii bezpieczeństwa;
- indywidualne audytowanie PR;
- zapewnienie bezpiecznej infrastruktury serwerowej;
- rozwój systemu i integracje z innymi systemami.

System SPR zapewnia kompleksowe narzędzia do monitorowania, aktualizowania i dostosowania wszystkich PR w celu zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
Kluczowym elementem Systemu jest wbudowany zestaw innowacyjnych procedur optymalizujących procesy zarządcze oparte na notacji BPMN wraz z autorskimi rozwiązaniami mapowania ról do pełnionych funkcji. Dzięki takim rozwiązaniom jest możliwe dokładne opisanie czynności procesowych wykonywanych przez użytkowników systemu wraz z możliwością ich ciągłego doskonalenia.

System SPR zapewnia:
1. Standaryzację dokumentacji Polityk Rachunkowości (PR) na poziomie całej JST (miasta/gminy/starostwa) z uwzględnieniem indywidualnego charakteru jednostek organizacyjnych (np. jednostki oświatowe, jednostki pomocy społecznej).
2. Szybką aktualizację polityk rachunkowości do wytycznych i regulacji na poziomie JST i częstymi zmianami przepisów prawnych.
3. Standaryzację kluczowych procesów finansowych jednostek zgodnie z uzgodnioną i zamodelowaną notacją BPMN.
4. Szczegółowe definiowanie zakresu obowiązków w procesach finansowych.
5. Możliwość tworzenia kont dla użytkowników wg. uzgodnionego arkusza Excel.
6. Prowadzenie nadzoru i audytu zgodności dokumentacji z przyjętym standardem.
7. Bieżące monitorowanie pracy użytkowników Systemu przez Kierowników jednostek i Koordynatorów JST.
8. Wewnętrzną komunikację użytkowników systemu (np. główni księgowi) z koordynatorami (np. audytorami) i innymi upoważnionymi osobami na drugim poziomie kontroli zarządczej.
9. Udostępnienie PR wszystkim pracownikom odpowiedzialnym za procesy finansowe tj. obsługa faktur i rachunków kosztowych, rozliczenie wynagrodzeń, gospodarka środkami trwałymi, obsługa kasy, obsługa banku, wraz z możliwością potwierdzania zapoznania z dokumentami.
10. Możliwość konsultacji dokumentacji zarządczej z zewnętrznymi ekspertami.
11. Wgranie indywidualnych elementów PR takich jak np.: instrukcja kasowa i inwentaryzacyjna.
12. Prowadzenie zamkniętego forum dla wszystkich uprawnionych przedstawicieli jednostek organizacyjnych zapewniającego m.in. wymianę informacji oraz dobrych praktyk w zakresie finansowym.
13. Gromadzenie kluczowych danych i dokumentów w centralnej bazie danych JST.
14. Umożliwienie swobodnego dostosowania dokumentacji do indywidualnych zmian organizacyjnych jednostki.
15. Integrację z systemem kontroli zarządczej wspierającym analizy ryzyka i samooceną.

Funkcjonalności

• Kokpit do zarządzania dokumentacją polityki rachunkowości (PR) wraz z automatyczną kontrolą zgodności wdrożonej wersji dokumentu z najnowszym opublikowanym wzorcem
• Praca w przeglądarce internetowej na dowolnym urządzeniu komputerowym i mobilnym (w tym tablet, telefon komórkowy poprzez responsywność aplikacji)
• Pełna rozliczalność wszystkich operacji wykonywanych w systemie zgodnie z RODO i KRI
• Indywidualna konfiguracja parametrów dokumentacji polityki rachunkowości (PR) poprzez formularze dla każdej jednostki organizacyjnej
• Zachowanie pełnej historii zmian dokumentacji
• Komunikaty dla kadry zarządzającej oraz udostępnianie aktualnych PR dla pracowników jednostek organizacyjnych
• Wewnętrzne forum dyskusyjne zapewniające elektroniczne konsultacje dokumentacji PR 
• Automatyczne raportowanie stanu zapoznania z poszczególnymi elementami dokumentacji PR przez uprawnionych pracowników jednostek oraz analizy statystyk
• Podgląd bieżących PR jednostek przez uprawnione komórki organizacyjne urzędu miasta/gminy/starostwa
• Generowanie zredagowanych automatycznie dokumentów PR w plikach PDF (z zakładkami i spisem treści umożliwiającymi wygodną nawigację)

Korzyści

• Automatyzacja procesu aktualizacji i dostosowania do aktualnych norm prawnych Polityk Rachunkowości w JST
• Redukcja kosztów związanych z bieżącym audytowaniem i weryfikowaniem zgodności PR z bieżącymi przepisami prawnymi (szacowany zwrot wdrożenia systemu max. 2 lata)
• Poprawa dojrzałości kontroli zarządczej w JST i podległych jednostkach
• Podniesienie kompetencji z zakresu zarządzania procesowego finansami
• Wdrożenie narzędzi zapewniających szybką komunikację
• Szybka weryfikacja poprawności i spójności wdrożonej dokumentacji PR
• Usprawnienie wdrożenia / modernizacji zintegrowanych systemów finansowo-księgowych JST
• Wsparcie procesów audytowych w zakresie dokumentacji polityk rachunkowości