Case study: Wdrożenie aplikacji SKZ (System Kontroli Zarządczej dla JST) w Tarnowie
Z racji, iż ustawa o finansach publicznych nakłada na jednostki finansowane z budżetu państwa obowiązek rzetelnej kontroli zarządczej, Tarnów postanowił przetestować innowacyjne rozwiązanie. Nowy system przenosi tradycyjną, papierową kontrolę do formy elektronicznej, co znacząco usprawnia procesy zarządzania. Dzięki temu możliwe jest bardziej efektywne przeprowadzanie analizy ryzyka oraz monitorowanie działań. Wprowadzenie tego systemu ma na celu zwiększenie transparentności i skuteczności zarządzania finansami publicznymi, co potwierdziła kontrola przeprowadzona przez audytorów zewnętrznych.
Główne wyzwania
Urząd na swojej drodze nie napotkał żadnych większych wyzwań, a wszelkie drobne problemy były na bieżąco rozwiązywane we współpracy z producentem.
Opis rozwiązania
Aplikacja SKZ (System Kontroli Zarządczej) służy do automatyzacji i wspomagania procesów kontroli zarządcze zgodnie art. 68 ustawy o finansach publicznych i Standardami kontroli zarządczej. W ramach rozwiązania można odnaleźć moduły: samoocena, analiza ryzyka, dokumentacja oraz panel do administrowania podmiotami struktury organizacyjnej wg nadanych ról oraz uprawnień.
Proces Wdrożenia
Poprzez podzielenie wdrożenia na kamienie milowe proces odbył się bez opóźnień. Urząd zwrócił uwagę na pozytywną współpracę z dostawcą produktu, która nie ograniczała się tylko do wykonania minimum zawartego w celu, ale również rozszerzała, by jak najlepiej spełnić oczekiwania Samorządu bez zbędnej presji.
Wsparcie Techniczne
Urząd wyraził swoje zadowolenie ze współpracy z firmą dostarczającą produkt, podkreślając szeroki zakres wsparcia oferowanego przez Dostawcę. Firma nie tylko realizowała cele określone w projekcie, ale także je rozszerzała, aby jak najlepiej dopasować program do konkretnych potrzeb Urzędu. W przypadku pojawienia się drobnych problemów, urzędnicy mogli liczyć na wsparcie techniczne, co znacząco ułatwiało codzienną pracę. Dzięki temu współpraca przebiegała sprawnie, a procesy zarządcze w Urzędzie zostały znacznie usprawnione.
Korzyści
- Większa skuteczność i szybkość w wykrywaniu nieprawidłowości w trakcie kontroli zarządczej.
- Zdigitalizowanie pracy wcześniej wymagającej poświęcenia czasu na poszukiwanie informacji w dokumentacji papierowej.
- Ułatwiony kontakt z pracownikami poprzez możliwość przeprowadzenia w systemie ankiety ewaluacyjnej i analizy jej.
- Zmniejszenie ilości pracy związanej z transportem dokumentów między jednostkami.
Szkolenia i Transfer Wiedzy
Firma dostarczająca produkt zorganizowała kilka dni szkoleń dla wszystkich jednostek Urzędu, by zapewnić płynne przejście na nowy system. Dzięki tym szkoleniom jak i intuicyjnemu interfejsowi pracownicy Urzędu szybko opanowali obsługę nowego narzędzia. Umożliwiło to wzrost efektywności i transparentności w procesie kontroli zarządczej. W rezultacie, Urząd może teraz lepiej monitorować i zarządzać swoimi działaniami, co przekłada się na wyższą jakość usług publicznych.
Wdrożenie nowego systemu kontroli zarządczej w Tarnowie to krok milowy w kierunku nowoczesnego zarządzania miastem. Dzięki innowacyjnym rozwiązaniom i wsparciu dostawcy, Tarnów nie tylko usprawnił swoje procesy, ale także stał się wzorem do naśladowania dla innych jednostek samorządowych. To przedsięwzięcie pokazuje, że z odpowiednią technologią i zaangażowaniem można osiągnąć znacznie więcej, tworząc bardziej efektywne i transparentne środowisko pracy. Tarnów udowodnił, że przyszłość zarządzania publicznego leży w cyfryzacji i ciągłym doskonaleniu.