RADA365 - System głosowania i obsługi rady

Opis rozwiązania

Rada 365 to narzędzie, dzięki któremu przeprowadzisz posiedzenie rady gminy, miasta, powiatu, województwa lub innego podmiotu w formie elektronicznej. Integracja z naszą platformą SKYCMS i usługą transmisji audio-video umożliwi Ci transmisję posiedzenia na stronie www lub BIP lub odtworzenie nagrań archiwalnych z zapisem transmitowanych posiedzeń.

CO ZYSKASZ DZIĘKI SYSTEMOWI RADA365?
Biuro rady otrzyma raport z materiałami dotyczącymi posiedzenia - gdy zdefiniujesz porządek obrad i przygotujesz projekty uchwał oraz inne załączniki, system automatycznie powiadomi radnych o posiedzeniu za pomocą wiadomości e-mail i SMS. Radni otrzymają informację o terminie spotkania i zapoznają się z wysłanymi do nich materiałami, a biuro rady otrzyma potwierdzenie o odebraniu materiałów przez radnego.

Skrócisz czas potrzebny na przygotowanie materiałów do sesji - integracja z BIP usprawni przygotowywanie dokumentów, np. projektów uchwał i zarządzeń i wysyłanie ich do radnych. Zyskasz więcej czasu na realizację innych zadań i skupisz się na rozwiązywaniu problemów mieszkańców.

Szybko opublikujesz uchwały podjęte przez radę i wyniki głosowań.
Integracja systemu RADA365 z BIP umożliwia natychmiastową publikację materiałów przed i po sesji, w tym porządek obrad, wyniki głosowań imiennych oraz protokół z obrad. Porządek obrad zawiera aktywne odnośniki prowadzące do poszczególnych punktów na nagraniu, dzięki temu w łatwy sposób dotrzesz do fragmentu nagrania, w którym omawiany jest wybrany punkt.

Wszystkie działania w czasie obrad wykonasz w jednym systemie.
RADA365 zintegrowana z usługą transmisji pozwoli Ci w pełni skupić się nad przebiegiem sesji. Możesz zajmować się wyłącznie dyskusją nad projektami uchwał oraz głosowaniem nad ich przyjęciem lub odrzuceniem.

Oszczędności wynikające z wdrożenia systemu do głosowania i obsługi rady (RADA365) to:

1. Oszczędność czasu:

Tradycyjne sposoby głosowania na posiedzeniach rady wymagają znacznej ilości czasu i pracy administracyjnej. Nasze narzędzie umożliwia głosowanie zdalne, co eliminuje konieczność spotkań na żywo i przyspiesza proces podejmowania decyzji.


System umożliwia automatyczne generowanie protokołów wraz z publikacją wyników imiennych głosowań. Dzięki temu nie ma potrzeby opisywania wyników głosowania.
System pozwala na przesłanie wszystkich materiałów do radnych jednocześnie, bez konieczności adresowania i pakowania materiałów indywidualnie dla każdego radnego.
Urząd nie musi poświęcać czasu na potwierdzenie, czy radni otrzymali wszystkie informacje z posiedzenia, ponieważ system automatycznie monitoruje, czy materiały zostały odebrane.
W przypadku konieczności zmiany terminu sesji, urząd ponosi dodatkowe koszty związane z organizacją nowego spotkania. Dzięki RADA365 te koszty są eliminowane

2. Oszczędność miejsca:

Tradycyjnie wymaga się przechowywania papierowych dokumentów, takich jak protokoły posiedzeń, w fizycznych archiwach. RADA365 pozwala na przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej, co ogranicza potrzebę zajmowania przestrzeni fizycznej przez dokumenty. Zarządzanie dokumentacją staje się łatwiejsze.

3. Oszczędność papieru:

Tradycyjne metody wymagają wydruku materiałów do głosowania, takich jak projekty uchwał, wersje robocze itp. Nasze narzędzie umożliwia przesyłanie i przetwarzanie tych dokumentów w formie elektronicznej, co zmniejsza potrzebę wydruku. Nie ma konieczności wysyłania poczty w formie tradycjnej - przesylki polecone.

4. Rozwiązanie chmurowe pozwala na oszczędność kosztów, które związane są z rozbudową i utrzymaniem własnej infrastruktury serwerowej. Dzięki wykorzystaniu infrastruktury chmurowej, gmina nie musi inwestować w kosztowne urządzenia, a także nie ponosi kosztów związanych z ich utrzymaniem. Ponadto, korzystanie z rozwiązania chmurowego pozwala na automatyzację procesów związanych z tworzeniem i przechowywaniem kopii bezpieczeństwa oraz aktualizacji zabezpieczeń.

