Wirtualny Asystent G1ANT e-Poczta

Opis rozwiązania

Rozwiązanie, o którym mówimy, to innowacyjny system oparty na sztucznej inteligencji, który jest w stanie automatycznie odpowiadać na e-maile, które są wysyłane do skrzynki urzędu. Ten zaawansowany robot pocztowy jest zintegrowany z systemem poczty elektronicznej urzędu, analizując i segregując przychodzące wiadomości według określonych kategorii.

Po otrzymaniu wiadomości, robot rozpoznaje zapytanie, np. dotyczące statusu sprawy, płatności lub innych zgłoszeń, a następnie loguje się do zintegrowanego systemu podatkowego. To umożliwia mu szybkie pobranie odpowiednich danych i informacji, które są następnie przekazywane do osoby wysyłającej zapytanie. Cały proces odbywa się automatycznie, bez potrzeby interwencji człowieka.

System ten nie tylko przyspiesza proces odpowiadania na zapytania, ale także zwiększa efektywność działania urzędu, pozwalając pracownikom skupić się na bardziej skomplikowanych zadaniach. Jest to również przyjazne dla klienta, ponieważ dostarcza szybkich i dokładnych informacji bezpośrednio do ich skrzynki odbiorczej.

Jednym z największych atutów tego rozwiązania jest to, że umożliwia załatwianie spraw za pomocą korespondencji e-mailowej. Dzięki temu klienci nie muszą odwiedzać urzędu osobiście lub dzwonić, aby uzyskać informacje, które potrzebują. Wszystko, czego potrzebują, to dostęp do internetu i adres e-mail, co czyni cały proces znacznie bardziej wygodnym i efektywnym.

Funkcjonalności

• Automatyczne odpowiadanie na e-maile: System jest w stanie automatycznie przetwarzać i odpowiadać na przychodzące e-maile, co przyspiesza proces komunikacji i minimalizuje potrzebę interwencji człowieka.
• Integracja z systemem poczty elektronicznej urzędu: Robot pocztowy jest zintegrowany z systemem poczty elektronicznej urzędu, co umożliwia mu analizę i segregację wiadomości według określonych kategorii.
• Rozpoznawanie zapytań: System jest w stanie rozpoznawać różne typy zapytań, takie jak pytania dotyczące statusu sprawy, płatności, zgłoszeń itp.
• Integracja z systemem podatkowym: Po rozpoznaniu zapytania, robot loguje się do zintegrowanego systemu podatkowego, co umożliwia mu szybkie pobranie odpowiednich danych i informacji.
• Automatyczne dostarczanie informacji: Po pobraniu odpowiednich danych, system automatycznie przekazuje informacje do osoby wysyłającej zapytanie, co zwiększa efektywność i dokładność procesu.
• Zwiększenie efektywności urzędu: Dzięki automatyzacji procesu odpowiadania na zapytania, pracownicy urzędu mogą skupić się na bardziej skomplikowanych zadaniach.
• Przyjazność dla klienta: System zapewnia szybkie i dokładne informacje bezpośrednio do skrzynki odbiorczej klienta, co czyni proces bardziej wygodnym i efektywnym dla użytkowników.
• Załatwianie spraw za pomocą e-maila: Dzięki temu rozwiązaniu, klienci nie muszą odwiedzać urzędu osobiście lub dzwonić, aby uzyskać potrzebne informacje. Wszystko, czego potrzebują, to dostęp do internetu i adres e-mail.

Korzyści

• Zwiększenie efektywności: Automatyzacja procesów, które wcześniej wymagały ręcznego zarządzania, pozwala pracownikom urzędu skoncentrować się na zadaniach o większym priorytecie. To przekłada się na lepsze wykorzystanie czasu pracy i zasobów.
• Poprawa jakości obsługi klienta: Dzięki szybkiemu i precyzyjnemu dostarczaniu informacji, klienci otrzymują lepszą obsługę. Automatyczne odpowiedzi są dostarczane szybciej, co skraca czas oczekiwania i zwiększa satysfakcję klienta.
• Zmniejszenie błędów: Sztuczna inteligencja minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, takich jak pomyłki czy opóźnienia w odpowiedzi na zapytania. System zapewnia bardziej precyzyjne i konsekwentne odpowiedzi.
• Zmniejszenie obciążenia pracowników: Dzięki automatyzacji procesów, pracownicy są mniej obciążeni rutynowymi zadaniami, co pozwala im skupić się na bardziej skomplikowanych i wymagających sprawach.
• Zmniejszenie kosztów operacyjnych: Pomimo początkowych kosztów implementacji, system ten może przynieść znaczne oszczędności w długim terminie, poprzez redukcję czasu pracy, zmniejszenie błędów i poprawę efektywności.
• Zwiększenie dostępności usług: Ponieważ system może działać 24/7, klienci mogą uzyskać potrzebne informacje w dowolnym momencie, co jest szczególnie ważne poza standardowymi godzinami pracy.
• Zwiększenie zdolności do przetwarzania danych: Sztuczna inteligencja może przetwarzać znacznie większą ilość danych niż człowiek, co pozwala na szybsze i efektywniejsze zarządzanie dużą ilością zapytań.
• Poprawa zarządzania danymi: AI może również analizować i segregować dane w celu dalszego ulepszania procesów i usług, dostarczając cennych informacji dla procesów decyzyjnych.