System Obsługi Wniosków Administracyjnych (SOWA)

Opis rozwiązania

System Obsługi Wniosków Administracyjnych (SOWA) ma na celu usprawnienie procesu przepływu dokumentów oraz wymiany informacji w urzędach administracji publicznej. Dużą zaletą systemu jest możliwość jego zastosowania zarówno jako system obsługujący wewnętrzny obieg pisma w danej jednostce organizacyjnej, jak i system dziedzinowy, dedykowany dla prowadzenia konkretnych spraw w Wydziałach, jak również wszelkiego rodzaju ewidencji.
- Integruje się z Systemami Obiegu Dokumentów.
- Wspomaga prace merytoryczne w sposób dostosowany do specyfiki poszczególnych wydziałów i referatów.
- Ułatwia i przyspiesza proces wydawania decyzji.
- Pozwala na bieżąco monitorować postęp załatwiania spraw.
- Zapewnia możliwość integracji z innymi systemami i e-usługami.
- Obsługuje lokalizowanie spraw na mapie miasta, pozwala wiązać je z geometriami obiektów, których dotyczą.
- Wizualizuje prowadzone sprawy na mapie.
- Archiwizuje i udostępnia dokumenty w postaci cyfrowej.

Podstawowym zadaniem systemu jest wsparcie użytkowników w prowadzeniu postępowań administracyjnych, począwszy od złożenia wniosku, aż po wydanie decyzji. Dzięki odpowiedniej architekturze oraz przejrzystemu i logicznemu interfejsowi użytkownika w łatwy sposób możliwe jest również sprawdzenie aktualnego stanu postępowania oraz jego pełnej historii.

W wersji podstawowej system składa się z następujących funkcjonalności i narzędzi:
- Pismo – rejestracja wniosków wpływających oraz wychodzących z urzędu, jak również korespondencja wewnętrzna jednostek. W przypadku integracji z zewnętrznym systemem obiegu dokumentów dane podstawowe zostają pobrane automatycznie.
- Sprawa – zakładana na podstawie pisma, nadawany numer zgodny z JRWA.
- Wyszukiwarka – pozwala wyszukiwać konkretne sprawy/pisma po atrybutach.
- Terminowość obsługi – mechanizm wspierania użytkowników oraz kierowników w kontroli terminów załatwienia spraw.
- Powiązanie z przestrzenią – możliwość określenia lokalizacji danego postępowania poprzez przypisanie obiektu typu działka, budynek lub lokal.
- Słownik osób i instytucji – umożliwia prowadzenie jednolitego słownika osób oraz instytucji, które zostały zarejestrowane w aplikacji w toku procedowanych postępowań oraz gromadzenie informacji o podmiotach pełniących specyficzne role w ramach postępowań (np.: architekt, projektant, geolog, geodeta, itp.).
- Edytor szablonów – pozwala na tworzenie szablonów dokumentów, które są często używane np. decyzje, wezwania do uzupełnienie wniosku, zawiadomienia o rozpoczęciu postepowania, zwrotki, koperty. Aplikacja automatycznie uzupełnia dane na wydrukach.
- Zastępstwa – funkcjonalność pozwala użytkownikowi na wyznaczenie zastępstwa przed pójściem na urlop lub w przypadku innej nieobecności.
- Raporty – umożliwia generowanie zestawień rocznych, kwartalnych, dla GUS itp.

WERSJA ROZSZERZONA SYSTEMU SOWA – posiada funkcjonalność podstawową aplikacji SOWA z elementami dedykowanymi poszczególnym wydziałom.

Architektura – w ramach modułu aplikacja pozwala na prowadzenie specyficznych postępowań (Pozwolenie na budowę/rozbiórkę; Ustalenie lokalizacji inwestycji celu publicznego; Ustalenie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu)
Dla Architektury został przygotowany zestaw specyficznych raportów, które są uzupełniane danymi z postępowań np.: B-05, B-06, GUNB-3, Rejestr decyzji/ wniosków LICP, Rejestr decyzji/ wniosków WZ, Rejestr decyzji wniosków o pozwolenia na budowę i rozbiórkę.
Dodatkową funkcjonalnością Modułu Architektura jest możliwość sprawdzenia, czy dana działka znajduje się w Miejscowych Planach Zagospodarowania Przestrzennego.

Geodezja – specyficzne postępowania prowadzone w ramach modułu to: Rozgraniczenia nieruchomości; Podział nieruchomości; Numeracja porządkowa; Ewidencja Gruntów i Budynków; Zmiany.

Gospodarka Nieruchomościami – moduł pozwala na tworzenie oraz prowadzenie rejestrów związanych z zarządzaniem i obrotem nieruchomościami. Dodatek pozwala na prowadzenie następujących rejestrów:
- lokale, nieruchomości zabudowane,
- nieruchomości niezabudowane,
- garaże dla których rejestrowany jest fakt sprzedaży nieruchomości oraz rejestr przekształceń Prawa Użytkowania Wieczystego na Prawo Własności.
W module istnieje zintegrowany kalkulator cen sprzedaży lokali. Moduł posiada mechanizm automatycznego wykrywania wtórnego obrotu nieruchomościami, na które udzielona została bonifikata.

Środowisko – w ramach tego moduły istnieje możliwość tworzenia kart Publicznie Dostępnego Wykazu Decyzji o Środowisku dla prowadzonych spraw, które następnie są publikowane w serwisach www. Moduł pozwala na prowadzenie postępowań środowiskowych takich jak:
- Naliczanie opłat za wycinkę drzew i krzewów.
- Decyzje środowiskowe.
- Pozwolenia wodnoprawne.
- Rejestr zwierząt i roślin egzotycznych.

Ewidencja Miejscowości Ulic i Adresów – jest narzędziem służącym do prowadzenia bazy punktów adresowych, ewidencji ulic oraz miejscowości, zgodnie w wymogami Rozporządzenia w sprawie ewidencji miejscowości ulic i adresów.

Funkcjonalności

• Integruje się z Systemami Obiegu Dokumentów
• Wspomaga prace merytoryczne w sposób dostosowany do specyfiki poszczególnych wydziałów i referatów.
• Ułatwia i przyspiesza proces wydawania decyzji.
• Pozwala na bieżąco monitorować postęp załatwiania spraw.
• Zapewnia możliwość integracji z innymi systemami i e-usługami.
• Obsługuje lokalizowanie spraw na mapie miasta, pozwala wiązać je z geometriami obiektów, których dotyczą.
• Wizualizuje prowadzone sprawy na mapie.
• Archiwizuje i udostępnia dokumenty w postaci cyfrowej.

Korzyści

• Wspomaga prace merytoryczne w sposób dostosowany do specyfiki poszczególnych wydziałów i referatów.
• Ułatwia i przyspiesza proces wydawania decyzji.
• Zapewnia możliwość integracji z innymi systemami i e-usługami.