Case study: Współpraca Gminy Masłów z Firmą Publico
Głównym powodem, dla którego Gmina Masłów zdecydowała się na przetestowanie rozwiązania Publico była wyrażona przez mieszkańców potrzeba wprowadzenia wirtualnego systemu, gdzie mogli załatwić wiele urzędowych spraw bez konieczności wyjścia z domu. Jest to potrzeba często zauważana w JST a zaadresowanie jej doprowadza do podniesienia satysfakcji mieszkańców, odciążenia urzędników oraz zmniejszenia kolejek w urzędach.
Główne wyzwania
Głównym wyzwaniem była początkowa nieufność części mieszkańców Gminy do internetowego sposobu załatwiania spraw urzędowych. Dopiero po jakimś czasie, kilku skutecznych akcjach promocyjnych mieszkańcy z coraz większym zainteresowaniem zaczęli podchodzić do Publico.
Opis rozwiązania
Publico jest zaawansowaną platformą online, dzięki której mieszkańcy gminy mogą, nie wychodząc z domu, odwiedzić urząd w sposób wirtualny. Publico, dzięki ścisłej integracji z urzędowymi systemami zarządzania dokumentacją, pozwalają na pełen podgląd wszystkich należności mieszkańca wobec gminy, opłacenie ich online, sprawdzenie stanu spraw prowadzonych przez urząd, złożenie deklaracji i informacji podatkowych – prowadzić korespondencję z Urzędem online a wszystko to w integracji z Profilem Zaufanym.
Proces Wdrożenia
Gmina Masłów rozpoczęła współpracę z firmą od konsultacji z przedstawicielem dotyczących kompatybilności systemu Publico i systemów wewnętrznych urzędu poprzez przeprowadzenie szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za właściwe wdrożenia systemu aż do z migracji danych do programu.
Wsparcie Techniczne i Merytoryczne
Wsparcie dostarczone gminie trwało od pierwszych, wstępnych rozmów na temat kompatybilności rozwiązania z systemami wewnętrznymi poprzez organizację wdrożenia Publico i połączenie baz danych Masłowa z aplikacją następnie dopracowanie formularzy widocznych dla interesantów. Urząd bardzo cenił sobie szerokie wsparcie techniczne i merytoryczne udzielone przez firmę.
Korzyści
- Intuicyjny w obsłudze portal obsługujących interesantów;
- Zmniejszenie kolejek w urzędach;
- Usprawnienie obsługi interesantów;
- Skrócenie czasu pracy urzędników.
Szkolenia i Transfer Wiedzy
Zostały przeprowadzone wyczerpujące, zdalne szkolenia dla osób odpowiedzialnych bezpośrednio za konfigurację portalu.
Ze względu na wysokie zainteresowanie ze strony mieszkańców Urząd Gminy Masłów zdecydował się po okresie próbnym na kontynuację współpracy i dalsze korzystanie z Publico.