Wirtualny Asystent G1ANT wspierający rekrutację do placówek oświatowych

Opis rozwiązania

System Wirtualny Asystent G1ANT ułatwia prowadzenie procesu rekrutacji, umożliwiając monitorowanie ilości przyjmowanych osób oraz zarządzanie tworzeniem nowych oddziałów lub grup. Jest pomocą dla wszystkich zaangażowanych w proces rekrutacyjny.

Korzyści z użycia systemu w procesie rekrutacji:
- Optymalizacja budżetu administracji lokalnej poprzez prowadzenie odpowiedzialnej polityki dotyczącej rozmieszczenia miejsc w podległych jednostkach.
- System umożliwia stałe monitorowanie liczby i stopnia zapełnienia grup i oddziałów w oparciu o faktyczne zainteresowanie kandydatów. Unika się w ten sposób tworzenia grup lub oddziałów z małym stopniem zapełnienia. W przypadku dużego zainteresowania system pozwala na uruchamianie dodatkowych oddziałów czy grup już na etapie kwalifikacji kandydatów, co zmniejsza liczbę osób nieprzyjętych i skalę rekrutacji uzupełniającej.
- Rodzice mogą użyć elektronicznego podpisu (Profil Zaufany e-PUAP lub podpis kwalifikowany) do podpisania wniosku rekrutacyjnego. System Wirtualny Asystent G1ANT umożliwia również elektroniczne złożenie wniosku do szkoły lub przedszkola oraz sprawdzenie online statusu kandydata w procesie naboru.
- Implementacja systemu Wirtualny Asystent G1ANT pozwala na:
- zmniejszenie liczby czynności wykonywanych przez komisje rekrutacyjne, np. poprzez automatyzację tworzenia list,
- kontrolowanie pracy na poszczególnych etapach procesu rekrutacji i reagowanie na niepożądane działania;
- zmniejszenie stresu kandydatów i ich rodziców, umożliwiając szybki, łatwy i stały dostęp do niezbędnych informacji.

System Wirtualny Asystent G1ANT obsługuje rekrutację na różnych poziomach edukacyjnych:

Rekrutacja ciągła dla żłobków
- Zmniejszenie obciążenia pracy poprzez automatyzację procesów (np. gotowe raporty do GUS, listy zainteresowanych, statystyki dla organu prowadzącego).
- Łatwy i stały dostęp do niezbędnych informacji, np. do bazy danych kandydatów i przyjętych, oferty żłobków czy listy wolnych miejsc.
- Redukcja liczby dokumentów papierowych (brak konieczności drukowania wniosku oraz przechowywania jego papierowej wersji).
- Zmniejszenie liczby wizyt w żłobkach (rodzic jest obsługiwany wyłącznie przez jeden żłobek nawet w przypadku obowiązywania kolejności zgłoszeń).

Rekrutacja do przedszkoli
- Rekrutacja do przedszkola jako całości lub do wyodrębnionych grup i oddziałów przedszkolnych utworzonych przy szkołach podstawowych.
- Oferta wszystkich przedszkoli w jednym standardzie.
- Automatyczne ograniczenia wiekowe.
- Automatyczne kryteria, dzięki którym punkty rekrutacyjne są wyliczane samoczynnie na podstawie wprowadzonych danych.
- Możliwość pobrania gotowych list dotyczących kandydatów.
- Raporty i statystyki dotyczące oferty przedszkoli i kandydatów.
- Wsparcie dla samorządu lokalnego w zakresie wskazywania miejsc w przedszkolach dla dzieci nieprzyjętych i wyboru przedszkoli w odległości do 3 km od miejsca zamieszkania kandydata w celu uniknięcia zwrotu kosztów dowozu dziecka do przedszkola.
- Automatyczne pobranie danych dzieci kontynuujących i przekazanie danych o dzieciach przyjętych do oprogramowania przedszkolnego typu dziennik.

Rekrutacja do szkół podstawowych
- Tworzenie list dzieci z danego obwodu na podstawie danych pobranych z systemu ewidencji ludności.
- Mechanizmy wspierające aktywne zarządzanie liczbą miejsc do naboru w zależności od sytuacji w obwodach.
- Gwarancja miejsca w szkole dla kandydatów z obwodu, niezależnie od dokonanych przez nich wyborów.
- Możliwość pobrania gotowych list dotyczących kandydatów i dzieci z obwodu.
- Raporty i statystyki dotyczące oferty szkół, dzieci z obwodu i kandydatów.
- Automatyczne przekazanie danych o dzieciach przyjętych do systemów szkolnych: sekretariat, dziennik, biblioteka.

Rekrutacja do szkół ponadpodstawowych
- Obsługa rekrutacji wielu organów prowadzących w ramach jednego wdrożenia i eliminacja zjawiska blokowania miejsc w szkołach przez najlepszych kandydatów na terenie całego województwa.
- Różne modele implementacji (np. z wsparciem szkół podstawowych jako źródłem danych o kandydatach).
- Wyszukiwarka oferty edukacyjnej gwarantująca dostęp kandydatom do każdej szkoły objętej wdrożeniem.
- Raporty i statystyki dotyczące oferty szkół i kandydatów.
- Bezpłatna aplikacja mobilna dla kandydatów i ich rodziców, dzięki której mogą sprawdzić wynik rekrutacji na swoim telefonie bezpośrednio po jego publikacji.

