Case study: Wdrożenie systemu e-Doręczeń w Urzędzie Miasta i Gminy Piaseczno

Urząd Miasta i Gminy Piaseczno jako pierwszy w Polsce uruchomił system e-Doręczeń. Wykorzystał go w komunikacji z mieszkańcami, tym samym spełniając wymóg wdrożenia e-Doręczeń jeszcze przed terminem ustawowym. We współpracy z Asseco, które jest dostawcą systemu podatkowego wykorzystywanego w Urzędzie, wprowadzono rozwiązanie do obsługi korespondencji cyfrowej – MKO365. 

Opis rozwiązania

System jest zintegrowany z kluczowymi usługami elektronicznymi, umożliwia zautomatyzowaną obsługę decyzji podatkowych i zaoferowanie mieszkańcom bezpiecznych i łatwo dostępnych usług online. Zrealizowane przedsięwzięcie umożliwiło automatyczne wysłanie ponad 70 tys. decyzji podatkowych do mieszkańców przy użyciu różnorodnych kanałów e-Doręczeń, takich jak Publiczna Usługa Hybrydowa (PUH), PURDE (Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego) oraz ePUAP, a także zautomatyzowane zarządzanie zwrotkami elektronicznymi.

Korzyści

Dzięki wdrożeniu e-doręczeń Piaseczno zaoszczędziło ponad 300 tys. zł, co stanowiło ponad 42% redukcję kosztów operacyjnych akcji wymiarowej oraz ponad 90% oszczędność czasu, skracając jej czas z 5 tygodni do pojedynczych dni. 

Projekt otworzył Gminie drogę do dalszej cyfryzacji, umożliwiając dołączanie kolejnych typów dokumentów i rozszerzanie zakresu obsługi. Ta inicjatywa nie tylko znacząco usprawnia procesy operacyjne, zmniejszając koszty i poprawiając dostępność usług, ale także wyróżnia się szerokim zaangażowaniem mieszkańców w korzystanie z cyfrowych rozwiązań. Ponadto pokazuje potencjał technologii cyfrowych w optymalizacji zarządzania miastem i podnoszeniu jakości życia mieszkańców, jednocześnie zachęcając do dalszej cyfrowej transformacji usług publicznych.