Case Study: Wdrożenie EZD FINN w Gminie Sieciechów

Elektroniczny obieg dokumentów jest coraz częstszym rozwiązaniem stosowanym w polskich urzędach. Przyspiesza pracę i pozwala na przechowywanie cyfrowych, uporządkowanych danych w jednym miejscu. Dzięki Giełdzie Miejskich Technologii Gmina Sieciechów miała możliwość wypróbowania systemu we własnym urzędzie.  

Główne wyzwania

Główne wyzwanie, z którym mierzył się urząd związane było z charakterystyką małej organizacji, gdzie role wielu komórek przenikają się ze sobą, co było największym problemem przy wdrożeniu systemu. Pierwotnie wprowadzanie informacji do systemu było czasochłonne, ale w pełni opłacalne w porównaniu z czasem poświęcanym na fizyczne wyszukiwanie dokumentów.  

Opis rozwiązania

EZD FINN to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiającą wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentów elektronicznych. Aspektem szczególnie istotnym, który bardzo doceniła Gmina Sieciechów był wysoki poziom personalizacji usługi – program był dostosowywany bezpośrednio do wymagań urzędu. System EZD FINN rozwinął możliwości EZD ponad zwykłą rejestrację korespondencji i umożliwił pełen obieg dokumentacji wraz z integracją z ePUAP. 

Wsparcie Techniczne i Merytoryczne

Urząd był szczególnie zadowolony ze wsparcia firmy. Przy każdym problemie proponowane było indywidualne rozwiązanie sytuacji.  

Korzyści

• Usprawnienie pracy i oszczędność czasu 
• Łatwa obsługa 
• Możliwa integracja z ePUAP – automatyczna rejestracja pism 
• Automatyczna rejestracja maili i ujednolicenie adresów mailowych do korespondencji zewnętrznej 
• Zmniejszenie ilości drukowanych dokumentów 

Szkolenia i Transfer Wiedzy 

Firma „LTC” zaoferowała kilkudniowe szkolenie przeprowadzone w Urzędzie Gminy. Transfer wiedzy był skupiony na tym, aby pracownicy mogli również w przyszłości doszkalać siebie nawzajem. Co ważne, firma służy Gminie doradztwem nawet po okresie wdrożeniowym.  

Dzięki systemowi EZD FINN Urząd Gminy Sieciechów zaczął ograniczać wiele czasu i zasobów na powtarzalne zadania i archiwizacje dokumentów. Częste aktualizacje, w odpowiedzi na potrzeby przedstawiane przez urzędy, sprawiają, że program staje się z każdym miesiącem coraz lepiej dostosowany do wymagań samorządów. Ostatecznie, po zakończeniu okresu próbnego Gmina Sieciechów zdecydowała się na kontynuowanie współpracy z firmą LTC.