Case study: Wdrożenie robota do obsługi podatku od nieruchomości w Urzędzie Miasta Gdańsk

Na początku każdego roku Urząd Miasta Gdańsk mobilizował cały zespół Wydziału Budżetu Miasta i Podatków do akcji wymiarowej. Pracownicy byli zaangażowani, często pracując „po godzinach” w proces informowania właścicieli nieruchomości o wysokości należnego podatku IN-1 na kolejny rok. Dla kilkudziesięciu tysięcy właścicieli nieruchomości pracownicy musieli naliczyć podatek, przygotować i wysyłać powiadomienia i zarejestrować potwierdzenia odbioru. Taka kampania powodowała opóźnienia w obsłudze bieżących spraw. Wyzwaniem było wsparcie pracowników UM by proces był zrealizowany w terminie i by pracownicy nie musieli pracować ponad standardowy wymiar czasu pracy.

Opis rozwiązania

Zespół Digit.on zautomatyzował procesy zarówno corocznej akcji wymiarowej jak i bieżącej obsługi z wykorzystaniem robota software’owego. Dzięki tej technologii nie zachodzi konieczność wprowadzania jakichkolwiek zmian w istniejących systemach urzędu. Robot jest „pracownikiem” urzędu, loguje się do systemów urzędu i wykonuje zadania zgodnie z procedurami urzędu. Jest dostępny w trybie 24/7 i samodzielnie wykonuje wskazane zadania. W procesie IN-1 występuje konieczność zaangażowania pracownika urzędu upoważnionego do podpisywania pism o naliczonym podatku. Robot przygotowuje dokumenty do podpisu przez urzędnika, z wykorzystaniem podpisu elektronicznego. Następnie robot wysyła właścicielom nieruchomości podpisane dokumenty przez ePUAP. W kolejnym kroku robot zaczytuje potwierdzenia odbioru. Robot jest uniwersalny i można go nauczyć wielu, różnych procesów, nie tylko podatkowych.

Wsparcie techniczne i merytoryczne

Zaczynamy od poznania szczegółów obecnego przebiegu procesu. Przygotowujemy opis procesu, który jest weryfikowany przez urząd. Po zatwierdzeniu przystępujemy do szkolenia robota, co zajmuje nam zaledwie parę tygodni. Po przetestowaniu działania robota przez urzędników, wprowadzamy ewentualne modyfikacje i uruchamiamy zautomatyzowany proces. Zapewniamy ciągłość działania procesu.

Korzyści

W wyniku działania robota całość procesu zajmuje średnio 180 sekund dla każdej sprawy. Urząd osiągnął skrócenie czasu realizacji akcji wymiarowej i obniżenie kosztów obsługi oraz poprawę jakości procesu przez wyeliminowanie błędów ludzkich. Dodatkowo robot odciąża pracowników od nużących, powtarzalnych zadań i uwalnia ich czas do zajęcia się wyjątkami.

Szkolenia i transfer wiedzy

Zespół Digit.on przygotowuje urzędników do współpracy z ich cyfrowym kolegą-robotem, uczy pracowników jak go uruchamiać, jak zmieniać harmonogram jego pracy. Przekazuje dokumentację zautomatyzowanych procesów.