Cyfrowe Biuro Obsługo Interesantów

Opis rozwiązania

W ramach wdrożenia Gmina otrzyma licencję na wdrożenie Cyfrowego Biura Obsługi Interesantów oraz zestaw miniserwera wideo wraz z telewizorem 55" do promocji eUsług.

Pakiet wdrożeniowy zawiera:
- 100 formularzy online na platformie ePUAP
- 200 wniosków urzędowych PDF (zgodnych z WCAG 2.1)
- 170 Kart Usług (zgodnych z WCAG 2.1)
- miniserwer wideo wraz z telewizorem 55"

Co obecnie m.in. w Gminie oferujemy mieszkańcom w cyfrowym świecie?

Dzięki obecnej współpracy z gminami opracowaliśmy wzory ponad dwustu druków oraz wniosków, które mogą być dostępne dla mieszkańców, interesantów oraz właścicieli firm na dedykowanym portalu. Portal ten, można traktować jako Gminne Repozytorium Dokumentów Elektronicznych. Z naszej strony, jako zespół Centrum Cyfryzacji, dokładamy wszelkich starań, aby zwiększyć czytelność portalu i dbamy w szczególny sposób o ergonomię przyjazną dla użytkowników.

Obecnie wybranie się do Urzędu to nie lada wyzwanie dla mieszkańca, ponieważ większość Polaków pracuje od 8:00 do 16:00, czyli w godzinach pracy Urzędu. Często trzeba wziąć urlop lub zmienić grafik w pracy. Dzięki cyfryzacji Urzędu, Urząd staję się bardziej przyjazny dla swoich mieszkańców oferując im prostą usługę do intuicyjnego panelu, z którego mieszkaniec będzie mógł załatwić większości spraw urzędowych w jednym miejscu, bez wychodzenia z domu, niezależnie od godzin pracy oraz sytuacji życiowej. Jak również przebywając na wakacjach i ciesząc się cennym czasem z rodziną mogą z dowolnego miejsca na ziemi dokonywać spraw urzędowych. Mieszkaniec samodzielnie może dokonać wyboru wysyłania wniosku pomiędzy tradycyjnym PDF, a wersją online. Dzięki temu zaoszczędzi czas, pieniądze i towarzyszące temu napięcie. W trudniejszych sprawach mieszkaniec, może mieć pewność, że zostanie obsłużony poprzez wcześniejsze umówienie wizyty w urzędzie.
Pracownik urzędu będzie mógł lepiej planować swój czas pracy. Dzięki modułowi umawiania wizyt i rezerwacji spotkania, będzie spodziewał się wizyty interesanta w danym dniu.

Korzyści dla Urzędu
Wnioski, które trafiają do urzędu są czytelniejsze, przez co urzędnik nie musi się domyślać i wysilać z rozszyfrowaniem pisma, dzięki generatorowi wniosków PDF lub wypełnionemu wnioskowi online. Zmniejszą się zatem również liczne kolejki do urzędników.

Sukcesywne dostosowujemy państwa wnioski i formularze PDF do wymogów wskazanych w ustawie tzw. WCAG 2.1. Każdy dostosowany wniosek do standardu WCAG 2.1 ma odpowiednią dodatkową sygnaturę „DRUK wg standardu WCAG 2.1”.

Nie tylko mieszkańcy będą zadowoleni! Obcokrajowcy będą mogli również samodzielnie poruszać się po stronie i znaleźć odpowiednie sprawy, dzięki tłumaczeniu strony na język ukraiński oraz angielski.

Dokładamy starań, by portal był coraz lepiej dostosowany do potrzeb osób niedowidzących. Wymogi nakładane przez Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (Dz.U. 2012 poz. 526) nakładają na nas szereg obowiązków m.in. zmiana kontrastu strony.
 
Jak zwiększyć ilość wniosków online składanych przez mieszkańców oraz interesantów?
Zwiększ dostępności informacji o dostępnych eUsługach poprzez umieszczenie odnośników do portalu, na stronie internetowej Gminy, w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy, na stronie państwa jednostek tz. Szkół oraz Ośrodka Pomocy Społecznej. Umieszczenie Inforgrafik do portalu w mediach społecznościowych tj. Facebook. Wspólnie z Państwem będziemy pracować nad edukacją mieszkańców w zakresie możliwości składania wniosków online.
W pakiecie otrzymają państwo 50 Inforgrafik. Zapewni to możliwość publikowania jednej infografiki tygodniowo.

Portal czytelnie wskazuje, jak interesanci mogą dokonać opłaty skarbowe za wnioski oraz opłaty z tytułu pełnomocnictwa.

Dodatkowość w sekcji aktualności, Gmina może publikować informacje promocyjne zachęcające do korzystania z eUsług.
W przypadku funkcjonowania w Gminie Kart Mieszkańca zapewniona jest możliwość publikowania informacji o zniżkach na usługi i produkty, które oferowane są przez lokalnych przedsiębiorców.

Celem portalu jest, aby mieszkaniec Gminy w jednym miejscu miał dostęp do szczegółowych informacji dotyczących wybranej sprawy, a tym samym zdecydował w jaki sposób złoży wniosek do urzędu.

Funkcjonalności

• Umawianie wizyt
• Wideorozmowa
• Wszystkie sprawy online w jednym miejscu
• Wypełnianie wniosku online i pobieranie w PDF
• Nazwy wniosków dostępne w j. ukrauńskim
• Nazwy wniosków dostępne w j. angielskim
• Linkownie do wniosków gov.pl

Korzyści

• Spełnienie wymogów WCAG dla portalu oraz dla wniosków PDF
• Ograniczenie kosztów związanych z drukowaniem wniosków przychodzących z ePUAPu
• Ograniczenie kolejek wynikające z wdrożenia umawiania wizyt
• Wideorozmowa umożliwia łatwiejszy kontakt m.in. dla osób z niepełnosprawnościami (np. podczas rozmów w języku migowym)
• Promocja eUsług na portalach społecznościowych
• Promocja eUsług poprzez zastosowanie zestawu telewizora oraz mini serwera wideo