Case Study: Gmina Kąty Wrocławskie i Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (eZD)

W ramach procesu digitalizacji pracy w urzędach coraz więcej gmin decyduje się na przeniesienie swojej dokumentacji do systemów elektronicznych. W ramach Giełdy Miejskich Technologii Kąty Wrocławskie testowały system eZD, który umożliwił synchronizację procesów i zadań realizowanych w ramach organizacji. 

Główne wyzwania

Głównym wyzwaniem było przeniesienie danych ze wcześniej używanego programu eZD do programu oferowanego przez dostawcę.  

Opis rozwiązania

System e-Zarządzanie Dokumentacją (eZD) to centralne miejsce, koncentrujące całokształt procesów i zadań realizowanych w ramach organizacji. Gwarantuje kompletną obsługę procesu obiegu dokumentu w ramach instytucji, począwszy od przyjęcia dokumentu w kancelarii w formie tradycyjnej lub za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP), poprzez przetworzenie wewnątrz organizacji, aż do wydania decyzji, postanowienia lub zaświadczenia. 

Wsparcie Techniczne i Merytoryczne

Urząd bardzo dobrze ocenia wsparcie przedstawiciela firmy. W ramach wdrożenia przeprowadzone zostało 6-dniowe szkolenie w Urzędzie, więc każdy pracownik miał szansę poznać tajniki działania programu. Po okresie wprowadzenia systemu firma nadal oferowała pomoc techniczną.  

Korzyści

• e-Zarządzanie Dokumentacją (eZD) usprawnia komunikację wewnątrz urzędu oraz automatyzuje procesy obsługi spraw. 
• Przyspieszenie wydawania decyzji oraz komunikacji międzydziałowej 
• Pracownicy urzędu ograniczają zużycie papieru i materiałów eksploatacyjnych 
• Intuicyjny interfejs oraz forma przeglądarkowa 
• Możliwość e-doręczeń poczty 

Szkolenia i Transfer Wiedzy

Zostało przeprowadzone 6-dniowe szkolenie w ramach, którego wszyscy pracownicy urzędu mieli okazję zapoznać się z zasadami działania programu.  

e-Zarządzanie Dokumentacją (eZD) odpowiedziało na potrzeby Urzędu i umożliwiło znacznie sprawniejszy obieg dokumentacji niż w formie tradycyjnej. Częste aktualizację nadążające za ciągłymi zmianami w prawie sprawiają, że eZD staje się niezbędnym elementem w pracy urzędów.