Utrzymanie systemu RADA365 - 300zl brutto miesięcznie

W cenie zapewniamy:

- hosting
( szacunkowy koszt zakupu hostingu we własnym zakresie - 205 zl brutto miesięcznie )

- testy penetracyjne
( szacunkowy koszt przeprowadzenia przynajmniej raz w roku testów penetracyjnych we własnym zakresie - 18.450 zl brutto

- wsparcie ( aktualizacje zabezpieczeń )
( szacunkowy koszt otrzymania wsparcia we własnym zakresie - 307 zl brutto miesięcznie)

- rozwój - zapewnienie zgodności z najnowszymi wersjami systemów android i IOS lub systemów operacyjnych lub przeglądarek internetowych (prace aktualizacyjne minimum 36h rocznie) - ( szacunkowy koszt zapewnienia zgodności we własnym zakresie - 922 zł brutto

- Całkowite koszty utrzymania we własnym zakresie: 1434zl brutto miesięcznie ( 17.208 zl rocznie ) + 18.450zl brutto za testy penetracyjne
Razem: 35.658 zl brutto rocznie

- Całkowite koszty utrzymania w Netkoncept: 3.600 zl brutto rocznie

- Roczna oszczędność: 32.058 zl


Czas wdrożenia Rady 365 - 1 dzień

Funkcjonalności

• Możliwość głosowania online - Wszystkie głosowania możesz przeprowadzić online z poziomu tabletu, smartfona i laptopa z dostępem do Internetu.
• Możliwość przeprowadzenia głosowań tajnych - System umożliwia przeprowadzanie głosowań tajnych w sposób gwarantujący anonimowość. Głosowania specjalne umożliwiają samodzielne definiowanie wariantów odpowiedzi, co umożliwia przeprowadzanie głosowań o różne
• Możliwość składania interpelacji i zapytań drogą elektroniczną - Radni składają interpelacje wewnątrz systemu w formie elektronicznej, a Przewodniczący automatycznie otrzymuje powiadomienie o tym fakcie.
• Komunikacja z radnymi - Z pomocą systemu RADA365 szybko skontaktujesz się z wszystkimi członkami rady. Dostarczysz im niezbędne dokumenty przed posiedzeniem, wyślesz wiadomości wewnątrz systemu oraz powiadomienia e-mail i SMS. Dzięki temu do komunikacji z 
• Dostęp na wszystkich urządzeniach mobilnych - RADA365 działa na smartfonach, tabletach i laptopach bez konieczności instalowania specjalnej aplikacji. Możesz korzystać z dowolnego sprzętu i systemu operacyjnego. Do głosowania online i używania innych funk
• Sesje zdalne - Zyskasz własne narzędzie do zdalnego prowadzenia obrad. System wideokonferencji dostępny w RADA 365 umożliwia przeprowadzenie obrad zdalnie bez konieczności spotkania na sali obrad.
• Transmisja online - Spełnisz wymóg ustawowy dotyczący transmitowania posiedzeń w czasie rzeczywistym. Transmisja będzie dostępna przez cały czas trwania obrad, będzie wyświetlać aktualny punkt posiedzenia oraz wyniki głosowań. Przekaz za pomocą transmisji
• Transkrypcja - Przepisy Ustawy o Dostępności Cyfrowej dotyczące transmisji posiedzeń jednostek samorządowych jasno wskazują, że wszystkie transmisje umieszczane w BIP lub na stronie internetowej jednostki, muszą być uzupełnione o napisy dla osób nie 

Korzyści

• Skrócenie czasu potrzebnego na przygotowanie materiałów do sesji Radni błyskawicznie otrzymają materiały w formie elektronicznej oraz powiadomienia o terminie posiedzenia poprzez e-mail lub sms.
• Szybkie publikowanie uchwał oraz wyników głosowań Integracja systemu RADA365 z BIP umożliwia natychmiastową publikację materiałów po sesji, w tym porządek obrad, wyniki głosowań imiennych oraz protokół z obrad.
• Głosowanie z każdego urządzenia Wszystkie głosowania możesz przeprowadzić online z poziomu tabletu, smartfonu i laptopa. Wyniki opublikujesz od razu po zakończeniu głosowania i automatycznie zostaną dodane do protokołu z posiedzenia. Radni będą głosować z
• Wsparcie techniczne i merytoryczne Przez cały okres trwania umowy, zyskujesz wsparcie techniczne i merytoryczne. To opcja dzięki, której możesz kontaktować się z nami w razie problemów lub potrzeb Twojego urzędu.