Wirtualny Asystent G1ANT Rejestracja urodzeń i zgonów

Opis rozwiązania

W nowoczesnych strukturach administracyjnych, gdzie liczba procedur i formalności często może być przytłaczająca, automatyzacja znajduje swoje zastosowanie w celu usprawnienia i uproszczenia wielu procesów, w tym rejestracji urodzeń i zgonów.

Kiedy rodzina zgłasza narodziny dziecka lub zgon bliskiego, tradycyjnie wymaga to dostarczenia zestawu dokumentów do odpowiedniego urzędu, a następnie manualnego wprowadzenia danych do systemu przez urzędnika. Dzięki technologii RPA, ten proces może zostać znacząco zautomatyzowany. Gdy dokumenty są dostarczane w formie elektronicznej lub skanowane do systemu, boty rozpoczynają ich analizę. Za pomocą zaawansowanych algorytmów OCR (Optical Character Recognition) system rozpoznaje i ekstrahuje kluczowe informacje z dostarczonych dokumentów, takie jak imię i nazwisko, data urodzenia czy przyczyna zgonu.

Następnie, korzystając z wewnętrznych baz danych, bot weryfikuje kompletność oraz spójność dostarczonych dokumentów. Dla przykładu, w przypadku rejestracji urodzenia, system sprawdzi, czy dostarczono wszystkie wymagane zaświadczenia, takie jak zaświadczenie lekarskie o urodzeniu dziecka czy dokumenty potwierdzające tożsamość rodziców. Jeśli jakiekolwiek dokumenty są brakujące lub zawierają błędy, bot RPA może automatycznie generować powiadomienia dla interesantów, wskazując na konieczność dostarczenia brakujących informacji.

Po pomyślnej weryfikacji i przetworzeniu wszystkich danych, system może automatycznie zaktualizować centralny rejestr urodzeń i zgonów. Ponadto, na żądanie rodziny, bot może także generować oficjalne odpisy, takie jak akt urodzenia lub akt zgonu, które następnie mogą być dostarczane do interesantów w formie elektronicznej lub tradycyjnej.

Dzięki wykorzystaniu automatyzacji, proces rejestracji urodzeń i zgonów staje się szybszy, dokładniejszy oraz mniej podatny na błędy. Pozwala to na lepszą obsługę mieszkańców, jednocześnie redukując obciążenie pracowników urzędu i zapewniając wysoki poziom bezpieczeństwa przechowywanych danych.

Funkcjonalności

• Technologia RPA automatyzuje i usprawnia procesy związane z rejestracją urodzeń i zgonów.
• Boty RPA analizują dostarczane dokumenty, rozpoczynając od ich skanowania i rozpoznawania zawartych w nich informacji.
• Za pomocą algorytmów OCR (Optical Character Recognition), system ekstrahuje kluczowe informacje z dostarczonych dokumentów, takie jak imię, nazwisko czy data urodzenia.
• System sprawdza, czy wszystkie wymagane dokumenty i zaświadczenia zostały dostarczone oraz czy są one kompletne.
• W przypadku braku jakichkolwiek dokumentów lub wystąpienia błędów, bot RPA automatycznie generuje powiadomienia dla interesantów.
• Po przetworzeniu i weryfikacji danych, system automatycznie aktualizuje centralny rejestr urodzeń i zgonów.
• Bot może generować oficjalne odpisy, takie jak akt urodzenia lub akt zgonu, na żądanie rodziny.
• Wygenerowane dokumenty mogą być dostarczane do interesantów w formie elektronicznej lub tradycyjnej.
• Proces rejestracji staje się szybszy i dokładniejszy, co przekłada się na lepszą obsługę mieszkańców.
• Wykorzystanie technologii RPA redukuje obciążenie pracowników urzędu, umożliwiając im skoncentrowanie się na innych zadaniach i odpowiedzenie na bardziej skomplikowane kwestie.

Korzyści

• Automatyzacja procesów administracyjnych prowadzi do szybszego i bardziej efektywnego przetwarzania dokumentów i danych, co przyspiesza realizację wielu zadań administracyjnych.
• Zredukowanie manualnych, czasochłonnych zadań pozwala pracownikom urzędu skoncentrować się na bardziej wymagających i wartościowych zadaniach.
• Automatyzacja procesów poprzez technologię RPA pomaga zminimalizować ryzyko błędów ludzkich, zwiększając dokładność i niezawodność przechowywanych danych.
• Użycie automatyzacji prowadzi do podniesienia jakości usług świadczonych przez samorządy poprzez szybsze i bardziej precyzyjne przetwarzanie wniosków i dokumentów.
• Technologia RPA umożliwia dostęp do usług urzędów 24/7, zwiększając wygodę i dostępność usług dla mieszkańców.
• Automatyzacja procesów prowadzi do szybszej reakcji na potrzeby mieszkańców, co zwiększa ich zadowolenie z usług świadczonych przez samorządy.
• Ograniczenie czasu pracy ludzkiej oraz zasobów potrzebnych do realizacji różnych procesów administracyjnych prowadzi do oszczędności kosztów operacyjnych.
• Automatyzacja może przyczynić się do zwiększenia poziomu bezpieczeństwa danych, poprzez automatyzację i standaryzację procesów obsługi danych.
• Systemy RPA są elastyczne i łatwo dostosowują się do zmian w przepisach czy procedurach administracyjnych.
• Automatyzacja procesów pomaga w zwiększeniu transparentności działań administracyjnych, ułatwiając audyt i kontrolę różnych procesów i procedur w urzędach.