Wirtualny Asystent G1ANT Obsługa wniosków

Opis rozwiązania

Technologia RPA, służąca do automatyzacji procesów, może odgrywać kluczową rolę w obsłudze wniosków w instytucjach publicznych czy przedsiębiorstwach. Przyjmując wniosek, który może zostać przesłany przez stronę internetową lub w formie elektronicznej na dedykowaną skrzynkę pocztową, bot RPA rozpoczyna swoje działanie. Na początek, korzystając z technologii rozpoznawania tekstu (OCR), analizuje zawartość wniosku, identyfikując kluczowe dane oraz rodzaj wniosku - czy to o wydanie zaświadczenia, zezwolenia czy inne. Po dokładnej analizie zawartości, system RPA może automatycznie przypisać kategorię do wniosku i przesłać go do odpowiedniego działu lub systemu w celu dalszej obróbki.

Jeśli wniosek jest standardowy i nie wymaga dodatkowej weryfikacji, bot RPA może natychmiast przetworzyć go, generując potrzebne dokumenty, takie jak zaświadczenia czy zezwolenia. Następnie, wykorzystując wcześniej zidentyfikowane dane kontaktowe wnioskodawcy, system może automatycznie wysłać gotowe dokumenty drogą elektroniczną. Jeśli wniosek wymaga opłaty, bot RPA może również wygenerować informację o płatności, a nawet połączyć się z systemem płatności, aby umożliwić wnioskodawcy dokonanie płatności online.

Cały proces kończy się przechowywaniem kopii przetworzonego wniosku oraz wygenerowanych dokumentów w odpowiednim miejscu w systemie zarządzania dokumentami. Dzięki temu, w przypadku potrzeby przyszłego dostępu czy weryfikacji, wszystkie informacje są łatwo dostępne.

Korzystanie z technologii RPA w obsłudze wniosków nie tylko przyspiesza cały proces, ale także minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, zapewniając jednocześnie wysoki standard obsługi dla wnioskodawców.

Funkcjonalności

• Automatyczne przyjmowanie wniosków przesłanych przez stronę internetową lub na dedykowaną skrzynkę pocztową.
• Używanie technologii OCR (rozpoznawanie tekstu) do analizy zawartości wniosku.
• Identyfikacja kluczowych danych i rodzaju wniosku (np. wydanie zaświadczenia, zezwolenie).
• Automatyczne przypisanie kategorii do wniosku. Przesyłanie wniosków do odpowiedniego działu lub systemu w celu dalszej obróbki.
• Przetwarzanie standardowych wniosków, które nie wymagają dodatkowej weryfikacji, i generowanie potrzebnych dokumentów (zaświadczenia, zezwolenia).
• Automatyczne wysyłanie gotowych dokumentów drogą elektroniczną, wykorzystując wcześniej zidentyfikowane dane kontaktowe wnioskodawcy.
• Generowanie informacji o płatności. Integracja z systemem płatności, umożliwiając wnioskodawcy dokonanie płatności online.
• Zapisywanie kopii przetworzonych wniosków i wygenerowanych dokumentów w systemie zarządzania dokumentami, umożliwiając łatwy dostęp i weryfikację w przyszłości.
• Redukcja ryzyka błędów ludzkich. Zapewnienie wysokiego standardu obsługi.
• Przyspieszenie całego procesu obsługi wniosków oraz zapewnienie wysokiego standardu obsługi.

Korzyści

• Technologia RPA pozwala na szybsze przetwarzanie wniosków, co przekłada się na wyższą efektywność pracy urzędów.
• Automatyzacja procesów minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, co prowadzi do zwiększenia dokładności i jakości przetwarzanych wniosków.
• Pracownicy urzędów mogą zostać zwolnieni z rutynowych i czasochłonnych zadań, dzięki czemu mogą skupić się na bardziej skomplikowanych i wymagających zadaniach.
• Dzięki szybszemu i bardziej precyzyjnemu przetwarzaniu wniosków, mieszkańcy otrzymują odpowiedzi i wymagane dokumenty w krótszym czasie, co przekłada się na wyższą satysfakcję.
• System automatycznie kategoryzuje i przekierowuje wnioski do odpowiednich działów, co przyspiesza proces decyzyjny.
• Technologia RPA ułatwia przechowywanie i dostęp do przetworzonych wniosków i wygenerowanych dokumentów, co jest szczególnie przydatne w przypadku potrzeby przyszłego dostępu czy weryfikacji.
• Umożliwia automatyczne generowanie informacji o płatnościach i integrację z systemami płatności online, co ułatwia proces dokonywania opłat przez wnioskodawców.
• Oszczędności wynikające z redukcji czasu pracy, mniejszej liczby błędów i efektywniejszego wykorzystania zasobów przekładają się na niższe koszty operacyjne.