Case study: współpraca firmy POZIOM 7 z Gminą Dębno

POZIOM 7 to firma specjalizująca się w tworzeniu nowoczesnych rozwiązań telekomunikacyjny oraz operator telekomunikacyjny, oferujący na bazie swoich rozwiązań technologicznych, usługę centrali telefonicznej w chmurze – CloudPBX, dzięki której możliwa jest profesjonalna komunikacja głosowa w samorządzie.

Główne wyzwania

Rozmowa telefoniczna, to jeden z głównych kanałów komunikacji samorządu z mieszkańcami, dlatego jednym z najistotniejszych wyzwań jest zapewnienie mieszkańcom bezproblemowej możliwości wymiany informacji z urzędem, a w tym zakresie system telekomunikacyjny musi zapewnić wiele kluczowych parametrów:

• komfortową obsługę telefoniczną przez odpowiednie kierowanie połączeń do poszczególnych obszarów;
• możliwość dodzwonienia się w każdych warunkach bez względu na natłok jednoczesnych połączeń;
• zapewnienie stabilności i jakości połączeń;
• bezawaryjne funkcjonowanie;
• zapewnienie parametrów bezpieczeństwa połączeń;
• monitorowanie jakościowe i raportowanie danych.

Tradycyjne łącza telekomunikacyjne oraz centrale telefoniczne są drogie w utrzymaniu i rozbudowie a także mają ograniczoną przepustowość w realizacji jednoczesnych połączeń telefonicznych. Wszystkie wady stacjonarnego rozwiązania można wyeliminować poprzez wdrożenie usługi CloudPBX.

Opis rozwiązania

CloudPBX, to usługa centrali telefonicznej dostępna w chmurze chętnie wykorzystywana przez samorządy. Gmina Dębno, jako jedna z wielu JST, zdecydowała się na wymianę awaryjnego rozwiązania stacjonarnej centrali PBX na rozwiązanie chmurowe.  Wymiana podyktowana była częstymi awariami, brakiem wsparcia oraz niezadowalającą jakością obsługi mieszkańców. Uruchomienie nowego systemu telekomunikacyjnego wiązało się z szybkim projektem wdrożenia, płynnym przeniesieniem usługi w taki sposób, aby był on niezauważalny dla pracowników oraz petentów, dając jednocześnie dostęp do nowych możliwości w zakresie kierowania i kolejkowania połączeń, wdrożenia zapowiedzi dynamicznych oraz uzupełniania infrastruktury. W ramach wdrożenia uruchomione zostały trzy wirtualne, niezależne centrale obsługujące jednostki podległe UG Dębno. Wszystkie centrale zostały ze sobą połączone umożliwiając bezkosztowe wykonywanie połączeń pomiędzy jednostkami UG Dębno.  

Wsparcie techniczne i merytoryczne

POZIOM 7 kładzie bardzo duży nacisk aby wdrożenie usługi CloudPBX, odbywało się z minimalnym wykorzystaniem zasobów użytkownika. Wsłuchując się w jego potrzeby, służby techniczne POZIOM 7 przygotowują konfigurację centrali telefonicznej CloudPBX oraz aparatów. Po stronie użytkownika pozostaje jedynie rozlokowanie telefonów oraz zapewnienie dostępu do sieci Internet. Jeżeli wdrożenie usługi CloudPBX niesie ze sobą przeniesienie numerów publicznych, to odbywa się to z zachowaniem ciągłości usług – mieszkańcy nie odczują przerw w komunikacji z przedstawicielami samorządu.

Korzyści

Wdrożenie usługi CloudPBX w Gminie Dębno, poprawiło jakość komunikacji z mieszkańcami w wielu obszarach bez dodatkowych inwestycji poprzez zapewnienie wielokanałowej obsługi numerów miejskich. Kolejkowanie połączeń pozwoliło na bezproblemowe dodzwanianie się do urzędu i podległych mu jednostek. Zastosowanie nowoczesnych usług telekomunikacyjnych takich jak drzewa IVR, synteza mowy, nagrywanie rozmów, wirtualny faks, zaawansowane raportowanie, znacznie poprawia komfort komunikacji i obsługi petentów.

Bardzo istotnym aspektem w zakresie korzyści jest przeniesienie odpowiedzialności za część sprzętową na operatora usługi, co  zapewnia bezpieczeństwo, stabilność, bezterminowe wsparcie, dostęp do nowoczesnej technologii oraz elastyczność rozwiązania.

Nie bez znaczenia jest również wymiar ekonomiczny rozwiązania w chmurze. Wyniesienie usługi do operatora pozwala na wyeliminowanie kosztownej w utrzymaniu i awaryjnej centrali PBX, a dzięki możliwościom łączenia wirtualnych central uzyskano optymalizację kosztów połączeń telekomunikacyjnych.

Szkolenia i transfer wiedzy

Poziom7 to firma technologiczna, której główną ideą jest rozwój i propagowanie technologii VoIP, w związku z tym chętnie dzieli się wiedzą w zakresie telekomunikacji, produktów oraz dobrych praktyk stosowanych w rozwiązaniach TELCO. Firma wykorzystuje głęboką wiedzę specjalistów tworząc opisy, dokumentacje, webinary oraz specjalistyczne szkolenia dotyczące różnych poziomów zaawansowania administracyjnego i użytkowego.