Wirtualny Asystent G1ANT Rejestracja pojazdów

Opis rozwiązania

Rejestracja pojazdów jest jednym z podstawowych procesów w biurach komunikacji, który wymaga precyzyjnego przetwarzania i weryfikacji wielu dokumentów. Dzięki technologii RPA, czyli Automatyzacji Procesów Roboczych, ten złożony proces może zostać znacząco usprawniony i przyspieszony, przy jednoczesnym zminimalizowaniu ryzyka błędów.

W chwili, gdy klient przekazuje dokumenty niezbędne do rejestracji pojazdu, zamiast ręcznej ich analizy, boty wykorzystujące technologię OCR (Optical Character Recognition) są w stanie skanować i interpretować zawartość każdego dokumentu. Oznacza to, że mogą one automatycznie identyfikować kluczowe informacje, takie jak dane właściciela, dane techniczne pojazdu czy informacje o ubezpieczeniu. Dzięki temu wszystkie niezbędne dane są zbierane, przetwarzane i archiwizowane w sposób systematyczny.

Następnie, korzystając z zaawansowanych algorytmów, system RPA komunikuje się z bazą danych, by sprawdzić, czy dany pojazd nie jest już zarejestrowany oraz czy wszystkie wymagane kryteria są spełnione. Jeżeli wszystko jest w porządku, bot przystępuje do generowania unikatowego numeru rejestracyjnego dla pojazdu, dbając o to, by nie doszło do duplikacji czy błędu.

Po udanej rejestracji, system może także automatycznie generować i drukować odpowiednie dokumenty, takie jak dowód rejestracyjny, karta pojazdu czy tablice rejestracyjne. Co więcej, za pomocą RPA, klienci mogą być informowani o postępie rejestracji poprzez automatyczne powiadomienia e-mailowe czy SMS-owe.

Dzięki wdrożeniu technologii RPA do procesu rejestracji pojazdów, biura komunikacji mogą znacznie skrócić czas oczekiwania dla klientów, jednocześnie redukując obciążenie dla pracowników i ryzyko pomyłek. Ostatecznie prowadzi to do większej wydajności, lepszej jakości obsługi i zadowolenia klientów.

Funkcjonalności

• Boty RPA automatycznie przetwarzają i weryfikują dokumenty niezbędne do rejestracji pojazdu, minimalizując potrzebę interwencji ludzkiej.
• System wykorzystuje OCR (Optical Character Recognition) do skanowania i interpretowania zawartości każdego dokumentu, identyfikując kluczowe informacje.
• Boty są w stanie automatycznie identyfikować takie informacje jak dane właściciela, dane techniczne pojazdu czy informacje o ubezpieczeniu.
• Wszystkie niezbędne dane są zbierane, przetwarzane i archiwizowane w sposób zorganizowany i systematyczny.
• System RPA komunikuje się z bazą danych, sprawdzając czy dany pojazd nie jest już zarejestrowany oraz czy wszystkie wymagane kryteria są spełnione.
• Bot generuje unikatowy numer rejestracyjny dla pojazdu, dbając o uniknięcie duplikacji czy błędów.
• Po udanej rejestracji, system automatycznie generuje i drukuje odpowiednie dokumenty, takie jak dowód rejestracyjny, karta pojazdu czy tablice rejestracyjne.
• Klienci są informowani o postępie rejestracji poprzez automatyczne powiadomienia e-mailowe czy SMS-owe.
• Dzięki automatyzacji procesu, czas oczekiwania dla klientów jest znacząco skrócony, co poprawia jakość obsługi.
• Wdrożenie technologii RPA redukuje ryzyko pomyłek oraz obciążenie pracowników, co prowadzi do wyższej wydajności i jakości obsługi.

Korzyści

• Poprawa efektywności: Automatyzacja procesu rejestracji pojazdów zwiększa efektywność pracy, umożliwiając szybsze i bardziej precyzyjne przetwarzanie zgłoszeń.
• Technologia RPA redukuje ryzyko błędów wynikających z ludzkiego czynnika, co przekłada się na większą dokładność i wiarygodność procesu.
• Automatyzacja znacznie skraca czas potrzebny na przetworzenie każdej rejestracji, co przyspiesza cały proces i redukuje czas oczekiwania dla obywateli.
• Użycie botów do przetwarzania rejestracji może pomóc zredukować koszty związane z zatrudnieniem dodatkowego personelu lub przeprowadzaniem szkoleń.
• Klienci otrzymują szybsze i bardziej precyzyjne usługi, co prowadzi do zwiększenia ich zadowolenia i postrzegania instytucji samorządowej jako bardziej efektywnej.
• Automatyzacja pomaga w lepszej organizacji i archiwizacji danych, co ułatwia przyszłe odwołania i sprawia, że informacje są łatwiejsze do odnalezienia i przetworzenia.
• Boty RPA mogą przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa danych i pomóc w utrzymaniu zgodności z przepisami prawnymi dotyczącymi przetwarzania informacji.
• System można łatwo dostosować do zmieniających się wymagań i obciążenia, umożliwiając łatwą adaptację do nowych wyzwań i potrzeb.
• Wprowadzenie nowoczesnych technologii do procesu rejestracji pojazdów przyczynia się do modernizacji i innowacyjności w administracji samorządowej.
• Automatyczne powiadomienia e-mailowe czy SMS-owe poprawiają komunikację z obywatelami, informując ich o statusie i postępach w procesie rejestracji pojazdu.