Case study: Kompleksowy System Rekrutacji Asseco we wrocławskich przedszkolach, szkołach oraz placówkach wychowania pozaszkolnego

Urząd Miejski Wrocławia jest jednostką samorządu, która inwestuje w rozwój nowoczesnej infrastruktury oraz technologii, dzięki którym podnosi się jakość życia mieszkańców. Zrównoważony i zintegrowany rozwój nie jest możliwy bez inwestycji w edukację, dlatego też Miasto Wrocław wdrożyło Kompleksowy System Rekrutacji Asseco Data Systems. System obsługuje rekrutację całkowicie online, obejmując ponad 300 placówek i 40 000 kandydatów, umożliwiając rodzicom składanie dokumentów bez wychodzenia z domu.

Główne wyzwania

Wrocław, inwestując w nowoczesną infrastrukturę, potrzebował rozwiązania, które usprawni rekrutację do przedszkoli, szkół oraz placówek wychowania pozaszkolnego. Celem było stworzenie narzędzia umożliwiającego realizację całego procesu online, w tym dostępu do ofert placówek w jednym miejscu, automatyczne przydzielanie miejsc zgodnie z zasadami rekrutacji, weryfikację wniosków oraz komunikację z rodzicami. W procesie rekrutacji wykorzystano integrację Kompleksowego Systemu Rekrutacji (KSR) z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej, co pozwoliło na logowanie do systemu za pomocą login.gov.pl. Dla rodziców jest to spore ułatwienie, gdyż posiadając np. profil zaufany rodzic może wykorzystać jeden login i jedno hasło do wielu e-usług w obrębie administracji publicznej. Dla placówek oświatowych to możliwość pewnej identyfikacji osoby, która wprowadziła wniosek.

Opis rozwiązania

Projekt został przeprowadzony przez zespół Asseco Data Systems, który dostarczył kompletne rozwiązanie, począwszy od analizy potrzeb klienta, po wdrożenie, testy i uruchomienie systemu. Kluczowe etapy obejmowały konfigurację zgodną z przepisami prawa oświatowego oraz integrację z systemami miejskimi takimi jak System Informacji Przestrzennej SIP, Miejski Program Nasz Wrocław. Miasto mogło liczyć na pełne wsparcie techniczne i merytoryczne na każdym etapie projektu, w tym dedykowanego opiekuna.

Korzyści

Dzięki wdrożeniu Kompleksowego Systemu Rekrutacji (KSR), procesy rekrutacyjne zostały ujednolicone i uproszczone. Skrócono czas niezbędny do obsługi wniosków, zredukowano koszty administracyjne oraz wyeliminowano problem blokowania miejsc w przedszkolach i szkołach. Dodatkowo, placówki zyskały pełną obsługę rekrutacji, a miasto cieszy się pozytywnym odbiorem społecznym, dzięki zwiększonej dostępności usług i przejrzystości działań.