Case study: Wdrożenie Przyjaznych Deklaracji w Częstochowie

Dzięki możliwościom od Giełdy Miejskich Technologii, Częstochowa zdecydowała się na krok w przyszłość – wdrożenie platformy Przyjazne Deklaracje w zakresie deklaracji opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Deklaracje na podatki i opłaty lokalne są często złożone, co powoduje, że mieszkańcy zmagają się z ich wypełnianiem. Dla urzędników oznacza to dodatkowy czas na udzielanie objaśnień i korygowanie błędów. W efekcie, zamiast skupić się na sprawnej obsłudze, muszą reagować na liczne pomyłki.

Opis rozwiązania 

Przyjazne Deklaracje to ekspert w dziedzinie technologii oraz dostawca innowacyjnych kalkulatorów podatków i opłat lokalnych. Mieszkańcy mogą w prosty sposób przejść przez proces wypełniania formularzy online, co eliminuje ryzyko pomyłek. System automatycznie dobiera odpowiednie stawki opłat, weryfikuje poprawność danych, a także generuje kompletną dokumentację gotową do podpisania Profilem Zaufanym i wysłania za pośrednictwem ePUAP. Przyjazne Deklaracje stanowią odpowiedź na współczesne wyzwania związane z cyfryzacją usług publicznych. Rozwiązanie jest w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Platforma została zaprojektowana tak, aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych. 

Wsparcie podczas wdrożenia 

Przyjazne Deklaracje to nie tylko narzędzie, ale także pewność, że pracownicy urzędu otrzymają pełne wsparcie merytoryczne i techniczne.

• Przygotowano szczegółowe instrukcje, obejmujące m.in. stworzenie skrzynki podawczej dla mieszkańców oraz utworzenie bazy części wspólnych nieruchomości. 
• Wyznaczono dedykowaną osobę do kontaktu, co zagwarantowało szybką reakcję na wszelkie pytania i wsparcie na każdym kroku. 
• Umożliwiono testowanie aplikacji w bezpiecznym środowisku. Był to kluczowy moment, który pozwolił na zgłaszanie wszelkich uwag. 
• Stworzono personalizowane ilustracje i grafiki, które miasto może wykorzystywać do swoich kanałach komunikacji i social mediach. 

Korzyści z perspektywy Urzędu 

Jak mówi prezydent Częstochowy Krzysztof Matyjaszczyk, rozpoczęta współpraca to krok we właściwym kierunku. 

„(...) Składanie deklaracji związanych z opłatami za odpady komunalne, to poszerzenie zakresu urzędowych e-usług, które pozwoli na załatwienie tej sprawy online. Chcemy by Częstochowa stawała się coraz bardziej przyjazna, podnosząc także standardy obsługi administracyjnej. Stąd wygodne dla mieszkanek i mieszkańców rozwiązanie, które wdraża Centrum Usług Komunalnych. Zachęcam do korzystania z Przyjaznych Deklaracji.” 

Szkolenia i transfer wiedzy 

Eksperci Przyjaznych Deklaracji prowadzą szkolenia dla urzędników, tak aby poznali aplikację i mogli skutecznie pomagać mieszkańcom w razie pytań. W trakcie tych warsztatów, przeprowadzono urzędników przez cały proces wypełniania deklaracji – od najprostszych po bardziej skomplikowane przypadki. To przestrzeń, w której mogą swobodnie eksplorować wszystkie funkcje systemu.