Elektroniczny System Obiegu Dokumentów (SOD365)

Opis rozwiązania

System Obiegu Dokumentów SOD365 wspomaga obieg dokumentów wewnątrz każdego podmiotu bez względu na jego wielkość. Z pomocą SOD365 sprawnie monitorujesz zadania wykonywane przez urzędników z dowolnego miejsca i w każdym momencie. SOD365 jest dostępny 24/7.

Co zyskasz dzięki SOD365?

- błyskawicznie sprawdzisz, czy dana sprawa jest prowadzona w prawidłowy sposób,
- upewnisz się, czy dane pismo jest rozpatrywane w terminie oraz otrzymasz powiadomienie, że zbliża się termin upłynięcia czasu na udzielenie odpowiedzi przez urzędnika,
- w intuicyjny sposób będziesz nadzorować pracę osób zatrudnionych w urzędzie,
- wszystkie elementy pracy urzędu zaplanujesz z jednego panelu.

Uruchomienie i wdrożenie systemu SOD365 jest szybkie i nie wymaga zakupu kosztownego sprzętu - wystrczy, że posiadasz dostęp do Internetu. Dane z systemu są kopiowane do chmury, dzięki czemu minimalizujesz ryzyko ich utraty, w przypadku awarii dysków na lokalnym serwerze urzędu.

Czas wdrożenia Systemu Obiegu Dokumentów - 14 dni 

Opis źródeł oszczędności po wdrożeniu rozwiązania SOD 365:

- Oszczędność czasu:
System SOD365 automatyzuje wiele procesów m.in.: sortowanie, dystrybucja i archiwizacja dokumentów, pobieranie wniosków, adresowanie kopert i pobranie elektronicznych zwrotek doręczenia, deklaracji złożonych przez mieszkańców bezpośrednio ze skrzynki podawczej ePUAP itp.

- intuicyjność systemu sprawia, że urzędnik nie musi poświęcać znacznej ilości czasu na zrozumienie działania systemu i wykorzystanie go w codziennej pracy

- SOD365 umożliwia szybki i łatwy dostęp do informacji. Dzięki tej opcji urząd oszczędza czas poświęcany na szukanie odpowiednich dokumentów.

- Niwelowanie kosztów:
Wdrożenie systemu SOD365 nie wymaga zakupu kosztownego sprzętu. System jest dostępny w modelu SaaS (Software as a Service - oprogramowanie jako usługa), co pozwala na oszczędność związana z rozbudową i utrzymaniem własnej infrastruktury serwerowej.

Dzięki wykorzystaniu infrastruktury chmurowej, urząd nie musi inwestować w kosztowne urządzenia, a także nie ponosi kosztów związanych z ich utrzymaniem. SOD365 eliminuje potrzebę fizycznego przechowywania dokumentów, co przekłada się na oszczędności związane z kosztami magazynowania i utrzymania archiwów.

- Oszczędność na wydruku:
System Obiegu Dokumentów przyczynia się do znacznego obniżenia kosztów związanych z wydrukiem, kserokopiami, faksem i wysyłkami pocztowymi. Dzięki temu urząd oszczędza pieniądze i dba o środowisko naturalne.

- Oszczędność zasobów:
System SOD365 przechowuje i zabezpiecza dane w chmurze, co minimalizuje ryzyko utraty danych co w przypadku np. awarii dysków na lokalnym serwerze urzędu, mogłoby spowodować duże koszty odzyskiwania tych danych. Ponadto, korzystanie z rozwiązania chmurowego pozwala na automatyzację procesów związanych z tworzeniem i przechowywaniem kopii bezpieczeństwa oraz aktualizacji zabezpieczeń.

- Oszczędność związana z efektywnym zarządzaniem zadaniami
SOD365 umożliwia monitorowanie zadań wykonywanych przez urzędników, zarządzanie pracą osób zatrudnionych w urzędzie staje się łatwiejsze i mniej czasochłonne.

Oszczędności finansowe - wyliczenia

Do zaprezentowania oszczędności finansowych wynikających z użytkowania urzędu z elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów SOD365, opracowaliśmy wyliczenia na przykładach dwóch gmin różnej wielkości.

Wyliczenia dla gminy ok. 8.000 mieszkańców ( w ujęciu rocznym )
Łączna oszczędność finansowa dla gminy korzystającej z systemu SOD365, w ujęciu rocznym - ok. 4600zl
Łączna oszczędność czasu gminy - 285 godzin, co daje równowartość ok. 6700zl.

