Wirtualny Asystent G1ANT Aktualizacja baz danych

Opis rozwiązania

Technologia RPA, dzięki swoim zdolnościom automatyzacji, może znacząco usprawnić procesy związane z aktualizacją baz danych w różnych instytucjach. Weźmy na przykład bazę danych mieszkańców: Gdy nowe dokumenty napływają, na przykład zgłoszenia zmiany adresu zamieszkania czy informacje o nowo urodzonym obywatelu, system RPA wchodzi w interakcję z tymi dokumentami.

Działając w oparciu o technologie rozpoznawania tekstu (OCR), RPA jest w stanie odczytać i zinterpretować informacje zawarte w napływających dokumentach. Po identyfikacji kluczowych danych, takich jak imię, nazwisko, adres czy data urodzenia, technologia RPA automatycznie dokonuje porównania tych danych z tymi, które są już przechowywane w bazie. Jeśli system wykryje różnice, takie jak nowy adres zamieszkania, automatycznie dokonuje aktualizacji odpowiednich pól w bazie danych, zapewniając, że informacje są zawsze aktualne.

W przypadku zupełnie nowych wpisów, jak informacje o nowo urodzonym dziecku, technologia RPA jest w stanie stworzyć nowy rekord w bazie danych, wprowadzając wszystkie niezbędne informacje. To samo dotyczy sytuacji, gdy otrzymane dokumenty wskazują na konieczność usunięcia czy zmodyfikowania istniejącego rekordu, na przykład w przypadku śmierci mieszkańca.

Cały proces jest realizowany w sposób automatyczny, co eliminuje konieczność ręcznej interwencji ze strony pracowników i zwiększa dokładność oraz spójność danych. Dodatkowo, dzięki możliwościom technologii RPA, baza danych może być nieustannie monitorowana w poszukiwaniu potencjalnych nieścisłości czy błędów, co dodatkowo zwiększa jej wiarygodność i jakość przechowywanych danych.

Funkcjonalności

• Produkt automatycznie aktualizuje bazy danych, na przykład bazy danych mieszkańców, eliminując potrzebę ręcznej interwencji.
• Automatyzacja wchodzi w interakcję z nowo napływającymi dokumentami, takimi jak zgłoszenia zmiany adresu czy informacje o nowo urodzonych obywatelach.
• Produkt wykorzystuje technologie rozpoznawania tekstu do odczytywania i interpretowania informacji zawartych w dokumentach.
• System identyfikuje kluczowe dane, takie jak imię, nazwisko, adres czy data urodzenia, a następnie automatycznie porównuje je z informacjami już przechowywanymi w bazie danych.
• W przypadku nowych wpisów, system jest w stanie automatycznie stworzyć nowy rekord w bazie danych. Może również modyfikować lub usuwać istniejące rekordy, na przykład w przypadku śmierci mieszkańca.
• Automatyzacja nieustannie monitoruje bazy danych w poszukiwaniu potencjalnych nieścisłości czy błędów, zwiększając wiarygodność i jakość przechowywanych danych.
• Dzięki automatyzacji, produkt zwiększa dokładność i spójność danych, redukując prawdopodobieństwo błędów wynikających z ręcznej interwencji.
• Eliminując konieczność ręcznej interwencji, technologia RPA znacząco usprawnia procesy, redukując obciążenie pracowników instytucji.

Korzyści

• Automatyzacja procesów związanych z aktualizacją baz danych pozwala na przyspieszenie wielu operacji i sprawia, że przebiegają one bardziej płynnie i efektywnie.
• Dzięki automatyzacji zredukowane zostaną błędy spowodowane czynnikiem ludzkim, co przekłada się na wyższą jakość danych przechowywanych w bazach.
• Zmniejszenie potrzeby ręcznej interwencji pracowników pozwoli im skupić się na bardziej strategicznych i wymagających zadaniach.
• Systematyczne i automatyczne aktualizowanie rekordów zapewni większą dokładność i aktualność przechowywanych danych.
• Regularne monitorowanie i automatyczne wykrywanie nieścisłości w danych zwiększają ich wiarygodność i jakość.
• Automatyzacja umożliwia łatwe skalowanie rozwiązań i dostosowywanie ich do zmieniających się potrzeb i wymagań samorządu.
• W przypadku zmian w prawie czy procedurach, technologia RPA pozwala na szybkie wprowadzenie niezbędnych modyfikacji w procesach.
• Automatyzacja może przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa danych, minimalizując ryzyko błędów czy nieautoryzowanego dostępu.
• Dzięki szybszej i bardziej efektywnej aktualizacji danych, mieszkańcy mogą otrzymywać usługi i informacje szybciej i w bardziej precyzyjny sposób.
• Wdrażanie nowoczesnych technologii, takich jak RPA, przyczynia się do budowania wizerunku samorządu jako innowacyjnej i nowoczesnej instytucji.