Case study: Wdrożenie ePMflow w Płocku

Dzięki cyfryzacji coraz więcej spraw można zrealizować w sposób elektroniczny. Zmiana sposobu realizacji nie dotyczy jednak wyłącznie płaszczyzny urząd – obywatel. Możliwa jest także cyfryzacja procesów w ramach realizowania zamówień w relacjach pomiędzy JST a wykonawcą usługi. Przykładem tego jest Miasto Płock, które w celu zapewnienia wysokiej jakości realizacji inwestycji  „Modernizacja stadionu im. Kazimierza Górskiego” zdecydowała się na zastosowanie nowoczesnych rozwiązań ICT.

Główne wyzwanie

Jednym z rozwiązań, które zastosowano była platforma CDE (Common Data Environment) do zarządzania dokumentacją oraz prowadzenia obiegu informacji na projekcie.  W ramach wdrożenia pojawiły się dwa główne wyzwania. Pierwszym z nich był podział zespołu realizacyjnego pod kątem odpowiednich uprawnień oraz odpowiedzialności, drugim było przełożenie procesów decyzyjnych (np. uzgodnień dokumentacji projektowej) na język platformy CDE. 

Opis rozwiązania

Wybrane rozwiązanie to platforma chmurowa ePMflow udostępniana w formule SaaS i składająca się z dwóch głównych systemów. Pierwszy z nich to DMS (Document Management System) odpowiedzialny za organizację i zarządzanie biblioteką dokumentów, drugi to DCS (Document Circulation Sysem) czyli elektroniczny obieg dokumentów do zautomatyzowanego przepływu informacji i podejmowania decyzji. Dostęp do informacji na platformie jest zabezpieczony poprzez system odpowiednich poziomów uprawnień dla użytkowników. Płynność pracy zapewniają powiadomienia mailowe o oczekujących zadaniach, modyfikowanych dokumentach i innych aktywnościach na platformie.

Wsparcie Techniczne i Merytoryczne

Przez cały okres trwania inwestycji dla użytkowników był dostępny dział wsparcia technicznego rozwiązujący bieżące problemy z użytkowaniem platformy.  

Korzyści

• Bezpieczeństwo danych,
• Kontrola dostępu do informacji,
• Optymalizacja procesu komunikacyjnego pomiędzy stronami, 
• Transparentność procesów decyzyjnych – odpowiedzialność, terminowość, jednoznaczność decyzji.

Szkolenia i Transfer Wiedzy 

W ramach wsparcia dla użytkowników przeprowadzono odpowiednie szkolenia wśród pracowników. Udostępniono także instrukcje opisujące działanie poszczególnych modułów ePMflow dzięki, którym pracownicy mogli doszkalać się samodzielnie.