Case study: Wdrożenie systemu eNGO w Gliwicach

Współpraca z organizacjami pozarządowych nie jest niczym nowym w Gliwicach. Dzięki działającej od lat w mieście wyspecjalizowanej jednostce miejskiej, mieszkańcy mogą liczyć na pomoc w zakładaniu organizacji oraz pozyskiwaniu dofinansowania. Teraz Gliwice poszły o krok dalej. Po okresie testowym wprowadziły innowacyjne rozwiązanie, które ułatwia organizacjom proces pozyskiwania środków na realizację zadań publicznych.

Opis rozwiązania

Realizacja zadań publicznych przez organizacje pozarządowe na zlecenie samorządów jest powszechną praktyką w Polsce, choć często proces aplikacji bywa skomplikowany. Aby uprościć ten proces, stworzono Generator eNGO – aplikację internetową (engo.org.pl), która wspiera kontraktację usług publicznych. Narzędzie to umożliwia tworzenie ofert i sprawozdań, zarządzanie konkursami oraz administrację całym systemem. Dzięki niemu praca zarówno jednostek samorządu terytorialnego, jak i NGO staje się łatwiejsza i szybsza.

Proces Wdrożenia

Dzięki precyzyjnemu podziałowi na kamienie milowe proces wdrożenia przebiegł bez większych trudności.

Wsparcie Techniczne i Merytoryczne

Dostawca usługi na każdym etapie współpracy, gdy pojawiały się jakiekolwiek wątpliwości czy problemy służył pomocą. W każdej sytuacji wykazywał się rzetelnością i szybkością w wykonywanych działaniach. Dzięki temu wszelkie trudności były rozwiązywane sprawnie i bez zbędnych opóźnień.

Korzyści

• Wyeliminowanie najczęściej popełnianych błędów w ofertach, a tym samym mniejsza liczba organizacji odrzucanych w konkursach z tego właśnie powodu.
• Usprawnienie procesu składaniu ofert przez oferentów.
• Ułatwienie komunikacji pomiędzy pracownikami administracji a organizacjami pozarządowymi.
• Sprawne zarządzanie konkursami oraz ułatwiona aplikacja dzięki przejrzystemu interfejsowi.

Szkolenia i Transfer Wiedzy

W ramach popularyzacji aplikacji Generator eNGO, urząd zorganizował warsztaty. Podczas tych spotkań uczestnicy mieli okazję zapoznać się z funkcjami aplikacji oraz nauczyć się, jak skutecznie składać wnioski. Dzięki profesjonalnemu podejściu prowadzących, uczestnicy mieli możliwość zapoznania się z obsługą narzędzia, co znacząco ułatwiło im proces aplikowania o środki.

Podsumowanie

Gliwice stawiają czoła wyzwaniom przyszłości, dążąc do usprawnienia i przeniesienia jak największej ilości procesów do przestrzeni wirtualnej. Współpraca z trzecim sektorem odgrywa kluczową rolę w rozwoju miasta. Dzięki wdrożeniu aplikacji Generator eNGO, proces aplikacji i rozpatrywania wniosków w ramach konkursów organizowanych przez gminę został znacząco usprawniony. Wysoki poziom satysfakcji użytkowników z działania programu potwierdził jego skuteczność, co skłoniło urząd do przedłużenia współpracy z dostawcą. Gliwice, poprzez takie inicjatywy, pokazują, że są gotowe na przyszłość i otwarte na innowacyjne rozwiązania wspierające rozwój społeczności lokalnej.