Generator eNGO

Opis rozwiązania

Realizacja zadań publicznych przez organizacje pozarządowe na zlecenie samorządów jest obecnie standardowym elementem krajobrazu aktywności społecznej w Polsce. Proces zlecania w oparciu o Ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie nie jest dla wielu organizacji procesem prostym, nakłada również szereg obowiązków na jednostki samorządu terytorialnego. Nasze narzędzie usprawnia zlecanie zadań publicznych i obsługę całego procesu z tym związanego.
Generator eNGO to aplikacja internetowa (engo.org.pl) służąca do obsługi całości działań związanych z kontraktacją usług publicznych tj. generator ofert i sprawozdań, obsługa administracyjna konkursów (ogłaszanie konkursów, ocena ofert, korekty ofert, podpisywanie umów, itd.) oraz panel zarzadzania całym systemem. Aplikacja umożliwia zarówno procedowanie zadań w ramach Ustawy o pożytku, sporcie oraz zdrowiu publicznym, jak i innych własnych trybach (np. konkursy na ochronę zabytków, FIO). W znaczący sposób ułatwia i przyspiesza pracę zarówno dla pracowników JST jak i NGO. Z naszej aplikacji korzysta obecnie ponad 70 JST w całej Polsce, od samorządów szczebla wojewódzkiego i dużych miast po małe miejscowości.

eNGO - dane o naszej aplikacji:
- Jest sprawdzona: Uruchomiona w 2015 roku, obsługujemy już ponad 70 JST w Polsce (z czego większość na południu kraju), a w ramach aplikacji eNGO ogłoszono ponad 3000 konkursów, złożono już ponad 38 500 ofert, na kwotę 1 mld 400 mln zł (wartość zawnioskowana) i przyznano łącznie ponad 670 mln zł dotacji;
- Jest bezpieczna: Zapewniamy szyfrowanie całej komunikacji pomiędzy użytkownikiem a serwerem Wykonawcy (zgodnie z rozporządz. RODO), transmisja danych odbywa się z wykorzystaniem SSL (SSL jest protokołem sieciowym używanym do bezpiecznych połączeń internetowych. Certyfikat SSL zapewnia poufność transmisji danych przesyłanych przez Internet). Serwery, z których korzystamy znajdują się tylko i wyłącznie w Polsce.
- Jest Nasza: Jesteśmy wykonawcami narzędzia i wyłącznym posiadaczem praw do niego. Stworzyliśmy aplikację w oparciu o wolne oprogramowanie (PHP, PostgreSQL, MySQL, inne) i nie zawiera ono żadnych elementów własnościowych firm trzecich.
- Jest indywidualizowana pod każdego klienta: Oprogramowanie korzysta z indywidualnej bazy danych przeznaczonej tylko dla podmiotu zlecającego (każdy JST osobno). Umożliwia to uzyskanie, w dowolnym momencie, kopii bazy danych wraz z wszystkim danymi na życzenie podmiotu zlecającego. Ponadto aplikacja instalowana jest w indywidualnej subdomenie ustalonej z zamawiającym. Na życzenie klienta, indywidualizujemy funkcjonalności aplikacji.

