Wirtualny Asystent w departamencie podatków

Opis rozwiązania

Nowoczesny Wirtualny Asystent Robot, innowacyjne narzędzie technologiczne z obszaru sztucznej inteligencji, jest nieocenionym wsparciem dla urzędników w procesie wystawiania decyzji podatkowych oraz ich wysyłki do mieszkańców danej gminy.

Asystent Robot jest częścią starannie przygotowanego procesu robotyzacji, który ma na celu optymalizację i automatyzację pracy urzędu. Z jego pomocą, urzędnicy są w stanie skuteczniej i szybciej wykonywać swoje zadania, zwłaszcza te związane z rozliczeniami podatkowymi.

Po wysyłce decyzji podatkowych, robot ma za zadanie zalogować się do systemu Poczty, w celu sprawdzenia potwierdzeń odbiorów. Jego rola nie kończy się jednak na tym etapie. Po potwierdzeniu, że wszyscy zameldowani lub upoważnieni mieszkańcy odebrali dokumenty, robot zapisuje taką informację w systemie urzędu.

Co więcej, Wirtualny Asystent Robot ma wbudowany mechanizm monitorowania czasu - sprawdza, czy minęły już 14 dni od daty wysłania decyzji. Po tym czasie następuje kolejny etap - robot przystępuje do weryfikacji odbiorców, sprawdzając, kto z nich już zapłacił podatek, kto jeszcze tego nie zrobił, oraz kto zdecydował się na rozłożenie swojego zobowiązania na raty.

W przypadku nieodnotowania płatności, robot przystępuje do działań mających na celu przypomnienie o zaległościach. Generuje listę odbiorców, którzy jeszcze nie uregulowali swoich zobowiązań, a następnie przygotowuje do wysłania powiadomienia sms. Dzięki temu, proces przypominania o zaległych płatnościach staje się znacznie bardziej efektywny i mniej czasochłonny dla pracowników urzędu.

Wirtualny Asystent Robot to bez wątpienia rewolucyjne narzędzie, które znacząco usprawnia prace urzędu i pomaga w efektywnej komunikacji z mieszkańcami gminy.

Funkcjonalności

• Automatyzacja procesu wystawiania decyzji podatkowych: Robot wspomaga urzędników w procesie tworzenia i przygotowania decyzji podatkowych do wysyłki, co przyspiesza ten proces i zwiększa jego efektywność.
• Automatyczna wysyłka decyzji podatkowych: Robot jest w stanie samodzielnie wysyłać decyzje podatkowe do mieszkańców gminy, co ułatwia pracę urzędnikom i zwiększa efektywność tego procesu.
• Monitorowanie odbioru decyzji: Po wysłaniu decyzji, robot monitoruje potwierdzenia odbioru. Po potwierdzeniu odbioru przez wszystkich zameldowanych/upoważnionych, robot zapisuje tę informację w systemie urzędu.
• Śledzenie terminów płatności: Robot monitoruje, czy upłynęło już 14 dni od wysłania decyzji podatkowych. Po upływie tego czasu, rozpoczyna proces weryfikacji płatności.
• Weryfikacja płatności: Robot automatycznie sprawdza, którzy odbiorcy zapłacili, którzy nie zapłacili i którzy rozłożyli płatności na raty.
• Generowanie listy osób zalegających z płatnościami: W przypadku braku odnotowania płatności, robot generuje listę osób, które jeszcze nie uregulowały swoich zobowiązań.
• Automatyczne wysyłanie powiadomień o zaległościach: Po wygenerowaniu listy osób zalegających z płatnościami, robot automatycznie przygotowuje powiadomienia o zaległościach i wysyła je w formie smsów.

Korzyści

• Zwiększenie efektywności pracy: Automatyzacja wielu procesów związanych z decyzjami podatkowymi, ich wysyłką, monitorowaniem odbioru, weryfikacją płatności i wysyłką przypomnień o zaległościach zdecydowanie przyspiesza i usprawnia pracę urzędników.
• Oszczędność czasu: Przy użyciu Wirtualnego Asystenta Robota, urzędnicy mogą skupić się na bardziej skomplikowanych zadaniach wymagających ludzkiego udziału, podczas gdy robot przejmuje te bardziej monotonne i czasochłonne.
• Zminimalizowanie błędów: Automatyzacja procesów zmniejsza prawdopodobieństwo błędów, które mogą wystąpić podczas ręcznego wykonywania tych zadań.
• Poprawa komunikacji z mieszkańcami: Dzięki automatycznemu wysyłaniu powiadomień SMS o zaległościach, mieszkańcy są na bieżąco informowani o swoim stanie rozliczeń, co poprawia komunikację między nimi a urzędem.
• Zwiększenie satysfakcji mieszkańców: Szybsze i bardziej efektywne procesy, lepsza komunikacja i mniejsza liczba błędów mogą przyczynić się do zwiększenia satysfakcji mieszkańców z usług świadczonych przez samorząd.
• Poprawa zarządzania finansami samorządu: Dzięki szybkiemu monitorowaniu i weryfikacji płatności, samorząd ma lepszy przegląd stanu swoich finansów i może skuteczniej nimi zarządzać.
• Zwiększenie przejrzystości procesów: Dzięki digitalizacji i automatyzacji procesów, zwiększa się przejrzystość działań urzędu, co przyczynia się do budowania zaufania mieszkańców.
• Oszczędność kosztów: Choć wprowadzenie Wirtualnego Asystenta Robota wiąże się z początkowymi kosztami inwestycyjnymi, długoterminowo może prowadzić do znaczących oszczędności, zarówno poprzez zwiększenie efektywności pracy, jak i poprzez redukcję błędów.