Case Study: Wdrożenie Wirtualnej Centrali Abonenckiej w Gminie Klembów

Gmina Klembów chciała poprawić komunikację z mieszkańcami oraz petentami urzędu. Dodatkowym celem była również poprawa komunikacji wewnętrznej pomiędzy pracownikami urzędu oraz podległymi jednostkami. Było to duże wyzwanie z uwagi na dotychczasowe używane systemy telekomunikacyjne, które w natłoku komunikacyjnym, rosnącej liczbie połączeń telefonicznych do urzędu czy wychodzących połączeń do mieszkańców zaburzał właściwą komunikację. Wdrożenie Wirtualnej Centrali Abonenckiej pozwoliło rozwiązać problemy komunikacyjne oraz przenieść komunikacyjne urzędu na najnowocześniejsze tory w świecie telekomunikacji.

Opis rozwiązania

Wirtualna Centrala Abonencka działa w oparciu o VoIP (ang. Voice over Internet Protocol), czyli rodzaj technologii, który umożliwia użytkownikom przesyłanie połączeń głosowych poprzez łącze internetowe lub inne sieci wykorzystujące protokół IP. Korzystanie z technologii VoIP jest dosyć łatwe, tzn niezbędne jest posiadanie urządzenia łączącego się z internetem – np. komputera, telefonu GSM czy aparatów stacjonarnych IP. Usługa posiada szereg dowolnie konfigurowalnych ustawień: jeden numer telefoniczny, tworzenie grup i działów, zapowiedzi głosowe, nagrywanie połączeń, automatyczny sekretariat, poczta głosowa, definiowanie planu połączeń przychodzących oraz wychodzących, wspólną książkę telefoniczna, dowolna konfiguracja numerów, każdy z numerów może otrzymać dowolną nazwę, połączenia konferencyjne, automatyczne oddzwanianie, historia połączeń, połączenie numeru z telefonem GSM. Najczęściej celem wdrożenia usługi instalowane są powszechnie dostępne aparaty IP.

Wsparcie Techniczne i Merytoryczne 

Firma Ocean Telit, która przeprowadziła wdrożenie w Gminie Klembów oferuje pełne wsparcie na każdym etapie funkcjonowania usługi. Usługa jest na tyle elastyczna iż pracownikom działu IT Gminy Klembów umożliwiony został pełny dostęp do platformy celem osobistej konfiguracji Wirtualnej Centrali Abonenckiej.

Korzyści

Mieszkańcy Gminy otrzymali jasny i prosty kontakt z Urzędem. Ich sprawom nadano właściwe priorytety. Kontakt z mieszkańcami nie ginie w natłoku połączeń. Ustawienie właściwej numeracji powoduje iż Urząd Gminy wraz z GOK, Szkołą czy Biblioteką jest całością. Pracownicy mają dostęp do historii połączeń a połączenie z innym działem czy jednostką skupia się dosłownie do naciśnięcia jednego klawisza w telefonie.

Szkolenia i Transfer Wiedzy

Wirtualna Centrala Abonencka zmienia się, a dostawca usług w każdym momencie jest gotowy do przeprowadzenia dedykowanych szkoleń, obecnie planuje szkolenia z wprowadzonej technologii AI, która jeszcze bardziej ułatwi komunikację.

Dzięki rozwiązaniu stworzonemu przez firmę Ocean Telit zmniejszyła się ilość połączeń przy jednoczesnych zachowaniu poziomu zadowolenia mieszkańców z jasności komunikacyjnej i szybkości obsługi. Urząd Gminy za całe rozwiązanie otrzymuje jedną fakturę, nie musi łączyć różnych systemów telefonicznych i nie musi już utrzymywać tradycyjnej centrali abonenckiej, która wymaga częstych napraw i jest droga w utrzymaniu. Należy wspomnieć o dużych oszczędnościach finansowych otrzymanych w stosunku do poprzednich rozwiązań.