EZD FINN

Opis rozwiązania

EZD FINN – system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiającą wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentów elektronicznych
Udostępniany w formie outsourcingu (tzw. oprogramowanie jako usługa, ang. Software as a Service) wraz zapewnieniem platformy sprzętowo-serwerowej.
System jest skalowalny i może być wykorzystywany przez różnej wielkości urzędy, jak również przez jednostki organizacyjne.
System jest w pełni zgodny z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Umożliwia pracę zarówno w trybie „systemu tradycyjnego” jak i „systemu EZD”.
Umożliwia m.in. 
• obsługę kancelaryjną korespondencji przychodzącej i wychodzącej tradycyjnej (papierowej) i elektronicznej (przez ePUAP i e-mail) – w tym między innymi: automatyczne tworzenie kopert, zwrotek, książki nadawczej,
• skanowanie dokumentów i obsługę kodów kreskowych,
• automatyczną weryfikację podpisów elektronicznych - FINN weryfikuje każdy podpis elektroniczny zgodny z rozporządzeniem eIDAS,
• pełną integrację z ePUAP wraz z obsługą dużych plików (warunek konieczny: zamawiający posiada konto instytucji publicznej na epuap.gov.pl),
• integrację z eTW, umożliwia wysyłanie tytułów wykonawczych na konto wskazanego Urzędu Skarbowego,
• prowadzenie rejestru umów zgodnego z Art. 34a. 6, 7 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (umożliwia publikację w Centralnym Rejestrze Umów – po udostępnieniu przez właściwe ministerstwo),
• dekretację pism,
• integrację z systemem e-Doręczeń
• rozpoczynanie i prowadzenie spraw,
• akceptację dokumentów zgodnie z ustaloną hierarchią,
• podpisywanie dokumentów w Programie FINN dowolnym podpisem weryfikowanym certyfikatem kwalifikowanym oraz profilem zaufanym,
• obsługę archiwum zakładowego,
• prowadzenie dowolnej ilości rejestrów,
• komunikację jednostek ze Urzędem.

Aby wykorzystać pełną funkcjonalność systemu np. w zakresie e-Doręczeń, pracy w trybie EZD niezbędne jest posiadanie przez urząd skanerów umożliwiających digitalizację dokumentów z postaci papierowej do elektronicznej.

Funkcjonalności

• Umożliwia wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentów elektronicznych
• Umożliwia pracę zarówno w trybie „systemu tradycyjnego” jak i „systemu EZD”
• Integracje m.in. ePUAP, System e-Doręczeń, System Elektronicznych Tytułów Wykonawczych (eTW), Centralnym Rejestrem Umów, systemami dziedzinowymi, bazą REGON, Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF) lub KSeF
• Podpisywanie plików PDF w formacie PadES
• Obsługa kwalifikowanej pieczęci elektronicznej
• System zarządzania uprawnieniami i upoważnieniami

Korzyści

• W pełni zgodny z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Umożliwia pracę zarów
• usprawnienie pracy
• łatwa obsługa
• bezpieczeństwo danych