Case study: Wdrożenie Generatora Wniosków WITKAC w Mieście Słupsk

Urząd Miasta Słupsk, chcąc usprawnić współpracę z lokalnymi organizacjami oraz poprawić efektywność administracyjną, wraz z firmą Witkac Software wdrożył nowoczesne narzędzie do zarządzania konkursami ofert – Generator Wniosków WITKAC. System ten działa w chmurze i automatyzuje kluczowe procesy konkursowe, oszczędzając czas i zasoby.

Główne wyzwania

Słupsk stanął przed koniecznością digitalizacji procedur konkursowych i obsługi wniosków dotacyjnych. Tradycyjne, papierowe rozwiązania były mało efektywne, czasochłonne, podatne na błędy i utrudniały komunikację między wnioskodawcami a urzędnikami. Należało je więc usprawnić.

Opis rozwiązania

Wdrożenie Generatora Wniosków WITKAC umożliwiło kompleksową obsługę konkursów ofert – od ogłoszenia naboru, przez ocenę wniosków, aż po generowanie umów i weryfikację sprawozdań. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi, system jest łatwy w obsłudze zarówno dla urzędników, jak i wnioskodawców. Co ważne, nie wymaga inwestycji w dodatkowy sprzęt, ponieważ działa w popularnych przeglądarkach internetowych.

Wsparcie techniczne i merytoryczne

Witkac Software zapewnił pełne wsparcie techniczne oraz merytoryczne podczas wdrożenia systemu, w tym pomoc techniczną, szkolenia oraz integrację systemu z innymi narzędziami używanymi w urzędzie. Stała pomoc Biura Obsługi Klienta gwarantuje szybkie rozwiązywanie problemów i regularne aktualizacje systemu.

Korzyści

Po wdrożeniu systemu Słupsk odnotował znaczącą poprawę w organizacji konkursów. Automatyzacja procesów zmniejszyła liczbę błędów formalnych, zaoszczędzono czas i zasoby, a urzędnicy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach. Zwiększyła się także przejrzystość procesów konkursowych, co pozytywnie wpłynęło na współpracę z mieszkańcami i organizacjami pozarządowymi.

Szkolenia i transfer wiedzy

Witkac Software przeprowadził kompleksowe szkolenia dla urzędników, które umożliwiły sprawną obsługę systemu. Stałe wsparcie merytoryczne oraz cykliczne aktualizacje zapewniają, że użytkownicy zawsze korzystają z najnowszych funkcji i rozwiązań.

Generator Wniosków WITKAC pomógł Miastu Słupsk usprawnić i ułatwić proces obsługi konkursów ofert, zwiększając ich dostępność i efektywność, co przyczyniło się do oszczędności czasu i zasobów urzędu.