Wirtualny Asystent G1ANT Wnioski o pozwolenia

Opis rozwiązania

W dobie cyfryzacji i rosnącego zapotrzebowania na efektywność w zarządzaniu administracją publiczną, technologia RPA, znana również jako Automatyzacja Procesów Roboczych, wyznacza nowe standardy w obszarze przetwarzania wniosków. Zastosowanie RPA w kontekście wniosków o różnego rodzaju pozwolenia staje się kluczowe dla zapewnienia sprawnego i spójnego przepływu informacji.

Gdy obywatel składa wniosek o pozwolenie, na przykład na budowę, organizację imprezy czy otwarcie lokalu, dokumenty te często zawierają mnóstwo danych, które muszą być zweryfikowane pod kątem ich poprawności i kompletności. Dzięki technologii RPA, te wnioski mogą być automatycznie skanowane i analizowane za pomocą algorytmów bazujących na technologii OCR (Optical Character Recognition). W ciągu kilku sekund system może zidentyfikować kluczowe informacje, takie jak dane wnioskodawcy, rodzaj wnioskowanego pozwolenia, czy wymagane załączniki.

Następnie, boty RPA mogą porównać te dane z innymi bazami danych, aby sprawdzić, czy wnioskodawca spełnia wszystkie kryteria do uzyskania danego pozwolenia. Na przykład, w przypadku wniosku o pozwolenie na budowę, system może automatycznie weryfikować czy działka, na której planowana jest budowa, nie jest objęta żadnymi ograniczeniami prawnymi czy środowiskowymi.

Po pomyślnej weryfikacji wszystkich danych, RPA może automatycznie generować odpowiednie decyzje administracyjne oraz informować wnioskodawcę o statusie jego wniosku. W przypadku braków lub nieścisłości w dokumentach, system może także generować automatyczne powiadomienia, wskazujące na konieczność dostarczenia dodatkowych informacji lub dokładniejszego wypełnienia wniosku.

Zastosowanie technologii RPA w procesie przetwarzania wniosków o pozwolenia nie tylko znacząco przyspiesza cały proces, ale również minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, zapewniając jednocześnie większą przejrzystość i spójność decyzji administracyjnych. Dzięki temu, obywatele mogą liczyć na bardziej efektywną i rzetelną obsługę ze strony administracji, a sama administracja może zoptymalizować swoje zasoby i skoncentrować się na bardziej złożonych zadaniach wymagających interwencji ludzkiej.

Funkcjonalności

• System RPA jest w stanie automatycznie skanować i analizować wnioski, wykorzystując technologię OCR do identyfikacji kluczowych informacji zawartych w dokumentach.
• Boty RPA mogą automatycznie weryfikować dane zawarte w wnioskach, porównując je z innymi bazami danych, aby upewnić się, że są one kompletne i zgodne z wymaganiami.
• Po pomyślnej weryfikacji danych, system RPA może automatycznie generować odpowiednie decyzje administracyjne.
• W przypadku wykrycia braków lub nieścisłości w dokumentach, RPA może automatycznie generować powiadomienia, informując wnioskodawcę o konieczności dostarczenia dodatkowych informacji.
• Dzięki zastosowaniu technologii RPA, cały proces przetwarzania wniosków jest znacznie szybszy, co przyspiesza otrzymanie decyzji przez obywatela.
• RPA minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, zapewniając większą dokładność i rzetelność przetwarzanych danych.
• Dzięki automatyzacji, administracja może lepiej wykorzystać swoje zasoby, skoncentrować się na bardziej złożonych zadaniach i optymalizować procesy decyzyjne.
• System RPA przyczynia się do zwiększenia przejrzystości decyzji administracyjnych, co buduje zaufanie obywateli do instytucji publicznych.
• Boty RPA mogą być zintegrowane z różnymi bazami danych i systemami zarządzania, co ułatwia wymianę i aktualizację informacji.
• System RPA jest na tyle elastyczny, że może być dostosowany do przetwarzania różnych rodzajów wniosków, takich jak pozwolenia na budowę, organizację imprezy czy otwarcie lokalu.

Korzyści

• Efektywność i Oszczędność Czasu: Automatyzacja procesów za pomocą technologii RPA znacząco przyspiesza przetwarzanie wniosków, co pozwala na szybsze i bardziej efektywne zarządzanie zadaniami administracyjnymi.
• Dzięki zmniejszeniu czasu pracy potrzebnego na przetwarzanie wniosków oraz redukcji błędów ludzkich, samorządy mogą zaoszczędzić na kosztach operacyjnych.
• Automatyzacja procesów przyczynia się do zwiększenia jakości usług świadczonych przez administrację, poprzez minimalizowanie błędów i sprawniejsze przetwarzanie wniosków.
• Szybsze i bardziej efektywne przetwarzanie wniosków przekłada się na wyższą satysfakcję obywateli z interakcji z administracją samorządową.
• Systemy RPA są elastyczne i mogą być dostosowywane i skalowane zgodnie z potrzebami i wymaganiami konkretnej jednostki samorządowej.
• Implementacja RPA pomaga w zwiększeniu przejrzystości procesów administracyjnych, umożliwiając obywatelom lepsze zrozumienie i śledzenie statusu ich wniosków.
• Samorządy mogą lepiej alokować swoje zasoby ludzkie, koncentrując pracowników na bardziej skomplikowanych i wymagających zadaniach, które wymagają ludzkiego udziału.
• RPA redukuje ryzyko wystąpienia błędów ludzkich w procesie przetwarzania wniosków, co prowadzi do bardziej precyzyjnych i wiarygodnych wyników.
• Technologia RPA może być zintegrowana z istniejącymi systemami informacyjnymi, co ułatwia wymianę danych i informacji między różnymi platformami i bazami danych.
• Wdrożenie technologii RPA pozwala samorządom na podążanie za innowacjami technologicznymi, modernizację procesów i budowanie wizerunku nowoczesnej i progresywnej administracji.