Aplikacja SKZ (System Kontroli Zarządczej dla JST)

Opis rozwiązania

Aplikacja SKZ (System Kontroli Zarządczej) służy do automatyzacji i wspomagania procesów kontroli zarządczej w Jednostkach Samorządu Terytorialnego (JST) zgodnie art. 68 ustawy o finansach publicznych a w szczególności z:
- Komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych;
- Komunikatem Nr 3 Ministra Finansów z 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych;
- Komunikatem Nr 6 Ministra Finansów z 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem.

Aplikacja SKZ stanowi kluczowe narzędzie do prowadzenia kontroli zarządczej, za które odpowiadają przedstawiciele organów: wójt/burmistrz/prezydent miasta/ starosta, audytorzy wewnętrzni, koordynatorzy ds. kontroli zarządczej oraz kierownicy jednostek i komórek organizacyjnych.
Aplikacja SKZ działa w formie usługi SaaS (czyli modelu udostępniania oprogramowania jako usługi w chmurze prywatnej) co przekłada się na brak potrzeby ze strony Zamawiającego inwestycji w kosztowne rozwiązania serwerowe oraz brak konieczności angażowania swoich pracowników w bieżące utrzymanie i aktualizację aplikacji.
Aplikacja SKZ pracuje na każdym urządzeniu komputerowym i mobilnym posiadającym dostęp do Internetu i nie wymaga instalacji żadnych dodatkowych komponentów.
Aplikacja została stworzona z uwzględnieniem przepisów RODO i KRI co gwarantuje pełną rozliczalność operacji wykonywanych przez jego użytkowników.
Aplikacja jest rozwiązaniem kompletnym w aspekcie kontroli zarządczej – nie będą Państwo potrzebować żadnych innych aplikacji, aby spełnić wymagania prawne.
W aplikacji SKZ znajdą Państwo moduły: samoocena, analiza ryzyka, dokumentacja oraz panel do administrowania podmiotami struktury organizacyjnej wg nadanych ról oraz uprawnień.

ZARZĄDZANIE:
Konfiguracja JST polega na odzwierciedleniu struktury organizacyjnej JST i odbywa się poprzez dodanie jednostek organizacyjnych oraz ich pracowników, a następnie przypisanie ról i uprawnień – w szczególności określenie kierowników jednostek oraz głównych księgowych. Każdy pracownik będzie miał założone indywidualne konto i będzie można udostępnić mu określone zasoby – np. ankiety samooceny do wypełnienia czy dokumenty do przeczytania.

SAMOOCENA:
Moduł samooceny pozwala na tworzenie i udostępnianie ankiet samooceny wybranym grupom pracowników (np. osobno kierownikom jednostek i osobno pozostałym pracownikom). Ankiety dla pracowników mogą być anonimowe. Moduł zapewnia również informację o tym, czy pracownicy wypełnili ankietę oraz wyniki zbiorcze w postaci wykresów.

ANALIZA RYZYKA:
Moduł analizy ryzyk w znacznym stopniu usprawnia i przyspiesza proces zbierania danych o ryzykach w jednostkach oraz zapewnia możliwość tworzenia szczegółowych i konfigurowalnych raportów. Wprowadzony jest podział na ryzyka indywidualne i tzw. ryzyka powszechne, czyli ryzyka zdefiniowane przez JST stanowiące bazę najczęściej występujących ryzyk widoczną dla wszystkich JO.
Takie rozwiązania pozwala skrócić czas potrzebny na dodawanie ryzyka do analizy dzięki możliwości przeszukania globalnej bazy ryzyk i wybrania z niej ryzyk występujących w jednostce.
Po dodaniu ryzyka należy ocenić jego prawdopodobieństwo i skutek (w skali 3-stopniowej lub 5-stopniowej). Poziom ryzyka jest obliczany automatycznie jako iloczyn tych dwóch wartości – występują 3 poziomy: niski, średni, wysoki – dla dwóch ostatnich można określić działania przeciwdziałające ryzyku lub zmniejszające jego skutki, terminy ich realizacji oraz osoby odpowiedzialne.
Koordynator / Zespół na poziomie JST otrzymuje zbiorczy podgląd wszystkich ryzyk oraz statystyki dotyczące dokonanych ocen, dzięki czemu w łatwy sposób można zidentyfikować ryzyka wymagające podjęcia działań zaradczych.

