System Koordynacji Promocji

Opis rozwiązania

System Koordynacji Promocji wspiera zarządzanie marką miasta bądź regionu poprzez automatyzację szeregu zadań, z jakimi na co dzień mierzą się JST. Wyposażony jest w kilkanaście niezależnych od siebie modułów, które można dopasowywać w zależności od potrzeb danego podmiotu.

Podstawową funkcjonalnością systemu jest kompleksowa obsługa elektronicznych kart projektowych, która stanowi kluczowe ułatwienie w raportowaniu i nadzorze nad różnymi działaniami promocyjnymi. Przejrzenie i ocena setek pomysłów to żmudny i długotrwały proces. Aby go usprawnić, w naszym produkcie zawarliśmy moduł, który wspiera administratora w tej czynności. Bazując na predefiniowanych kryteriach ewaluacji, automatycznie wylicza ocenę projektu i odpowiednio go kategoryzuje.

Rozporządzanie licznymi nośnikami reklamowymi potrafi przysporzyć problemów. Jednak dzięki wykorzystaniu rozwiązań informatycznych można uprościć ten proces. System Koordynacji Promocji posiada wbudowany moduł ewidencji i zarządzania elementami wystawienniczymi połączony z systemem ich rezerwacji. Jest on przydatnym narzędziem także w przypadku corocznej inwentaryzacji stanów magazynowych.

Utrzymanie spójnego wizerunku marki wymaga skutecznej kontroli i rygorystycznego przestrzegania zasad określonych w regulacjach dotyczących identyfikacji wizualnej marki terytorialnej. Wychodząc naprzeciw tym wymaganiom, wyposażyliśmy SKP w moduł zarządzania procesem akceptacji materiałów graficznych, przyporządkowanych do poszczególnych kart projektowych.

Zapewnienie realizacji celów w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, to nie lada wyzwanie dla JST. Jeden z modułów, dostępny w Systemie Koordynacji Promocji, jest elektronicznym odwzorowaniem procedur stosowanych podczas nadzorowania poszczególnych procesów. Bieżące monitorowanie ryzyka, stopień zaawansowania projektów czy oświadczenia o stanie kontroli zarządczej – to tylko część działań, które można wykonywać przy pomocy naszego produktu. Wszelkie informacje gromadzone są w jednym miejscu, wobec tego administratorzy nie muszą tracić czasu na żmudne przeszukiwanie stosów dokumentów.

Olbrzymi zbiór danych wymaga narzędzi, dzięki którym ich analiza będzie szybka i łatwa do zrozumienia. Istotnym elementem SKP jest również moduł raportowania, który został zaprojektowany tak, aby umożliwić generowanie złożonych, ale przejrzystych zestawień za pomocą kilku kliknięć. Tworzenie wykazów polega na wybieraniu zmiennych na osi rzędnych lub odciętych i dobieraniu do tego wartości, które mają się pojawić wewnątrz raportu.

Wdrożenie Systemu Koordynacji Promocji rozpoczyna się od analizy procesów zachodzących w JST. Konieczne jest zbadanie otoczenia i wzięcie pod uwagę wszystkich interesariuszy – wewnętrznych i zewnętrznych. Proces polega na dostosowaniu przepływu informacji w aplikacji do tych procedur, które istnieją w świecie rzeczywistym. Końcowy etap to proces szkoleń i późniejsze monitorowanie pracy systemu, połączone ze wsparciem merytorycznym. Działania implementacyjne angażują pracowników na każdym etapie, dzięki czemu jego przebieg jest skuteczniejszy.

Funkcjonalności

• Elektroniczna obsługa kart projektowych promocyjnych
• Automatyczna ocena poszczególnych projektów według kryteriów zdefiniowanych przez administratora
• Zarządzanie nośnikami reklamowymi – ewidencja oraz system zamówień, automatycznie generujący protokoły wypożyczenia i zwrotu
• Szybka i łatwa analiza danych,
• Tworzenie złożonych i przejrzystych zestawień za pomocą kilku kliknięć
• Obsługa procesu przyznawania patronatów honorowych
• Akceptacja materiałów graficznych oraz zarządzanie wizerunkiem marki terytorialnej
• Wirtualizacja procedur, instrukcji i zasad kontroli zarządczej, panujących w danej JST

Korzyści

• Skupianie w jednym miejscu informacji na temat działalności mogącej mieć znaczenie promocyjne
• Wprowadzanie elementów długofalowego planowania i raportowania aktywności
• Zwiększanie efektywności i podnoszenie standardów prowadzonych działań
• Wzrost efektywności wydatkowania środków budżetowych dzięki możliwości prowadzenia analiz finansowych
• Maksymalizacja zysków wynikających z działań promocyjnych i budowanie efektywnych kanałów komunikacyjnych
• Uspójnienie myślenia na temat samorządu jako marki, na którą pracuje wiele jednostek.