Wirtualny Asystent G1ANT Automatyczna segregacja skarg i wniosków

Opis rozwiązania

Technologia RPA (Robotic Process Automation) w połączeniu z zaawansowanymi algorytmami przetwarzania języka naturalnego (NLP), oferuje nowoczesne rozwiązanie w zakresie automatycznej segregacji skarg i wniosków mieszkańców, które napływają do różnych jednostek administracyjnych. W wielu instytucjach publicznych, gdzie liczba skarg i wniosków może być znacząca, ręczne przetwarzanie i kierowanie ich do odpowiednich działów stanowi duże wyzwanie i jest podatne na ludzkie błędy.

Kiedy skarga czy wniosek jest składany, na przykład przez formularz online lub pocztę elektroniczną, bot RPA zaczyna swoją pracę, skanując treść dokumentu w poszukiwaniu kluczowych słów i fraz. Dzięki technologii NLP, bot jest w stanie zrozumieć kontekst oraz główny temat skargi czy wniosku. Na przykład, jeśli treść dotyczy problemów z oświetleniem ulicznym, algorytm RPA może automatycznie przekierować ją do odpowiedniego działu zajmującego się infrastrukturą.

Po dokładnym zanalizowaniu i klasyfikowaniu treści, RPA przypisuje skargę czy wniosek odpowiedniemu działowi lub urzędnikowi, który jest odpowiedzialny za dany zakres kwestii. W zależności od konfiguracji systemu, bot może również wysłać automatyczne powiadomienie do odpowiedniego pracownika lub zespołu, informując o nowym zadaniu do rozpatrzenia.

Kluczem do skuteczności tego procesu jest nie tylko zdolność do szybkiego przetwarzania dużej ilości danych, ale także precyzyjność w interpretacji treści. Dzięki temu, technologia RPA eliminuje potrzebę manualnej analizy każdej skargi czy wniosku oddzielnie, co przyspiesza czas reakcji i zapewnia, że każda sprawa trafia do najbardziej odpowiedniego miejsca.

Automatyzacja segregacji skarg i wniosków mieszkańców poprzez technologię RPA przyczynia się do większej efektywności i precyzyjności w działaniu administracji, co z kolei prowadzi do lepszej komunikacji z mieszkańcami oraz szybszego rozwiązywania ich problemów i uwag.

Funkcjonalności

• Skanowanie i analizowanie zawartości skarg i wniosków w poszukiwaniu kluczowych słów i fraz.
• Zrozumienie kontekstu i głównego tematu skargi czy wniosku dzięki technologii NLP.
• Automatyczne przekierowywanie skarg i wniosków do odpowiednich działów lub urzędników.
• Wysyłanie automatycznych powiadomień do odpowiednich pracowników lub zespołów o nowych zadaniach do rozpatrzenia. Optymalizacja Procesów:
• Zwiększenie efektywności procesów administracyjnych przez redukcję czasu reakcji i błędów ludzkich.
• Zastosowanie algorytmów, które mogą dostosować się i uczyć na podstawie wcześniejszych interakcji, aby poprawić swoją precyzję i efektywność.
• Możliwość integracji z różnymi platformami i systemami używanymi w administracji, takimi jak systemy ticketowe czy e-mail.
• Funkcje zarządzania pozwalające monitorować i analizować efektywność procesów oraz dokonywać niezbędnych optymalizacji.
• Zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanych danych i informacji zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami.
• Możliwość dostosowywania konfiguracji i ustawień systemu zgodnie z indywidualnymi potrzebami i wymaganiami danej jednostki administracyjnej.

Korzyści

• Automatyzacja procesów przyspieszy przetwarzanie skarg i wniosków, umożliwiając szybsze reagowanie na potrzeby mieszkańców.
• Redukcja ryzyka błędów wynikających z manualnego przetwarzania dokumentów, co prowadzi do bardziej precyzyjnych i niezawodnych rezultatów.
• Zautomatyzowane systemy pozwolą pracownikom skupić się na bardziej skomplikowanych zadaniach, zamiast tracić czas na rutynowe czynności.
• System może poprawić komunikację między różnymi działami oraz pomiędzy administracją a mieszkańcami, ułatwiając wymianę informacji.
• Szybsza i bardziej precyzyjna odpowiedź na skargi i wnioski może prowadzić do zwiększenia zadowolenia i satysfakcji mieszkańców.
• System będzie mógł się uczyć i adaptować, co prowadzi do ciągłego ulepszania i optymalizacji procesów.
• System będzie dostępny całą dobę, co umożliwi mieszkańcom składanie skarg i wniosków w dowolnym momencie.
• System może oferować narzędzia analityczne, które pomogą w monitorowaniu i analizie wydajności oraz identyfikacji obszarów do poprawy.
• Wprowadzenie zaawansowanych technologii może pomóc w ochronie danych osobowych i informacji poufnych.
• Możliwość łatwej integracji z istniejącymi systemami i aplikacjami używanymi przez administrację, co umożliwi płynną wymianę danych i informacji.