Wyliczenia dla gminy ok. 20.000 mieszkańców. ( w ujęciu rocznym )
Łączna oszczędność finansowa dla gminy korzystającej z systemu SOD365, w ujęciu rocznym - ok. 5900zl
Łączna oszczędność czasu gminy - 441 godzin, co daje równowartość ok. 10400zl.

W jaki sposób dokonaliśmy obliczeń?

Do wyliczenia łącznej oszczędności finansowej i czasowej:
1 - przyjęliśmy wartość minimalnej stawki godzinowej - 23,50 zl brutto dla minimalnego wynagrodzenia 3.600zl brutto, opartą na danych z lipca 2023 r. )

4 - wyliczyliśmy różnicę pomiędzy:
ręcznym zaniesieniem pisma, a przesłaniem go w systemie
wyszukaniem dokumentu w teczce a wyszukaniem w systemie
wprowadzeniem pism do dziennika papierowego, a dodawaniem do systemu kompletnego pisma wraz ze skanem treści.
uzupełnieniem ręcznym spisu spraw w wersji papierowej, a czasem rejestracji sprawy w systemie
wysyłaniem pisma za pomocą webowej wersji ePUAP, a za pomocą systemu w godzinach popołudniowych
pobraniem ręcznym i wpisaniem do systemu, a pobraniem automatycznym
5 - Każde udostępnienie i kopia pisma, powoduje konieczność wykonywania kserokopii treści. Przyjęliśmy koszt ksera - 0,04 zł
6 - Średni koszt wysyłki listu – 6,40zł (Koszt wg cennika Poczty Polskiej na 2022 rok)

Funkcjonalności

• Rejestry - System automatycznie wygeneruje rejestry korespondencji pism przychodzących i wychodzących dla wybranego okresu. Błyskawicznie znajdziesz interesujące Cię informacje i stworzysz rejestry zgodne z instrukcją kancelaryjną.
• Kancelaria - Pisma kierowane do urzędu drogą tradycyjną i elektroniczną wyślesz i odbierzesz szybciej. Przypiszesz numery poszczególnym sprawom jednym kliknięciem. System uporządkuje pisma, automatycznie zaadresuje koperty i pobierze elektroniczne zwrotki
• Kalendarz - Zarządzanie zadaniami własnymi i pracowników urzędu stanie się o wiele łatwiejsze. W jednym miejscu znajdziesz dostęp do informacji o pismach, sprawach i zastępstwach. SOD365 usprawni Twoją pracę bez względu na wielkość urzędu.
• Moduł planowania obiegu ( obieg wbudowany ) - Moduł planowania obiegu umożliwia przygotowanie i zaprogramowanie obiegu dokumentów wybranego typu. Z poziomu Administratora samodzielnie ustalasz, jakie pisma zostaną przesłane i do kogo trafią
• Moduł wewnętrznego edytora dokumentów - Proste dokumenty stworzysz bezpośrednio z poziomu systemu. Możesz użyć edytora tekstu lub gotowych szablonów, do których wstawisz numer sprawy, datę pisma oraz nazwę i adres klienta.
• Kopie i środowisko wirtualne - Na życzenie klienta udostępniamy kopie zapasowe wszystkich plików wgranych przez klienta do Systemu Obiegu Dokumentów.

Korzyści

• Integracja ze skrzynką podawczą ePUAP - Jednym kliknięciem bez logowania do ePUAP pobierzesz wiadomości, wnioski i deklaracje złożone przez mieszkańców, bezpośrednio ze skrzynki podawczej.
• Ułatwienia oszczędzające czas - System uporządkuje pisma, automatycznie zaadresuje koperty i pobierze elektroniczne zwrotki doręczenia. Dzięki temu zaoszczędzisz sporo czasu i odpowiesz na wszystkie wnioski w terminie.
• Łatwo sprawdzisz, czy dana sprawa jest prowadzona prawidłowo - Zarządzanie zadaniami własnymi i pracowników urzędu stanie się o wiele łatwiejsze. Bez znajomości hasła do konta pracownika będziesz miał podgląd do zadania, pism i prowadzonych spraw.
• Wsparcie techniczne i merytoryczne - Przez cały okres trwania umowy, uzyskujesz wsparcie techniczne i merytoryczne w prowadzeniu dokumentacji elektronicznej.