Nabór do Internatów
- System umożliwia organizację naboru do internatów i domów studenckich.
- Elastyczne mechanizmy wyliczania punktacji rekrutacyjnej ułatwiają dostosowanie procesu do specyfiki danej instytucji.
- System automatycznie pobiera dane o uczniach kontynuujących korzystanie z usług internatu, co usprawnia proces rekrutacji.
- Dostępna jest funkcja sortowania listy kandydatów do przyjęcia według kolejności zgłoszeń.

To tylko przykładowe placówki oświatowe gdzie można zastosować system Wirtualnego Asystenta G1ANT.

Funkcjonalności

• Optymalizacja budżetu: Pozwala na prowadzenie racjonalnej polityki w zakresie struktury miejsc w podległych jednostkach.
• Kontrola liczby i stanu zapełnienia: System umożliwia bieżącą kontrolę liczby i stanu zapełnienia oddziałów i grup na podstawie rzeczywistego zainteresowania kandydatów.
• Rekrutacja online: Rodzice mają możliwość skorzystania z podpisu elektronicznego do podpisania wniosku rekrutacyjnego oraz elektroniczne złożenie wniosku do szkoły czy przedszkola.
• Monitoring procesu rekrutacji: Kontrolowanie pracy na poszczególnych etapach procesu rekrutacji i reagowanie na działania niepożądane.
• Automatyzacja: Ogranicza liczbę czynności wykonywanych przez komisje rekrutacyjne, na przykład poprzez automatyczne układanie list.
• Obsługa na różnych poziomach edukacyjnych: System obsługuje rekrutację na różnych poziomach edukacyjnych, od żłobków, przez przedszkola, szkoły podstawowe, ponadpodstawowe, aż do placówek wychowania pozaszkolnego, burs, kursów kwalifikacyjnych itp.
• Automatyczne ograniczenia wiekowe: W zależności od rodzaju placówki, system może samoczynnie nałożyć ograniczenia wiekowe na kandydatów.
• Automatyczne wyliczanie punktów rekrutacyjnych: System może samoczynnie wyliczyć punkty rekrutacyjne na podstawie wprowadzonych danych, co znacznie ułatwia proces rekrutacji.
• Raporty i statystyki: Generowanie gotowych raportów i statystyk w zakresie oferty placówek oraz kandydatów, co umożliwia łatwe monitorowanie procesu rekrutacji.
• Wsparcie dla samorządu: System wspiera samorząd w zakresie wskazywania miejsc w placówkach dla dzieci nieprzyjętych i wyboru placówek położonych w odległości do 3 km od miejsca zamieszkania kandydata.

Korzyści

• Optymalizacja budżetu: System pomaga w racjonalnym zarządzaniu budżetem poprzez monitorowanie struktury miejsc w podległych jednostkach.
• Automatyzacja i efektywność: Wirtualny Asystent G1ANT automatyzuje wiele procesów rekrutacyjnych, co pozwala ograniczyć liczbę czynności wykonywanych przez komisje rekrutacyjne i zwiększyć efektywność całego procesu.
• Monitorowanie i kontrola: System umożliwia bieżące monitorowanie i kontrolę stanu zapełnienia oddziałów i grup, co pozwala na szybkie reagowanie na zmiany i optymalizację procesów.
• Zmniejszenie obciążenia pracą administracyjną: Dzięki funkcji elektronicznego składania wniosków i możliwości monitorowania statusu kandydata online, system znacznie zmniejsza obciążenie pracą administracyjną.
• Poprawa jakości obsługi: Wirtualny Asystent G1ANT ułatwia dostęp do niezbędnych informacji dla kandydatów i ich rodziców, co przekłada się na wyższą jakość obsługi i zadowolenie z usług samorządu.
• Wsparcie w podejmowaniu decyzji: Dzięki generowanym raportom i statystykom, samorządy mają dostęp do aktualnych danych, które mogą wesprzeć ich w podejmowaniu decyzji.
• Wsparcie dla rodziców: System umożliwia rodzicom składanie wniosków rekrutacyjnych online, co stanowi dużą oszczędność czasu i zasobów, a także zwiększa komfort korzystania z usług samorządu.
• Zgodność z przepisami: Wirtualny Asystent G1ANT zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami, co pomaga samorządom w zarządzaniu procesem rekrutacji.
• Szerokie spektrum zastosowań: System jest przystosowany do obsługi różnych poziomów edukacji, od żłobków, poprzez przedszkola, szkoły podstawowe, ponadpodstawowe, aż po placówki wychowania pozaszkolnego.
• Zwiększenie transparentności: System pozwala na szybką i łatwą komunikację z rodzicami i kandydatami, co zwiększa transparentność całego procesu rekrutacji.