Wirtualny Asystent G1ANT Rejestracja dokumentów

Opis rozwiązania

Nasza innowacyjna usługa automatycznej rejestracji dokumentów z wykorzystaniem technologii Robot Process Automation (RPA) to zaawansowane narzędzie, które znacząco usprawnia i usprawnia proces skanowania, klasyfikacji i rejestracji dokumentów przychodzących do Twojej instytucji lub urzędu. Dzięki naszemu rozwiązaniu, gmina może efektywnie zarządzać tysiącami dokumentów, a wszystko to odbywa się w sposób szybki, precyzyjny i wolny od błędów ludzkich.

Główne funkcje naszego produktu obejmują:

Automatyczne Skanowanie i Przygotowanie Dokumentów:
Nasze dedykowane urządzenia skanujące są zoptymalizowane do pracy z dokumentami fizycznymi. Jeśli chodzi o dokumenty elektroniczne, są one przesyłane bezpośrednio do dedykowanej skrzynki pocztowej lub przez portal internetowy.

Rozpoznawanie Tekstu (OCR) i Klasyfikacja Dokumentów:
Nasz bot RPA jest wyposażony w zaawansowaną technologię OCR, co pozwala mu analizować zawartość każdego dokumentu. Po analizie, bot automatycznie klasyfikuje dokumenty do odpowiednich kategorii, na przykład jako wniosek, skarga czy pismo.

Generowanie Numerów Referencyjnych:
Kolejnym ważnym krokiem jest nadanie każdemu dokumentowi unikatowego numeru referencyjnego. Może to być numer sekwencyjny lub oparty na specjalnym schemacie uwzględniającym datę, rodzaj dokumentu i numer sekwencyjny.

Rejestracja w Systemie Informatycznym:
Nasz bot RPA rejestruje każdy dokument w odpowiednim systemie informatycznym używanym przez Twoją instytucję. Wprowadza wszystkie istotne informacje, takie jak data przyjęcia, typ dokumentu i nadawca. Dokument jest również przechowywany w odpowiednim miejscu w systemie zarządzania dokumentami lub na serwerze.

Przekierowanie Dokumentów i Powiadomienia:
Po rejestracji, nasz bot może automatycznie przekierować dokument do odpowiedniego działu lub osoby odpowiedzialnej za jego dalsze przetwarzanie. W przypadku dokumentów ważnych, RPA może wysyłać powiadomienia e-mailowe lub SMS do odpowiednich osób.

Archiwizacja Dokumentów:
Oryginalne skany dokumentów są przechowywane w bezpiecznym miejscu, a fizyczne wersje dokumentów mogą być archiwizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Dzięki naszemu rozwiązaniu opartemu na technologii RPA, cały proces rejestracji dokumentów jest nie tylko szybszy i dokładniejszy, ale również bardziej odporny na błędy ludzkie

Funkcjonalności

• Automatyczne Skanowanie Dokumentów: Produkt umożliwia automatyczne skanowanie zarówno dokumentów fizycznych, jak i elektronicznych, eliminując potrzebę ręcznego przetwarzania.
• Rozpoznawanie Tekstu (OCR): Dzięki technologii OCR, produkt jest w stanie rozpoznawać i analizować tekst zawarty w dokumentach, co umożliwia klasyfikację i przypisanie odpowiednich kategorii.
• Klasyfikacja Dokumentów: Automatyczne klasyfikowanie dokumentów na podstawie ich zawartości lub innych kryteriów, takich jak rodzaj dokumentu czy źródło.
• Generowanie Numerów Referencyjnych: Produkt nadaje każdemu dokumentowi unikatowy numer referencyjny, co ułatwia identyfikację i śledzenie dokumentów.
• Rejestracja w Systemie Informatycznym: Automatyczna rejestracja dokumentów w systemie informatycznym instytucji lub urzędu, w tym wprowadzanie istotnych metadanych.
• Przechowywanie w Określonym Formacie: Skanowane dokumenty są przechowywane w określonym formacie, najczęściej jako pliki PDF lub inny format zgodny z wymaganiami.
• Monitorowanie Folderów: Bot monitoruje określone foldery, w których przechowywane są skanowane dokumenty, i podejmuje działania w zależności od nowych dokumentów.
• Przekierowanie Dokumentów: Automatyczne przekierowanie dokumentów do odpowiednich działów lub osób odpowiedzialnych za ich dalsze przetwarzanie.
• Archiwizacja Dokumentów: Możliwość przechowywania zarówno oryginalnych skanów dokumentów, jak i fizycznych wersji zgodnie z wymaganiami dotyczącymi archiwizacji.
• Eliminacja Błędów Ludzkich: Dzięki automatyzacji procesu, produkt redukuje ryzyko błędów ludzkich podczas rejestracji i klasyfikacji dokumentów.

Korzyści

• Produkt znacząco przyspiesza proces rejestracji dokumentów, co pozwala na bardziej efektywne zarządzanie dokumentacją.
• Eliminuje konieczność ręcznego przetwarzania dokumentów, co oszczędza czas i zasoby ludzkie.
• Automatyzacja procesu minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, co przekłada się na większą dokładność i spójność danych.
• Automatyzacja procesu rejestracji dokumentów może przyczynić się do obniżenia kosztów związanych z ręcznym przetwarzaniem dokumentów oraz redukcji potrzeby papierowej dokumentacji.
• Dzięki nadawaniu unikatowych numerów referencyjnych i systematycznej rejestracji, samorząd może łatwiej śledzić i monitorować status dokumentów.
• Skanowane dokumenty są przechowywane w formie cyfrowej, co ułatwia szybki dostęp do informacji bez konieczności przeszukiwania papierowych akt.
• Automatyczna klasyfikacja i kategoryzacja dokumentów przyczynia się do większej przejrzystości i uporządkowania dokumentacji.
• Pracownicy nie muszą zajmować się ręcznym rejestracją dokumentów, co pozwala im skoncentrować się na bardziej wartościowych zadaniach.
• Produkt może być zintegrowany z istniejącymi systemami informatycznymi, co ułatwia wymianę danych i informacji między różnymi platformami.
• Dzięki automatyzacji procesu rejestracji, samorząd może zoptymalizować wykorzystanie zasobów ludzkich i technicznych.