Case Study: Współpraca Gminy Wąsosz z Firmą Gison

W Polsce mamy ponad 380 tys. dróg gminnych i powiatowych. Mniej więcej tyle samo żartów o stanie polskich dróg. Nie zawsze możliwa jest efektywna ewidencja dróg samorządowych, mostów, czy działek, więc i dostęp do informacji na ich temat jest ograniczony. Urząd gminy w Wąsoszu zrobił krok w kierunku zmiany tego stanu rzeczy i w ramach Giełdy Miejskich Technologii podjął współpracę z firmą GISON, testując program Gminnej Ewidencji Dróg Gminnych. 

Główne wyzwania

Główną trudnością podczas wdrożenia, jaką zauważyli samorządowcy była nadmiar i problem ze znalezieniem dokumentów fizycznych, które musiały zostać dodane do systemu. Część z tych dokumentów zostały dawno zarchiwizowane, wymagały skanowania, a niektóre rejestry musiały zostać uzupełnione. Jednak pozwoliło to urzędowi na odnalezienie luk w dokumentacji i załączenie brakujących danych w celu późniejszej digitalizacji. 

Opis rozwiązania

Ideą przyświecającą Ewidencji Dróg Gminnych było usprawnienie pracy urzędników i tworzenie baz dokumentów na podstawie zdobytych danych. Dane posiadane przez urzędy w formie książek dróg zostały zaimportowane przez GISON do aplikacji DROGI, gdzie prezentowane są w formie mapowej i tabelarycznej. Firma dodatkowo zapewniła fotorejestrację dróg gminnych i obiektów mostowych na terenie całej jednostki terytorialnej. Przy wyborze rozwiązania szczególną uwagę urzędników przykuła możliwość stworzenia w prosty sposób rejestru wydanych decyzji o ustaleniu warunków zabudowy, który jak mówią przyczynił się do znacznego przyspieszenia pracy.  

Proces Wdrożenia

Proces wdrożenia został podzielony według konkretnie wyznaczonych kamieni milowych. Samorządowcy zwrócili uwagę na usprawnienie działania ze względu na jasne określenie „do jakiego elementu, w jakim czasie mamy dążyć”. Wsparcie ekspertów z GISON umożliwiło skuteczną digitalizację danych i tym samym zapewniło możliwość osiągnięcia wszelkich korzyści płynących z wprowadzenia Ewidencji Dróg Gminnych. 

Wsparcie Techniczne i Merytoryczne

Gmina Wąsosz bardzo dobrze ocenia współpracę z firmą GISON. Dostawca zapewnił zarówno stałe wsparcie techniczne i merytoryczne klientów, jak i dostępne wizyty serwisowe.  

Korzyści

• Usprawnienie procesu decyzyjnego dotyczącego działek np. wydawanie różnych zaświadczeń 
• Ułatwienie szukania dokumentów dotyczących decyzji o warunkach zabudowy 
• Podniesienie jakości obsługi interesantów 
• Wzrost poziomu transparentności i dostępności informacji 
• Skrócenie czasu poszukiwania dokumentacji znajdującej się w archiwum 
• Większa kontrola stanu dróg i obiektów mostowych 
• Oszczędność papieru oraz miejsca w budynku urzędu 

Szkolenia i Transfer Wiedzy

Firma GISON zapewniła obszerne szkolenie z użytkowania aplikacji dla pracowników urzędu w gminie Wąsosz. Urzędnicy dowiedzieli się między innymi, jak wygenerować dokumenty oraz jak wgrać pliki do systemu. Dodatkową korzyścią jest obecny w systemie podręcznik, dzięki któremu pracownicy mają ciągłą możliwość podejrzenia instrukcji w trakcie działania aplikacji. 

Gmina Wąsosz dostrzegła znaczne korzyści płynące ze wykorzystania systemu Ewidencji Dróg Gminnych i po zakończeniu okresu próbnego zdecydowała się na przedłużenie współpracy z firmą GISON. W dzisiejszym świecie samorządy muszą dostosować się do ciągle pędzącego rozwoju technologicznego i dążyć do jak najszybszej digitalizacji dokumentów. Nie tylko ułatwia to dostęp do dokumentów i podnosi społeczną satysfakcję z pracy urzędów, ale otwiera również ścieżkę do wykorzystania sztucznej inteligencji w codziennej pracy i tworzenia zaawansowanych Miast Przyszłości.