EZD Edicta

Opis rozwiązania

EZD Edicta to platforma umożliwiająca zarządzanie dokumentami, korespondencją, projektami, poleceniami, terminami oraz czasem pracy pracowników, tworząc centralną, uporządkowaną bazę dokumentów i informacji. EZD Edicta umożliwia sprawny dostęp do korespondencji, umów, procedur wewnętrznych itp. Kontroluje drogę obiegu korespondencji oraz stan realizacji spraw, usprawnia obsługę klientów. Moduł zarządzania procesami pracy - wyposażony w graficzny edytor - pozwala na automatyzację zachodzących w organizacji procesów. Edicta rozwiązuje problemy przepływu informacji wewnątrz organizacji oraz pomiędzy organizacją a jej otoczeniem.

Charakterystyczną cechą systemu jest jego elastyczność. Poprzez odpowiednie zdefiniowanie obiektów, których dane będą przetwarzane oraz zdefiniowanie procesów, które będą zachodzić w trakcie pracy systemu można uzyskać różne systemy docelowe umożliwiające pracę z dokumentami. W wyniku odpowiedniej konfiguracji platforma EZD Edicta może pełnić funkcję platformy, zarządzającej danymi agregowanymi z wykorzystaniem dedykowanych formularzy, które mogą zostać zaprojektowane w celu gromadzenia dowolnego zakresu danych.
Główną cechą systemu jest możliwość definiowania i obsługi przepływu dokumentów w procesach. Wykorzystanie zdefiniowanych procesów zdecydowanie usprawnia obsługę dokumentów w toku realizacji procedur w organizacji. Przemieszczanie się dokumentu pomiędzy komórkami organizacyjnymi nie wymaga czasu – odbywa się w trybie elektronicznym, przepływ treści elektronicznej ze stanowiska na stanowisko jest natychmiastowy. Równoległe wykorzystanie silnika OCR dla dokumentów skanowanych skraca czas potrzebny na ponowne użycie informacji przyjętej przez organizację, jej przetworzenie oraz wyprodukowanie w oparciu o wpływający dokument adekwatnej treści wyjściowej.

Nie bez znaczenia pozostają funkcje nadzorcze systemu. Dzięki wbudowanym możliwościom kontroli przebiegu pracy, raportowaniu obciążenia pracowników administracyjnych organizacja zyskuje feedback umożliwiający ciągłą jej adaptację do zmieniających się warunków otoczenia. Równolegle możliwa jest analiza wykorzystywanych w firmie procesów, oraz ich ciągłą optymalizację.

Podsumowując system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD Edicta jest istotnym narzędziem dla organizacji, w jej dążeniu do wyższego poziomu dojrzałości organizacyjnej, oraz permanentnej optymalizacji zarządzania najistotniejszym zasobem we współczesnym otoczeniu biznesowym, którym jest informacja.

Funkcjonalności

• Obsługa dynamicznych obiektów i rejestrów
• Usługa numerująca
• Formularze XML
• Wydruki i szablony
• Struktura organizacyjna
• Słowniki
• Import, eksport obiektów, szyna ESB, OCR
• Workflow
• Wyszukiwarka
• Ustandaryzowane API

Korzyści

• Eliminacja tradycyjnego, „papierowego” obiegu dokumentów
• Efektywne dysponowanie czasem pracowników
• Wysoka dostępność aktualnych dokumentów
• Redukcja kosztów drukowania i fizycznego przesyłania dokumentów
• Zabezpieczenie informacji przed zniszczeniem
• Automatyzacja powtarzalnych czynności
• Bieżąca informacja dla pracowników i kierownictwa o stanie realizowanych zagadnień
• Możliwość zatwierdzania dokumentów podpisem elektronicznym w sposób prawnie równoważny formie pisemnej
• Standaryzacja dokumentów wychodzących i wewnętrznych organizacji
• Wspomaganie archiwizacji dokumentów