Największe zalety eNGO:
- Wyeliminowanie błędów: Wyeliminowanie najczęściej popełnianych błędów z ofert i sprawozdań (rachunkowych, związanych z harmonogramem oraz kompletności wypełnienia wszystkich pól i dołączania załączników).
- Pełna cyfryzacja: Możliwość pełnej cyfryzacji procedur opiniowania i wyboru ofert do realizacji (łącznie z obsługą komisji). Brak konieczności wydruku ofert w przypadku wykorzystywania profilu zaufanego w ePUAP. Automatyczne generowanie i wypełnianie dokumentów związanych z procesem obsługi ofert i kontraktacji (karty ocen, umowy, zestawienia w Excel).
- Efektywna komunikacja: Ułatwienia związane z komunikacją pomiędzy pracownikami JST i NGO. Informacje systemowe generowane i wysyłane automatycznie przez aplikację.
- Sprawne zarządzanie konkursem: Łatwe i szybkie organizowanie konkursu i jego zasad. Możliwość ustawienia automatycznej daty publikacji konkursu z terminem „do przodu" (np. w sytuacji wyjazdu/urlopu).
- Łatwość tworzenia ofert i sprawozdań, i ich przejrzystość: Możliwość pracy kilku osób w tym samym czasie nad tą samą ofertą/sprawozdaniem (po stronie NGO). Zaczytywanie danych z aktualnej wersji oferty do sprawozdania. Dostęp organizacji do filmów instruktażowych (w serwisie YouTube). Czytelność składanych ofert i sprawozdań – ujednolicony wygląd i format. Pogrupowanie wydatków w sprawozdaniach według numerów pozycji kosztorysów ułatwia ich sprawdzanie.
- Dostosowywanie do zmian prawnych: Systematyczna aktualizacja systemu jego dostosowanie do zmian legislacyjnych.
- Łatwy dostęp z dowolnego miejsca: eNGO umożliwia dostęp do konta z dowolnego komputera z dostępem do Internetu. Wszystkie wersje ofert i sprawozdań przechowywane są na serwerach - dostęp w dowolnym momencie.
- Możliwość procedowania konkursów także w ramach innych Ustaw i własnych procedur: np. Ustawy o sporcie oraz Ustawy o zdrowiu publ., a także stos. innych indywidualnych wzorów ofert i sprawozdań (np. inicjatywy lokalne, konkursy na ochronę zabytków, itp.)
- Profesjonalne wsparcie techniczne i merytoryczne: Nasi specjaliści zapewniają wsparcie techniczne i merytoryczne związane z korzystaniem z systemu, zarówno dla pracowników JST i NGO (tel. i @).
- integracja z EZD PUW: na życzenie klienta istnieje możliwość zintegrowania aplikacji z krajowym syst. elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD PUW.

Funkcjonalności

• nowoczesna e-usługa umożliwia daleko idącą cyfryzację procesów zlecania zadań, ich usprawnienie i przyspieszenie
• eliminacja najczęściej popełnianych błędów - składane oferty i sprawozdania są kompletne i wolne od błędów formalnych
• duże możliwości indywidualizacji systemu pod konkretne potrzeby JST, w tym obsługę w ramach innych procedur (Ustawa o zdrowiu publiczny, Ustawa o sporcie, FIO, ochrona zabytków, inne)
• możliwość integracji z krajowym systemem elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD PUW.
• Ułatwienia związane z komunikacją pomiędzy pracownikami JST i NGO. Informacje systemowe generowane i wysyłane automatycznie przez aplikację.
• Systematyczna aktualizacja pracy systemu i jego dostosowanie do zmian legislacyjnych (procedury, wzory formularzy ofertowych, itd.).
• Profesjonalne wsparcie techniczne i merytoryczne dla JST i NGO

Korzyści

• Automatyzacja i przyspieszenie całego procesu organizacji i obsługi procedur konkursowych i pozakonkursowych (OKO i tryb 19a)
• Mniej błędnych ofert i sprawozdań = mniej sprawdzania i szybsza obsługa - system eliminuje najczęściej popełniane błędy (rachunkowe, związane z harmonogramem oraz kompletność wypełnienia wszystkich pól i dołączania załączników)
• Możliwość oceniania i podglądu ofert w systemie przez członków komisji oceniających w sposób zdalny (np. z domu)
• Lepsza kontrola nad prawidłowością realizacji i sprawozdawania się z zadań przez NGO
• Możliwość generowania różnorodnych statystyk dot. prowadzonych procedur
• Automatyczne generowanie i wypełnianie dokumentów związanych z procesem obsługi ofert i kontraktacji (karty ocen, umowy, zestawienia w Excel).
• Brak konieczności posiadania jakiejkolwiek dodatkowej infrastruktury informatycznej