Case study: System Posiedzenia.pl w Powiecie Lidzbarskim

Zarządzanie pracami Rady to złożone i wieloaspektowe zadanie, dlatego Powiat Lidzbarski poszukiwał rozwiązania, które ułatwiłoby koordynację działań różnych komórek organizacyjnych zaangażowanych w te procesy. Kluczowe było również zapewnienie transparentności i łatwego dostępu mieszkańców do transmisji z posiedzeń.

Wdrożenie systemu Posiedzenia.pl odpowiedziało na te potrzeby i pozwoliło usprawnić różne aspekty związane z organizacją i przebiegiem prac Rady.

Opis rozwiązania

Platforma Posiedzenia.pl oferuje zaawansowane funkcje pozwalające na spełnienie wymogów prawnych, takich jak głosowania elektroniczne, transmisje na żywo, transkrypcje oraz audiodeskrypcje. Umożliwia również automatyzację procesów, co usprawnia pracę Rady na każdym etapie — od przygotowań do posiedzeń, przez ich przebieg, aż po działania podsumowujące. Powiat Lidzbarski poszukiwał kompleksowego narzędzia do zarządzania posiedzeniami Rady w nowej kadencji. Dlatego, w ramach standardowego abonamentu (bez dodatkowych opłat), udostępniliśmy wszystkie wymienione moduły, jak również moduły dyskusji i dokumentów oraz zintegrowaliśmy system z EAP Legislator.

Wsparcie techniczne i merytoryczne

Powiat Lidzbarski otrzymał do dyspozycji dedykowanego koordynatora techniczno-merytorycznego, który czuwał nad całym procesem wdrożenia systemu oraz do dzisiaj zapewnia codzienne wsparcie. Koordynator odpowiada na wszystkie bieżące pytania i dba o sprawną obsługę jednostki na każdym etapie współpracy.

Wraz z wdrożeniem systemu Powiat Lidzbarski zmodernizował nagłośnienie i mikrofony na sali posiedzeń. Pracownik Posiedzenia.pl zadbał o właściwy dobór sprzętu i jego dopasowanie do potrzeb jednostki.

Korzyści

System Posiedzenia.pl pozwala oszczędzać czas i zasoby dzięki zaawansowanej automatyzacji. Powiat Lidzbarski szczególnie docenił prostotę transmisji na żywo – wystarczy jedno kliknięcie, aby ją uruchomić, bez potrzeby obecności informatyka, czy dodatkowego serwera w siedzibie samorządu. Kolejnym udogodnieniem, które odpowiedziało na potrzeby Powiatu Lidzbarskiego są napisy (transkrypcja) do transmisji na żywo. Najważniejsze funkcje systemu, takie jak automatyczne generowanie protokołów, tryb pełnoekranowy, wymiana dokumentów, transkrypcje tworzone przez sztuczną inteligencję czy automatyczna audiodeskrypcja, wyeliminowały manualne zadania, z którymi do tej pory borykali się pracownicy Powiatu Lidzbarskiego. W ramach wdrożenia Powiat Lidzbarski otrzymał możliwość bezpłatnego przeniesienia danych z dotychczasowych systemów.

Podsumowując, najważniejsze korzyści dla Powiatu Lidzbarskiego stanowiły:

• Możliwość wykorzystania sprzętu do głosowania posiadanego przez urząd: brak kosztów wdrożenia, przy zachowaniu pełnej funkcjonalności systemu.
• Elektroniczna wymiana dokumentów – oszczędność na kosztach wydruku.
• Brak dodatkowego serwera do transmisji w siedzibie jednostki – proste i niezawodne rozwiązanie.
• Darmowe szkolenie dla administratorów i radnych – oszczędność czasu i budżetu klienta.
• Szkolenia i transfer wiedzy

Firma Posiedzenia.pl rozwija się razem klientami, dlatego nieustannie wprowadza bezpłatne ulepszenia oparte na ich sugestiach. Regularnie informuje o nowych funkcjach i zmianach prawnych, aby wspierać efektywną obsługę posiedzeń Rady.