Elektroniczny System Obiegu Dokumentów (SOD365)
System Obiegu Dokumentów SOD365 wspomaga obieg dokumentów wewnątrz każdego podmiotu, bez względu na jego wielkość.
Opis rozwiązania
System Obiegu Dokumentów SOD365 wspomaga obieg dokumentów wewnątrz każdego podmiotu bez względu na jego wielkość. Z pomocą SOD365 sprawnie monitorujesz zadania wykonywane przez urzędników z dowolnego miejsca i w każdym momencie. Dzięki temu masz wszystko pod kontrolą - nie przegapisz żadnego terminu, ani ważnego pisma, które wpłynęło do urzędu. SOD365 jest dostępny 24/7.
Co zyskasz dzięki SOD365?
- błyskawicznie sprawdzisz, czy dana sprawa jest prowadzona w prawidłowy sposób,
- upewnisz się, czy dane pismo jest rozpatrywane w terminie oraz otrzymasz powiadomienie, że zbliża się termin upłynięcia czasu na udzielenie odpowiedzi przez urzędnika,
- w intuicyjny sposób będziesz nadzorować pracę osób zatrudnionych w urzędzie,
- wszystkie elementy pracy urzędu zaplanujesz z jednego panelu.
System Obiegu Dokumentów wdrażamy w modelu SaaS (Software as a Service - oprogramowanie jako usługa), co przekłada się na zwiększenie poziomu bezpieczeństwa. Kupując licencję SaaS dla oprogramowania SOD365, bezpiecznie magazynujesz pliki, załączniki i inne informacje.
Uruchomienie i wdrożenie systemu SOD365 jest szybkie i nie wymaga zakupu kosztownego sprzętu - wystarczy, że posiadasz dostęp do Internetu. Dane z systemu są kopiowane do chmury, dzięki czemu minimalizujesz ryzyko ich utraty, w przypadku awarii dysków na lokalnym serwerze urzędu.
Czas wdrożenia Systemu Obiegu Dokumentów - 14 dni
Parametry produktu
-
Integracja z innym oprogramowaniem (API) Tak
-
Kopia bezpieczeństwa danych Tak
-
Możliwość rozbudowy według potrzeb Tak
-
Możliwość zarządzania dostępem i przypisywania ról Tak
-
Obsługa klienta w j. polskim Tak
-
Oprogramowanie wymaga dodatkowego sprzętu po stronie samorządu Nie
-
Zgodność z normą ISO 27001 Nie
Funkcjonalności
- Rejestry - System automatycznie wygeneruje rejestry korespondencji pism przychodzących i wychodzących dla wybranego okresu. Błyskawicznie znajdziesz interesujące Cię informacje i stworzysz rejestry zgodne z instrukcją kancelaryjną.
- Kancelaria - Pisma kierowane do urzędu drogą tradycyjną i elektroniczną wyślesz i odbierzesz szybciej. Przypiszesz numery poszczególnym sprawom jednym kliknięciem. System uporządkuje pisma, automatycznie zaadresuje koperty i pobierze elektroniczne zwrotki
- Kalendarz - Zarządzanie zadaniami własnymi i pracowników urzędu stanie się o wiele łatwiejsze. W jednym miejscu znajdziesz dostęp do informacji o pismach, sprawach i zastępstwach. SOD365 usprawni Twoją pracę bez względu na wielkość urzędu.
- Moduł planowania obiegu ( obieg wbudowany ) - Moduł planowania obiegu umożliwia przygotowanie i zaprogramowanie obiegu dokumentów wybranego typu. Z poziomu Administratora samodzielnie ustalasz, jakie pisma zostaną przesłane i do kogo trafią
- Moduł wewnętrznego edytora dokumentów - Proste dokumenty stworzysz bezpośrednio z poziomu systemu. Możesz użyć edytora tekstu lub gotowych szablonów, do których wstawisz numer sprawy, datę pisma oraz nazwę i adres klienta.
- Kopie i środowisko wirtualne - Na życzenie klienta udostępniamy kopie zapasowe wszystkich plików wgranych przez klienta do Systemu Obiegu Dokumentów.
Korzyści
- Integracja ze skrzynką podawczą ePUAP - Jednym kliknięciem bez logowania do ePUAP pobierzesz wiadomości, wnioski i deklaracje złożone przez mieszkańców, bezpośrednio ze skrzynki podawczej.
- Ułatwienia oszczędzające czas - System uporządkuje pisma, automatycznie zaadresuje koperty i pobierze elektroniczne zwrotki doręczenia. Dzięki temu zaoszczędzisz sporo czasu i odpowiesz na wszystkie wnioski w terminie.
- Łatwo sprawdzisz, czy dana sprawa jest prowadzona prawidłowo - Zarządzanie zadaniami własnymi i pracowników urzędu stanie się o wiele łatwiejsze. Bez znajomości hasła do konta pracownika będziesz miał podgląd do zadania, pism i prowadzonych spraw.
- Wsparcie techniczne i merytoryczne - Przez cały okres trwania umowy, uzyskujesz wsparcie techniczne i merytoryczne w prowadzeniu dokumentacji elektronicznej.