Case study: Wdrożenie robotów Wizlink® w Urzędzie Miasta Łódź

Zespół z Wydziału Informatyki UM Łodzi, z uwagi na zakres usług z obszaru IT, które świadczy dla całego miasta oraz jednostek podległych, zainteresowany jest ciągłym usprawnianiem procesów zachodzących z urzędzie. Poznawszy możliwości technologii RPA (Robotic Process Automation) zespół dokonał wstępnej analizy procesów, które obejmują wykonywanie żmudnych i powtarzalnych czynności i podjął kroki zmierzające do częściowego uwolnienia pracowników od ich wykonywania na rzecz robotów software’owych. Podjęta została również decyzja związana z budowaniem kompetencji z obszaru RPA w strukturach urzędu.

Opis rozwiązania

UMŁ zdecydował się na wykorzystanie do robotyzacji procesów polskiego narzędzia Wizlink®.  Jednym z głównych atutów Wizlink® jest jego szybka i łatwa obsługa oraz ekspresowe wdrożenie, dzięki czemu bardzo szybko osiągnięto zauważalne efekty. Ponadto Wizlink® może zostać w całości zainstalowany w infrastrukturze klienta (on-premise), co jest kluczowe w przypadku urzędów, szczególnie pod kątem bezpieczeństwa i pracy na wrażliwych danych.

Obecnie w UMŁ zrobotyzowanych jest 5 procesów.

Trzy są na potrzeby Wydziały Finansowego i służą do generowania korespondencji w EZD na podstawie danych z innych systemów dziedzinowych (ZFM i MGA): upomnienia za nieterminowe opłaty za nieruchomości, wystawione decyzje podatkowe oraz upomnienia za nieterminowe opłaty związane z wywozem odpadów komunalnych. Roboty te pracują codziennie i od momentu uruchomienia produkcyjnego w kwietniu 2024 utworzyły ponad 21000 korespondencji. 

Kolejny robot działa na styku Biura ds. Zarządzania Kadrami a Wydziałem Księgowości. Zadaniem robota jest pobieranie list płac (w formacie PDF) z systemu kadrowo-płacowego i zapisywanie tych plików w systemie EZD, gdzie dalej są ręcznie procedowanie przez użytkowników. Robot uruchamiany jest tyle razy, ile jest różnych dat wypłaty w danym miesiącu. W każdym miesiącu jest ponad 300 list. Listy płac już nie muszą być drukowane, a proces akceptacji i podpisu odbywa się elektronicznie. Dzięki pracy robota oszczędzamy nie tylko czas pracowników, ale niwelowany jest koszt logistyki, gdyż nie trzeba przewozić dokumentów między dwoma lokalizacjami.

Piąty robot funkcjonuje w Wydziale Informatyki i wspomaga proces administrowania uprawnieniami użytkowników w systemie f-k (ZFM). Robot raz w miesiącu z ZFM pobiera pełną listę włączonych użytkowników, a następnie sprawdza czy użytkownicy są nadal pracownikami UMŁ lub Miejskich Jednostek Organizacyjnych. Robot sprawdza również aktywność użytkowników w systemie. Na podstawie raportu z pracy robota administratorzy ZFM podejmują decyzję o ewentualnym odebraniu uprawnień konkretnym użytkownikom.

Powstały również dwa roboty, które zostały utworzone dla konkretnego, pojedynczego zadania:

• z bazy CEPIK na podstawie nr rejestracyjnego pojazdu spisywanie norm emisji spalin (na potrzeby Straży Miejskiej)
• z archiwalnego systemu finansowego pobieranie upomnienia (pliki PDF) za rok 2019 (ponad 20000 plików)

W najbliższym czasie planowane jest uruchomienie kolejnych 4 robotów. Wszystkie scenariusze dla robotów zostały zrealizowane przez pracowników Wydziału Informatyki i są przez nich utrzymywane. 

Korzyści

Korzyści wynikające z robotyzacji w/w procesów to przede wszystkim oszczędność czasu pracowników i wykorzystanie ich potencjału na pracę merytoryczną oraz przyśpieszenie realizacji wybranych zadań. Urzędnicy mają szanse zostać odciążeni z czynności, które zajmują dużo czasu i są żmudne. Oprócz tego roboty pozwalają na znaczące zmniejszenie błędów, które pojawiają się w przypadku np. ręcznego kopiowania danych.

W UMŁ kierownicy oddziałów w Wydziale Finansowym szacują, że roboty generujące korespondencję w EZD oszczędzają pracownikom nawet 50% czasu. Merytoryczne przygotowanie upomnień i decyzji trwa tyle samo co przygotowanie korespondencji - a tą drugą część robi już robot!
Kierownik Wydziału Księgowości szacuje, że praca robota w jego obszarze oszczędza zespołowi nawet tydzień pracy jednego pracownika w ciągu miesiąca.

Odnośnie robota pracującego dla Wydziału Informatyki - administratorzy ZFM szacują, że oszczędza im do 2 dni pracy (ponad 800 kont użytkowników) przy każdorazowym sprawdzeniu uprawnień.

Wsparcie Techniczne i Merytoryczne

Producent narzędzia Wizlink® wspólnie z Partnerami świadczy szeroki zakres usług związany z wdrożeniem technologii RPA. Są to m.in. usługi konsultacji i analizy procesów, usługi wdrożeniowe, utrzymaniowe oraz szkoleniowe. Ponadto dostępne są materiały szkoleniowe w formie video związane z budowaniem scenariuszy dla robotów w narzędziu Wizlink®, dokumentacja oraz instrukcje instalacyjne.

Zespół z Wydziału Informatyki UM Łodzi wdrożył technologię RPA, aby zautomatyzować żmudne procesy, co pozwoliło na oszczędność czasu pracowników i zmniejszenie liczby błędów. Dzięki polskiemu narzędziu Wizlink® udało się szybko osiągnąć zauważalne efekty, a roboty już teraz wspierają kluczowe procesy w urzędzie.