DOKUMENTACJE:
Moduł dokumentacji umożliwia wdrożenie własnych jak i wystandaryzowanych dokumentów w jednostkach organizacyjnych. Dokumenty są generowane na bazie ustalonego wzorca oraz formularzy wypełnionych przez jednostki – w formularzach zbierane są dane na temat charakterystyki danej jednostki. Tak opracowane dokumenty są spójne na poziomie całej JST, a jednocześnie uwzględniają specyfikę i indywidualny charakter każdej jednostki.

W ramach działań wdrożeniowo-serwisowych są realizowane następujące usługi:
- audyt stanu kontroli zarządczej;
- opracowanie i uzgodnienie wzorców ankiet samooceny ;
- szkolenia techniczne i merytoryczne dla pracowników (realizowane przez ekspertów branżowych);
- indywidulane dostosowanie aplikacji SKZ do potrzeb klienta;
- obsługa helpdesku;
- wgranie danych inicjalnych wg potrzeb klienta (m.in. cele i zadania jednostek, bazę ryzyk);
- bieżące dostosowania do zmian prawnych i zgłoszeń klienta;
- wykonywanie kopii bezpieczeństwa;
- zapewnienie bezpiecznej infrastruktury serwerowej;
- rozwój aplikacji SKZ i integracje z innymi systemami.

Funkcjonalności

• Konfiguracja jednostek i komórek organizacyjnych wraz z kontami dla pracowników oraz przydzielaniem im określonych ról i uprawnień
• Prowadzenie analizy ryzyka w jednostkach organizacyjnych JST z możliwością stworzenia bazy ryzyk powszechnych oraz konfigurowalnymi raportami dla koordynatorów
• Tworzenie, udostępnianie i wypełnianie ankiet samooceny przez pracowników – z możliwością stworzenia ankiety anonimowej i automatycznie generowanymi wynikami zbiorczymi (wykresy, analizy przekrojowe)
• Wdrażanie własnej dokumentacji zarządczej w oparciu o zdefiniowaną bazę standardów jednolitych dla całej JST i zgodnych z prawem
• Tworzenie i wdrażanie wystandaryzowanej dokumentacji zarządczej na bazie ustalonego wzorca, z uwzględnieniem specyfiki i indywidualnego charakteru każdej z jednostek, z możliwością potwierdzenia przeczytania dokumentu przez pracowników
• Raportowanie o stanie wdrożenia dokumentacji przez jednostki oraz o stanie zapoznania z dokumentami przez pracowników
• Forum dyskusyjne dla pracowników, dotyczące danego zagadnienia, np. prowadzonej analizy ryzyka lub wdrażanej dokumentacji
• Indywidualne konta imienne dla pracowników, z możliwością zmiany hasła poprzez link wysyłany na e-mail pracownika
• Możliwość wymiany danych i współpracy urzędów z jednostkami organizacyjnymi w czasie rzeczywistym
• Możliwość korzystania z aplikacji z dowolnego urządzenia z Internetem – aplikacja jest responsywna i wyświetla się poprawnie na komputerach, tabletach i smartfonach

Korzyści

• Wdrożenie narzędzi doskonalenia systemu kontroli zarządczej zgodnego z ustawą o finansach publicznych
• Łatwe prowadzenie analizy ryzyka w całej JST (rzeczywiste zarządzanie w oparciu o zidentyfikowane ryzyka i działania obniżające ich poziom)
• Sprawne i szybkie przeprowadzenie samooceny wśród pracowników, naczelników wydziałów i kierowników jednostek
• Zapewnienie spójnej dokumentacji zarządczej, zgodnej z przepisami prawa
• Zapewnienie dostępu do dokumentacji zarządczej dla pracowników – z dowolnego urządzenia z Internetem
• Podnoszenie kompetencji pracowników poprzez specjalistyczne szkolenia
• Zwiększenie efektywności pracy osób zajmujących się kontrolą zarządczą
• Możliwość przejścia na formę elektroniczną prowadzenia kontroli zarządczej (wszystkie raporty i dokumenty dostępne online)
• Doradztwo, opieka i analiza merytoryczna ekspertów branżowych
• Możliwość dostosowania aplikacji do indywidualnych potrzeb JST