Wirtualny Asystent G1ANT Generowanie raportów

Opis rozwiązania

Technologia wykorzystywana w Wirtualnym Asystencie G1ANT, dzięki swoim zaawansowanym zdolnościom automatyzacji, stanowi doskonałe narzędzie do generowania i wysyłania raportów w różnych instytucjach, w tym w jednostkach samorządu terytorialnego. Wyobraźmy sobie, że gmina chce monitorować i raportować kluczowe statystyki dotyczące swojego budżetu, liczby wniosków czy postępów w realizacji inwestycji.

W momencie, gdy konieczne jest utworzenie takiego raportu, bot RPA rozpoczyna działanie, przeszukując systemy informatyczne w poszukiwaniu odpowiednich danych. Przykładowo, aby zgromadzić informacje o budżecie gminy, system RPA może połączyć się z programem księgowym, aby pobrać dane dotyczące przychodów, wydatków czy zobowiązań. Dla statystyk związanych z liczbą wniosków, technologia ta może skanować systemy, w których przechowywane są wnioski od mieszkańców czy przedsiębiorców. W kontekście inwestycji, RPA może gromadzić informacje o etapie realizacji poszczególnych projektów, kosztach związanych z nimi czy przewidywanych terminach zakończenia.

Po zgromadzeniu wszystkich niezbędnych danych, bot RPA przystępuje do kompilacji informacji w strukturyzowany raport. Może to być dokument PDF, arkusz Excela czy inny wybrany format. W raporcie mogą znaleźć się wykresy, tabelki czy infografiki, które w przejrzysty sposób prezentują zgromadzone informacje.

Gdy raport jest gotowy, technologia RPA może automatycznie przesłać go do określonych odbiorców, takich jak władze gminy, radni czy interesariusze zewnętrzni. Może to odbyć się za pośrednictwem poczty elektronicznej, systemu do zarządzania dokumentami czy platformy do współpracy online.

W skrócie, wykorzystując technologię RPA do generowania raportów, gminy i inne instytucje mogą znacząco zwiększyć efektywność, dokładność oraz szybkość dostarczania kluczowych informacji, jednocześnie redukując ryzyko błędów ludzkich i obciążenia pracowników.

Funkcjonalności

• Przeszukiwanie systemów informatycznych w celu znalezienia i zgromadzenia odpowiednich danych.
• Może łączyć się z różnymi systemami, takimi jak programy księgowe czy systemy przechowujące wnioski.
• Zbieranie informacji dotyczących budżetu z programów księgowych (przychody, wydatki, zobowiązania).
• Gromadzenie danych dotyczących liczby wniosków od mieszkańców i przedsiębiorców.
• Zbieranie informacji o etapach realizacji inwestycji, związanych z nimi kosztach i przewidywanych terminach zakończenia.
• Tworzenie strukturyzowanych raportów z zebranych danych. Możliwość generowania raportów w różnych formatach, takich jak PDF czy Excel.
• Tworzenie wykresów, tabel i infografik, aby w sposób przejrzysty przedstawiać zgromadzone informacje.
• Możliwość automatycznego przesyłania gotowych raportów do określonych odbiorców. Wysyłka może odbyć się za pośrednictwem różnych kanałów, takich jak poczta elektroniczna czy platformy do współpracy online.
• Automatyzacja pozwala na zwiększenie efektywności, dokładności i szybkości dostarczania kluczowych informacji. Redukcja ryzyka błędów ludzkich i obciążenia pracowników.

Korzyści

• Automatyzacja procesów związanych z generowaniem raportów pozwala na szybsze i bardziej efektywne ich tworzenie.
• Zmniejszenie ryzyka błędów ludzkich, poprzez automatyczne zbieranie i przetwarzanie danych.
• Redukcja czasu, jaki pracownicy musieliby poświęcić na manualne zbieranie, analizę i raportowanie danych.
• Możliwość generowania bardziej zaawansowanych wizualizacji i analiz, co może prowadzić do lepszego zrozumienia przedstawianych danych.
• Automatyczne wysyłanie raportów do wyznaczonych odbiorców poprawia przepływ informacji i komunikację wewnątrz jednostki.
• Możliwość konfiguracji i dostosowania procesów oraz formatu raportów do specyficznych potrzeb i wymagań jednostki.
• Zbieranie i przetwarzanie danych z różnych systemów informatycznych w jednym, centralnym miejscu, co ułatwia ich analizę i raportowanie.
• Ułatwienie dostępu do kluczowych informacji dla różnych grup interesariuszy, takich jak władze gminy, radni czy interesariusze zewnętrzni, poprzez automatyczne wysyłanie raportów.
• Regularne i automatyczne generowanie raportów może przyczynić się do zwiększenia transparentności działań jednostki samorządowej.
• Oszczędności wynikające z redukcji czasu pracy ludzkiej oraz zwiększenia efektywności i dokładności procesów.