Elektroniczny System Obiegu Dokumentów (SOD365)

Opis rozwiązania

System Obiegu Dokumentów SOD365 wspomaga obieg dokumentów wewnątrz każdego podmiotu bez względu na jego wielkość. Z pomocą SOD365 sprawnie monitorujesz zadania wykonywane przez urzędników z dowolnego miejsca i w każdym momencie. Dzięki temu masz wszystko pod kontrolą - nie przegapisz żadnego terminu, ani ważnego pisma, które wpłynęło do urzędu. SOD365 jest dostępny 24/7.

Co zyskasz dzięki SOD365?

- błyskawicznie sprawdzisz, czy dana sprawa jest prowadzona w prawidłowy sposób,
- upewnisz się, czy dane pismo jest rozpatrywane w terminie oraz otrzymasz powiadomienie, że zbliża się termin upłynięcia czasu na udzielenie odpowiedzi przez urzędnika,
- w intuicyjny sposób będziesz nadzorować pracę osób zatrudnionych w urzędzie,
- wszystkie elementy pracy urzędu zaplanujesz z jednego panelu.

System Obiegu Dokumentów wdrażamy w modelu SaaS (Software as a Service - oprogramowanie jako usługa), co przekłada się na zwiększenie poziomu bezpieczeństwa. Kupując licencję SaaS dla oprogramowania SOD365, bezpiecznie magazynujesz pliki, załączniki i inne informacje.

Uruchomienie i wdrożenie systemu SOD365 jest szybkie i nie wymaga zakupu kosztownego sprzętu - wystarczy, że posiadasz dostęp do Internetu. Dane z systemu są kopiowane do chmury, dzięki czemu minimalizujesz ryzyko ich utraty, w przypadku awarii dysków na lokalnym serwerze urzędu.

Czas wdrożenia Systemu Obiegu Dokumentów - 14 dni 

Funkcjonalności

• Rejestry - System automatycznie wygeneruje rejestry korespondencji pism przychodzących i wychodzących dla wybranego okresu. Błyskawicznie znajdziesz interesujące Cię informacje i stworzysz rejestry zgodne z instrukcją kancelaryjną.
• Kancelaria - Pisma kierowane do urzędu drogą tradycyjną i elektroniczną wyślesz i odbierzesz szybciej. Przypiszesz numery poszczególnym sprawom jednym kliknięciem. System uporządkuje pisma, automatycznie zaadresuje koperty i pobierze elektroniczne zwrotki
• Kalendarz - Zarządzanie zadaniami własnymi i pracowników urzędu stanie się o wiele łatwiejsze. W jednym miejscu znajdziesz dostęp do informacji o pismach, sprawach i zastępstwach. SOD365 usprawni Twoją pracę bez względu na wielkość urzędu.
• Moduł planowania obiegu ( obieg wbudowany ) - Moduł planowania obiegu umożliwia przygotowanie i zaprogramowanie obiegu dokumentów wybranego typu. Z poziomu Administratora samodzielnie ustalasz, jakie pisma zostaną przesłane i do kogo trafią
• Moduł wewnętrznego edytora dokumentów - Proste dokumenty stworzysz bezpośrednio z poziomu systemu. Możesz użyć edytora tekstu lub gotowych szablonów, do których wstawisz numer sprawy, datę pisma oraz nazwę i adres klienta.
• Kopie i środowisko wirtualne - Na życzenie klienta udostępniamy kopie zapasowe wszystkich plików wgranych przez klienta do Systemu Obiegu Dokumentów.

Korzyści

• Integracja ze skrzynką podawczą ePUAP - Jednym kliknięciem bez logowania do ePUAP pobierzesz wiadomości, wnioski i deklaracje złożone przez mieszkańców, bezpośrednio ze skrzynki podawczej.
• Ułatwienia oszczędzające czas - System uporządkuje pisma, automatycznie zaadresuje koperty i pobierze elektroniczne zwrotki doręczenia. Dzięki temu zaoszczędzisz sporo czasu i odpowiesz na wszystkie wnioski w terminie.
• Łatwo sprawdzisz, czy dana sprawa jest prowadzona prawidłowo - Zarządzanie zadaniami własnymi i pracowników urzędu stanie się o wiele łatwiejsze. Bez znajomości hasła do konta pracownika będziesz miał podgląd do zadania, pism i prowadzonych spraw.
• Wsparcie techniczne i merytoryczne - Przez cały okres trwania umowy, uzyskujesz wsparcie techniczne i merytoryczne w prowadzeniu dokumentacji elektronicznej.