Fortask

Opis rozwiązania

Aplikacja pozwala zlecać i monitorować zadania pracownikom w intuicyjny sposób. Pomaga w codziennej pracy na kilka sposobów na różnych szczeblach organizacji.

Powtarzalne procesy pomiędzy referatami: jak rozliczenie pomiędzy sesjami rady miejskiej - zadanie realizowane każdorazowo przez kierowników wszystkich referatów. We wdrażanej placówce do tej pory działanie było realizowane mailowo. Pracownik koordynujący zebranie odpowiedzi każdorazowo weryfikował pocztę, często robił własną notatkę - listę odznaczając od kogo już otrzymano informację. Po wdrożeniu rozwiązania wystarczy dodać zadanie (z gotowym już opisem), wyznaczyć termin i poczekać na informację zwrotną.
Przełożony pracownika ma pełen wgląd i dostęp do zadania.

Wnioski urlopowe: każdy z referatów ma swoją ścieżkę akceptacji: Kierownik - odpowiedni burmistrz - pracownicy z Referatu organizacyjnego wprowadzający informację do programu kadrowego. Za pomocą szablonów pracownik ma możliwość dodać wniosek, który automatycznie przypisuje się do odpowiedniej grupy Kierowników i odpowiedniego Burmistrza.

Kalendarz nieobecności: Dzięki cyfrowym wnioskom zebranym w jednym miejscu zarówno kierownicy referatów jak i Burmistrzowie mogą mieć przekrojowy wgląd w nieobecności, ich terminy. Nie tylko te, które są złożone i oczekują akceptacji, ale także na te, które zostały już zaakceptowane lub odrzucone.

Zadanie budowane w czasie jego realizacji: Wiele zadań realizowanych jest na bieżąco i z różnych przyczyn nie może być planowane daleko w przód. Właśnie dlatego nasza aplikacja pozwala na bieżące prowadzenie zadań, modyfikowanie praktycznie każdego jego elementu, ustawianie niezależnych terminów, przypomnień, etykiet i wykonawców. W momencie, kiedy wywoływana jest grupa Pracowników danego referatu Kierownik (i zastępca) mogą otrzymywać stosowne powiadomienie i przypisać konkretnego pracownika ze swojej grupy do takiego zadania. W ten sposób nie ma znaczenia rozmiar i skala wyzwania z jakimi mierzą się pracownicy.

Szablon z istniejącego zadania: mając ograniczone zasoby w organizacji bardzo często ludzie rzucają się w wir bieżącej pracy i nie mają zbyt wiele czasu na planowanie. Ta funkcjonalność pozwala właśnie takim Referatom / grupą projektowym wykorzystać dotychczasową pracę z zadaniami poprzez platformę do stworzenia szablonu, który ogranicza czas potrzebny na późniejsze ponowne planowanie działania.

Dedykowany pulpit: to rodzaj widoku, który można zbudować z widżetów, niczym z klocków, aby widzieć to co jest dla użytkownika najważniejsze. To mogą być np. 
- własne zadania do zrobienia,
- zadania zlecone,
- zadania po terminie,
- powiadomienia o tym, że ktoś o nas wspomniał w komentarzu,
- wyróżnione zadania,
- zadania obserwowane,
- komentarze z określonych projektów.

Widok tablicowy: to rodzaj widoku, na którym można pogrupować w kolumny zadania, np. na zadania konkretnych referatów, statusów. Dzięki temu można w prosty sposób zweryfikować obciążenie pracą, ilością zadań.

Zadania strategiczne. Jest to dodatkowy sposób wykorzystania dla menedżerów. Aplikacja pozwala przypisywać statusy, etykiety, dowolnie rozbudowywać zadania o następne podzadania, monitorować postępy oraz ustawiać przypomnienia. W ten sposób żadne ważne z perspektywy zarządu zadanie nie zostanie zapomniane i pominięte.

Główne funkcjonalności aplikacji:
- Podzadania - mniejsze części zadań, służą lepszemu podziałowi pracy.
- Szablony - procesy organizacji opisane w aplikacji i dostępne jako zadania.
- Kalendarz - czytelne monitorowanie terminów zadań i wydarzeń. Możesz udostępnić swój kalendarz lub importować dowolny kalendarz z zewnątrz.
- Zadania cykliczne - automatyczne tworzenie zadań z szablonów lub istniejących zadań.
- Tablice - wygodna forma przeglądania zadań i podzadań inspirowana metodologią Kanban.
- Kanały - pisz ogłoszenia, dyskutuj tematy, wymieniaj się poglądami.
- Konta gości - umożliwiają dołączanie do zadań obserwatorów spoza organizacji. Moduł wykorzystywany dla rad nadzorczych, niezależnych konsultantów oraz firm współpracujących przy realizacjach inwestycyjnych.
- Raportowanie - możliwość generowania raportów z zadań i podzadań do formatu XLS.
- Filtry - dzięki zaawansowanym filtrom przeszukasz listy w dowolny sposób.
- Wyszukiwarka - zaawansowana wyszukiwarka pomoże w odnalezieniu zadania, komentarza czy postu.
- Powiadomienia - dzięki powiadomieniom w aplikacji, emailowych oraz push zawsze będziesz na bieżąco.
- Grupy - w aplikacji utworzysz dowolne grupy: dla Referatów lub Zespołów Projektowych dzięki którym przydzielisz uprawnienia.
- Uprawnienia - Możesz zdecydować jakie funkcje będą dostępne dla poszczególnych użytkowników.
- Przepływ pracy - dowolna możliwość konfiguracji statusów w poszczególnych projektach.
- Zadania prywatne - możliwość tworzenia zadań, do których dostęp mają tylko osoby zaangażowane w jego realizację.
- Aplikacje mobilne - możliwość korzystania z aplikacji na telefonach i tabletach

Funkcjonalności

• Delegowanie zadań do osób i zespołów
• Moduł szablonów pozwalający opisać dowolny proces
• Widok zadań w formach tablic, list, kalendarza i pulpitu
• Wbudowany komunikator
• Intranet - lista pracowników, informacje, lokalizacje
• Możliwość generowania raportów
• Możliwość zdefiniowania przepływów pracy
• Możliwość konfiguracji aplikacji zgodnie z wymaganiami

Korzyści

• Zmniejszenie liczby interpelacji poprzez dostęp do informacji
• Automatyzacja zadań (szablony redukują czas potrzebny na planowanie)
• Łatwiejsza komunikacja dla włodarzy z pracownikami
• Szybki dostęp do informacji bez konieczności bezpośredniego kontaktu z pracownikiem